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群を抜く電話代行サービス申込率

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サービス内容

（サービス内容のご案内）

（基本業務：電話応対）お留守中に掛かってきたお電話を代わりにお受けいたします。

御社に掛かってきたお電話を、当社電話秘書センターにて確実に受電対応いたします。
　電話転送でご利用される場合は、電話機で当社へ転送設定（転送ON）をしてからお出かけください。

（応答例）

　「いつもお世話になっております。****株式会社でございます。」
　「お世話になります。***サービスの****株式会社です。」
　「はい、****です。」

↓

　「大変申し訳ございません。あいにく○○（担当者）は只今外出しております。」
　「よろしければ、代わりにご用件を承ります。」

↓

（用件をお聞きします）

↓

　「了解いたしました。担当（○○）から折返しご連絡いたしましょうか。」

↓

（先方の折り返し電話番号をお聞きします）

↓

　「私、□□が代わりに承りました。ご連絡ありがとうございました。」

(補足) 電話を掛けて来られた方からお聞きする内容(ご報告項目)は下記の通りです。
　(注)お聞きしても教えていただけなかったり、お聞きする前に電話を切られた場合は、お聞きできた内容だけのご報告となります。
　　（朱記の番号は基本対応の聞き取り項目。その他は状況に応じお聞きしたりご報告する項目です）

　　　①相手の方のお名前
　　　②誰宛の電話か
　　　③受付内容の種別 (伝言受付、問合せ、クレームなど)
　　　④先方様の雰囲気 (至急連絡取りたい、憤慨、感謝など)
　　　⑤ご用件・メッセージ
　　　⑥報告希望（伝えてください、折返しTELください、など）
　　　⑦相手の方の折り返し電話番号
　　　⑧相手の方の連絡希望日時
　　　⑨その他（状況に応じ）

　電話では女性事務員の立場で、なるべくシンプルかつ流ちょうに会話を終わらせたほうが結果的にお客様の信用を落とさないことになると考えます。何も知らないのに深入りをしてテキトウな会話をし続けてしまうと、間違いなく相手の方に見透かされます。もしその時のお電話が新規のお問い合わせだとしたら、せっかくのビジネスチャンスをつぶしてしまいます。初めてお電話いただく方こそ大事な見込み客です。何の下調べもしないで電話してくる方はほとんど居ません。事前調査や基礎知識を持ち、それ以上の（あるいは例外的な）確認のために電話してくることが多く、うわべだけの安易な会話では見透かされ、墓穴を掘ります。
　当社の立場は電話してきた方に不審や不安感を与えないような対応をして、その後当事者である当社顧客へバトンタッチして対応していただくことにあります。つまり、丁寧な対応とご用件を正確にご報告する一次受け対応が当社の電話代行の基本です。（オプション依頼を受けている場合はこの限りではございません。）

（関連記事）
　・当社の仕事・現場（代行会社に任せきりは危険です）

（基本業務：受電報告）即座にメールまたはchatworkでご報告いたします。

　お電話終了後、相手の方よりお聞きした内容を速やかにご報告いたします。
　当社では受電報告の手段として、メールとchatwork（チャットワーク）の２通りをご用意しています。メールでのご報告を希望の場合はご指定先のPCや携帯（スマフォ）のメールアドレスへ、chatworkでのご報告をご希望の場合は御社グループチャット先へ受電内容を配信いたします。
　ご報告内容文の作成時間を除けば、電話終了後ほぼリアルタイムで送信いたします。
　また正確な状況判断をしていただけるよう、先方が至急折返し電話をもらいたい時や憤慨しているご様子のときは、その状況もお伝えすべく、相手のご希望やご様子も報告に含めるようにしています。

　chatworkの場合は、ﾁｬｯﾄ参加者全員が当社からの報告内容を確認・共有できます。またメールの場合でもご要望があれば、名指しされた当人宛だけでなく複数の方のアドレスへご報告メールを配信することもできます。（例えば、”名指しされた方と社長（責任者の方）の両方のアドレスへメール希望”など。メールのご報告先は最大３名宛まで無料です。）

（ご注意）chatworkでの受電報告はオプション扱いとなり、月額550円（税込）がかかります。

(ご参考) 下記は受電報告のメール報告文・chatwork報告文のレイアウトです。

（メール報告文のレイアウト）
　メールによる受電報告文のレイアウト例

（chatwork報告文のレイアウト）
　 chatworkによる受電報告文のレイアウト例

（無料）お客様専用画面（マイページ）でいつでもご契約内容や電話履歴を確認できます

　オペレータの電話応対業務とご報告（配信）業務だけでなく、電話代行サービスの無料の付帯サービスとして当社ホームページ内にお客様専用画面もご用意しております。
　お客様専用のID・パスワードでログインされれば、２４時間、会社やご自宅、出張先、旅行先など、いつでもどこでも現在のご契約内容の確認や変更・追加申請、今までの電話受付履歴の照会ができます。（ネット回線に接続できれば場所を問いません。PCだけでなく、スマフォ（携帯）からもご利用できます。）
　当社に登録している社員の方のお名前確認（漏れがないか）や、今までに受電報告を受けた内容の再確認や整理などにご活用できます。
　特に電話受付履歴画面では直近６ヶ月間の全ての受電報告内容を一覧で確認できますので、とても便利です。直近の受電内容だけでなく、画面上の抽出条件（例えば受電日の範囲指定）を使って受電報告件数の確認や、毎月のご請求金額の集計などにもお役立ていただけます。

（サンプルページ）
　・電話受付履歴
　・登録内容・登録申請
　・申請結果履歴
（関連記事）
　・当社の仕事・現場（マイページについて）

（オプション）聞き取りして欲しい内容のヒヤリング業務も承ります

　予約受付や御社のサービス・業務に対するお問い合わせなどの電話があった際に、ご用意されているアンケート内容や聞き取り項目がございましたら、代わりにヒヤリング（聞き取り）いたします。
　当サービスはオプションとなりますので、電話代行の基本業務とは別料金となります（聞き取り項目数や難易度、想定通話時間量などに応じて適用単価をご用意しています）。ご希望される場合は是非お問合せください。
　もちろんこのオプション扱いで受電対応した電話内容についても、会員専用画面でご確認できます。
　(注)複雑な内容や通話時間の読めない聞き取り事項などはお引き受けできない場合もございます。

（下記は一例です）

（電話を掛けて来た方）「御社のチラシ（広告）を見て電話をしたのですが。」

↓

（あらかじめ準備してある聞き取り項目を順次お聞きします）

↓

　「お問合せいただきましてありがとうござます。」
　「それでは、いくつかお聞きいたしますのでよろしくお願いいたします。」

↓

　「お名前をお願いいたします。」
　「ご住所と電話番号をお願いいたします。」
　「サービスには****、****、****がございますが、どれになさいますか？」
　「ご希望の日時を教えてください。」

↓

　「ご回答いただきましてありがとうございました。さっそくご案内書をご郵送いたします。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」

(ご参考) 下記はヒヤリングオプション（独自聞き取り項目）付きの報告文のレイアウトです。

（ヒヤリング報告を含む報告レイアウト）
　ヒヤリングオプション対応をした受電報告文のレイアウト例

（オプション）販売商品の注文聞き取り業務（商品注文オプション）

　あらかじめ商品内容（名称・売価・販売単位（個、箱、ﾘｯﾄﾙなど）や、商品お届けに関する情報（日時指定可否や代金精算方法、手数料負担有無など）をいただいた上で、注文希望のお電話が入った時にお届け先やご注文内容をお聞きいたします。
　ヒヤリングオプションと同様、事前にご承諾いただいた単価でのお取り扱いとなります。
　(注)複雑な販売方法や値引き適用がある場合などはお引き受けできない場合もございます。

（下記は一例です）

（電話を掛けて来た方）「商品の注文したいのですが。」

↓

（あらかじめ注文受付用に登録してある情報を基に対処いたします）

↓

　「ご注文のご連絡をいただき、ありがとうござます。」
　「それでは、ご希望商品やお届け先などお伺いさせていただきます。」

↓

　「最初にご希望商品をお願いいたします。」
　「個数はおいくつですか？」
　「ほかにご注文はございますか？」
　「ありがとうございます。次にお届け先についてお伺いいたします。」
　「最初にお名前をいただけますか？」
　「次にお届け先のご住所と電話番号をお願いいたします。」

　（その他、お届け希望日時や送料負担有無など、情報がある件のご質問であれば説明し、
　　情報がない場合は、「この件に関しましては弊社の詳しい者から後ほどご連絡いた
　　します」というように対応いたします。）

↓

　「最後に、お聞きした内容を復唱確認させていただきます」
　「以上でございます。私○○が承りました。ご注文ありがとうございました。」

(ご参考) 下記は商品注文オプション付きの報告文のレイアウトです。

（商品注文報告を含む報告レイアウト）
　商品注文オプション対応をした受電報告文のレイアウト例

（オプション）FAX受信サービス

　 FAX番号をお持ちでなかったり、FAX番号を持っているが外出先でもすぐにFAX紙面を確認したい、というようなときには当社のFAX受信サービスが便利です。FAX番号にFAXが来た時に当社が代わりに受信を行い、送られてきた紙面をPDFファイルに変換してお客様のメールアドレスへメール送信（添付）いたします。メール報告ではなく、chatwork報告をご利用のお客様の場合はチャット送信いたします。
　受信したFAX紙面のご報告料は1回につき158円（税込）です。枚数が5ページを超えるような場合は、5ページ毎に158円が加算されます。例えば計8枚受信したときは、全ページをPDFファイルでご報告しますが、ご報告料は158円×2（ﾛｯﾄ）=316円となります。
　なおFAX番号をお持ちで無い方は、追加番号代1,100円（税込）でFAX受信専用番号をご用意いたします。FAX番号をお持ちの方はその番号から転送設定していただければ、こちらでFAX受信いたします。
　お客様側の電話環境（①TELとFAX番号をそれぞれ持っている、②TELとFAX番号は同一番号になっている、③FAX番号持っていない）に応じてお取扱いが異なりますので、料金一覧ページのこのオプション説明欄も併せてご読みください。クライアントからFAX連絡がくる会社様にはとても便利なサービスです。

（関連記事）
　・料金一覧ページ（FAX受信オプション料金案内）
　・当社の仕事・現場（FAX受信オプションについて）

（オプション）通話中のお電話転送サービス

　折り返し番号をお聞きしても言いたくない方も居ります。特に新規お問い合わせ電話の時などは、「まだこの会社のサービスを利用するか決めていないので、電話番号は知られたくない」と思われて、「また電話します。」と言って電話を切られる方もおります。
　このように折り返し番号をお聞きできない時、事前に電話転送先の携帯番号などをいただいていれば（＝許可を受けていれば）、営業電話や怪しい電話ではないと当社オペレーターが判断した際に、「それでは担当へこのお電話をお繋ぎしますので、しばらくお待ちください。」と伝え、電話を転送することができます。
　転送電話を取られた際、当社オペレーターが、「今、〇〇のご用件のお電話が入っております。このままお繋ぎしますので直接お話しください。」と状況説明をしてお電話をバトンタッチします。
　転送電話が繋がった時に155円（1回）のサービス料をいただきます。お出にならない時はサービス料はいただかず、転送（=呼び出し）を解除して再度こちらで電話対応を続けます。
　転送をしている間、お電話いただいた方の電話にはメロディーが流れています。また電話を代わることができた場合でも、転送先携帯番号を電話してきた方に知られることはありません。発信番号履歴はその方がダイヤルした番号のままです。
　ビジネスチャンスを逃さないよう状況を打開でき得る非常に有用なサービスです。是非ご活用ください。

（オプション）スポット情報登録依頼サービス

　日々のご都合で「電話を受けた時にこうしてほしい。」というようなご要望が出てくる場合もあると思います。「今日の午後、○○さんから電話がきたら、携帯電話に掛け直してもらうよう伝えてほしい。」や、「先ほどの折り返し番号を伝えてくれなかった人から再度電話がきたら、私の携帯番号に直接掛けるよう伝えてほしい。」などです。
　これらのご要望を事前にいただいた場合は、お引き受けできるか判断させていただき、お引き受けさせていただく場合は、スポット依頼情報登録オプションとして1回につき220円（税込）でお引き受けいたします。重要な電話や急なご事情などが生じた場合にご活用ください。
　なお、必ずお引き受けするかはご依頼内容次第となりますのでこの点もあらかじめご了承ください。（料金一覧ページの当オプションご案内欄もご参照ください）

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