電話代行サービス・電話秘書サービスのMKサービスです

当社の電話代行サービス・電話秘書サービス内容について事例を含めた詳細なご説明

群を抜く電話代行サービス申込率
電話代行・電話秘書サービス内容のご案内

(電話代行の基本業務) お留守中に掛かってきたお電話を代わりにお受けいたします。

 
お客様がご自身の会社をお留守にしている間、当秘書センターが代わりに掛かってきたお電話の応対をいたします。
(電話機で当社へ転送設定をされてからお出かけください)
 
(応答例)
 「いつもお世話になっております。****株式会社でございます。」
 「いつもお世話になっております。***サービスの****株式会社です。」
 「はい、****です。」
 「大変申し訳ございません。あいにく○○(担当者)は只今外出しております。」
 「よろしければ、代わりにご用件を承ります。」
(用件をお聞きします)
 「用件を承りました。本人から折返しご連絡いたしましょうか。」
(先方の折り返し電話番号をお聞きします)
 「私、□□が代わりに承りました。ご連絡ありがとうございました。」

(補足) 電話を掛けて来られた方へお聞きする内容(ご報告項目)は下記の通りです。
 (注)お聞きしても先方がお応えいただけない場合や、お聞きする前に電話を切られるなどされた場合はこの通りではございません。
  (赤字の番号は必ずお聞きする項目。その他は状況に応じてお聞きする場合もある項目です)

   @相手の方のお名前
   A誰宛の電話か
   B受付内容の種別 (伝言受付、問合せ、クレームなど)
   C先方様の雰囲気 (至急連絡取りたい、憤慨、感謝など)
   D具体的メッセージ
   E報告希望 (伝えてください、折返しTELくださいなど)
   F相手の方の折り返し電話番号
   G相手の方の連絡希望日時
   Hその他
基本対応イメージ1 基本対応イメージ2

(電話代行の基本業務) 受電内容を即座にご希望先のメールアドレス(PC・携帯)へメールします

 
お受けした電話内容は会話終了後に、ご指定いただいているPCや携帯(スマフォ)のメールアドレスに速やかにメール送信いたしますので、重要なご連絡をほぼリアルタイムで掌握できます。
また正確な対応・ご判断ができるよう、先方が至急折返し電話をもらいたいときや、憤慨しているような状況のときは報告内容に相手の希望やご様子もご報告いたします。

最初にお送りしたお客様情報シートの社員名簿欄には、各人の受電報告先メールアドレスの登録(指定)ができますので、どなたにかかってきた電話もご本人様へ即座にメール報告が可能です。
(ご利用開始後に社員・スタッフの方の追加や抹消(退社)依頼をされる場合は、メールでその旨をご依頼いただくか会員専用画面から申請いただければ、随時追加・変更できます。)
またメール報告は、当人宛だけでなく複数の方へ同時配信指定することもできます。(1件の電話の報告は最大3名様宛まで無料)
受電報告メールイメージ

(無料でご利用) お客様専用画面で契約内容や電話履歴をご確認できます

 
基本業務である電話取次ぎと報告メール配信業務に加えて、お客様専用画面(当社HP内)もご用意しました。
お渡ししたID・パスワードでログインしていただければ、24時間、会社やご自宅、出張先、旅行先など、いつでもどこからでも現在のご契約内容の確認や変更・追加申請、今までの電話受付履歴の照会ができます。(インターネット接続できれば場所を問いません。PCやスマフォ(携帯)のいずれからでもご利用できます。)
現在在籍者として登録している方のお名前の確認(漏れがないか)や、今までに受電報告を受けた内容の再確認や整理などにご活用できます。
特に電話受付履歴画面では直近6ヶ月間の受電報告内容を個別に確認できますので、とても便利です。また項目別検索条件(例えば受電日の範囲指定)を使って受電報告件数の確認や、毎月のご請求金額の集計などにもお役立ていただけます。
マイページ閲覧イメージ

(オプション契約@) 聞き取りして欲しい内容のヒヤリング業務も承ります

 
予約受付や御社のサービス・業務に対するお問い合わせなどの電話があった際に、ご用意されているアンケート内容や聞き取り項目がございましたら、代わりにヒヤリング(聞き取り)いたします。
当サービスはオプションのため電話代行の基本業務とは別料金となり、受付件数に応じて所定の単価をご用意しております。
このサービスにつきましても会員専用画面で電話番号毎のご利用回数をご確認できます。
 
(下記は一例です)
  (電話を掛けて来た方)「御社のチラシ(広告)を見て電話をしたのですが。」
(あらかじめ準備してある聞き取り項目を順次お聞きします)
 「お問合せいただきましてありがとうござます。」
 「それでは、いくつかお聞きいたしますのでよろしくお願いいたします。」
 「お名前をお願いいたします。」
 「ご住所と電話番号をお願いいたします。」
 「サービスには****、****、****がございますが、どれになさいますか?」
 「ご希望の日時を教えてください。」
 「ご回答いただきましてありがとうございました。さっそくご案内書をご郵送いたします。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
ヒヤリングオプションイメージ

(オプション契約A)販売商品の注文聞き取り業務(商品注文オプション)

 
あらかじめ商品内容(名称・売価・販売単位など)や、商品お届けに関する情報(日時指定可否や代金精算方法、手数料負担有無など)をいただいた上で、注文希望のお電話が入った時にお届け先やご注文内容をお聞きいたします。
ヒヤリングオプションと同様、事前にご承諾いただいた単価での対応となります。
 
(下記は一例です)
  (電話を掛けて来た方)「商品の注文したいのですが。」
(あらかじめ注文受付用に登録してある情報を基に対処いたします)
 「ご注文のご連絡をいただき、ありがとうござます。」
 「それでは、ご希望商品やお届け先などお伺いさせていただきます。」
 「最初にご希望商品をお願いいたします。」
 「個数はおいくつですか?」
 「ほかにご注文はございますか?」
 「ありがとうございます。次にお届け先についてお伺いいたします。」
 「最初にお名前をいただけますか?」
 「次にお届け先のご住所とご連絡のつく電話番号をお願いいたします。」
 「最後に、お受け取りに関してご要望・ご質問などございますか?」
 (お届け希望日時など、情報があるご質問があればご説明し、情報にない場合は、
  「この件に関しましては、弊社の詳しい者から後ほどご連絡いたします」)
 「最後に、お聞きした内容を復唱確認させていただきます」
 「以上でございます。私○○が承りました。ご注文ありがとうございました。」
商品注文オプションイメージ

(オプション契約B)FAX受信サービス

 
お客様がFAX番号をお持ちでなかったり、FAX番号を持っているが、外出先でもすぐにFAX紙面を確認したい、というようなときには当社のFAX受信サービスがご便利です。指定された電話番号にFAXが来た時に、当社が代わりに受信を行い、送られてきた紙面をPDFファイルに変換して、お客様のメールアドレスへメール送信(添付)いたします。
電話番号をお持ちで無い方は、追加番号代1,080円でFAX受信専用の電話番号をご用意いたします。またFAX番号をお持ちの方は、その番号から転送設定をしていただければ、こちらでFAX受信できます。お客様側の電話環境(@TELとFAX番号をそれぞれ持っている、ATELとFAX番号は同一番号になっている、BFAX番号持っていない)に応じてお取り使いが異なりますので、料金一覧ページのこのオプション説明欄も併せてご読みください。
FAX受信サービスイメージ

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オプション付ご契約例

スモールプラン
+ヒヤリング代行
予約受付、入会受付、各種項目の聞き取り対応をご希望の方は是非ご覧ください
スモールプラン
+商品注文代行
商品注文(受注)代行をご希望の方は是非ご覧ください
各プラン、オプションの料金については、料金一覧ページをご覧ください。
ご不明な点は是非お問合せ下さい。

<よくあるご質問Tips>

当社電話代行サービスに対する最も多いご質問だけを集めました。(参考にして下さい)
よくあるご質問回答ページへ

電話代行サービスのご連絡先
〒102-0093
東京都千代田区平河町
1-8-8
桔梗ライオンズマンション平河町201
TEL 03-3234-7933
FAX 03-5860-4801
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