電話代行サービス・電話秘書サービスのMKサービスです

当社の電話代行サービス・電話秘書サービス内容について事例を含めた詳細なご説明

群を抜く電話代行サービス申込率
電話代行・電話秘書サービス内容のご案内

(基本業務:電話応対) お留守中に掛かってきたお電話を代わりにお受けいたします。

 
お客様が会社をお留守にしている間、当秘書センターで掛かってきたお電話の応対をいたします。
(電話転送でご利用される場合は、電話機で当社へ転送設定(転送ON)をしてからお出かけください)
 
(応答例)
 「いつもお世話になっております。****株式会社でございます。」
 「お世話になります。***サービスの****株式会社です。」
 「はい、****です。」
 「大変申し訳ございません。あいにく○○(担当者)は只今外出しております。」
 「よろしければ、代わりにご用件を承ります。」
(用件をお聞きします)
 「ご用件を承りました。本人から折返しご連絡いたしましょうか。」
(先方の折り返し電話番号をお聞きします)
 「私、□□が代わりに承りました。ご連絡ありがとうございました。」

(補足) 電話を掛けて来られた方からお聞きする内容(ご報告項目)は下記の通りです。
 (注)お聞きしても教えていただけなかったり、お聞きする前に電話を切られたりした場合は、お聞きできた内容だけとなります。
  (朱記の番号は必ずお聞きする項目。その他は状況に応じてお聞きする場合もある項目です)

   @相手の方のお名前
   A誰宛の電話か
   B受付内容の種別 (伝言受付、問合せ、クレームなど)
   C先方様の雰囲気 (至急連絡取りたい、憤慨、感謝など)
   D具体的メッセージ
   E報告希望 (伝えてください、折返しTELくださいなど)
   F相手の方の折り返し電話番号
   G相手の方の連絡希望日時
   Hその他(状況に応じ)
基本対応イメージ1 基本対応イメージ2

(基本業務:受電報告) 即座にメールまたはchatworkでご報告いたします。

 
 お電話終了後、相手の方よりお聞きした内容を速やかにご報告いたします。
 当社では受電報告の手段としてメール報告とchatwork(チャットワーク)報告の2通りをご用意しています。メールでのご報告を希望の場合はご指定先のPCや携帯(スマフォ)のメールアドレスへ、chatworkでのご報告をご希望の場合は御社グループチャット先へ受電内容を配信いたします。
 ご報告内容の作成時間を除けば、電話終了後、ほぼリアルタイムで送信いたします。
 また正確な状況判断をしていただけるよう、先方が至急折返し電話をもらいたいときや憤慨しているような状況のときは、その様子をお伝えするために、相手の希望やご様子も報告に含めるようにしています。

 chatworkの場合は、チャット参加者全員が当社からの報告内容を確認・共有できます。またメールの場合でもご要望があれば、名指しされた当人宛だけでなく複数の方のアドレスへご報告メールを配信することもできます。(例えば、”名指しの本人と代表者の両方のアドレスへメール希望”など。メールの複数先報告は最大3名様宛まで無料となります。)
受電報告メールイメージ

(無料でご提供) お客様専用画面で契約内容や電話履歴をご確認できます

 
 オペレータの電話応対業務とご報告(配信)業務だけでなく、当社ホームページ内に無料でご利用できるお客様専用画面もご用意しております。
 お客様専用のID・パスワードでログインされれば、24時間、会社やご自宅、出張先、旅行先など、いつでもどこでも現在のご契約内容の確認や変更・追加申請、今までの電話受付履歴の照会ができます。(インターネット接続できれば場所を問いません。PCだけでなく、スマフォ(携帯)などからもご利用できます。)
 当社に登録している方のお名前の確認(漏れがないか)や、今までに受電報告を受けた内容の再確認や整理などにご活用できます。
 特に電話受付履歴画面では直近6ヶ月間の個々の受電報告内容を一覧で確認できますので、とても便利です。また画面上の抽出条件(例えば受電日の範囲指定)を使って受電報告件数の確認や、毎月のご請求金額の集計などにもお役立ていただけます。
マイページ閲覧イメージ

(オプション契約) 聞き取りして欲しい内容のヒヤリング業務も承ります

 
 予約受付や御社のサービス・業務に対するお問い合わせなどの電話があった際に、ご用意されているアンケート内容や聞き取り項目がございましたら、代わりにヒヤリング(聞き取り)いたします。
 当サービスはオプションとなりますので、電話代行の基本業務とは別料金となります(聞き取り項目数や難易度などに応じて所定の単価をご用意しています)。ご希望される場合は是非お問合せください。
 もちろんこのオプション扱いで受電対応した電話内容についても、会員専用画面でご確認できます。
 
(下記は一例です)
  (電話を掛けて来た方)「御社のチラシ(広告)を見て電話をしたのですが。」
(あらかじめ準備してある聞き取り項目を順次お聞きします)
 「お問合せいただきましてありがとうござます。」
 「それでは、いくつかお聞きいたしますのでよろしくお願いいたします。」
 「お名前をお願いいたします。」
 「ご住所と電話番号をお願いいたします。」
 「サービスには****、****、****がございますが、どれになさいますか?」
 「ご希望の日時を教えてください。」
 「ご回答いただきましてありがとうございました。さっそくご案内書をご郵送いたします。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
ヒヤリングオプションイメージ

(オプション契約)販売商品の注文聞き取り業務(商品注文オプション)

 
 あらかじめ商品内容(名称・売価・販売単位(個、箱、リットルなど)や、商品お届けに関する情報(日時指定可否や代金精算方法、手数料負担有無など)をいただいた上で、注文希望のお電話が入った時にお届け先やご注文内容をお聞きいたします。
 ヒヤリングオプションと同様、事前にご承諾いただいた単価でのお取り扱いとなります。
 
(下記は一例です)
  (電話を掛けて来た方)「商品の注文したいのですが。」
(あらかじめ注文受付用に登録してある情報を基に対処いたします)
 「ご注文のご連絡をいただき、ありがとうござます。」
 「それでは、ご希望商品やお届け先などお伺いさせていただきます。」
 「最初にご希望商品をお願いいたします。」
 「個数はおいくつですか?」
 「ほかにご注文はございますか?」
 「ありがとうございます。次にお届け先についてお伺いいたします。」
 「最初にお名前をいただけますか?」
 「次にお届け先のご住所と電話番号をお願いいたします。」

 (その他、お届け希望日時や送料負担有無など、情報がある件のご質問であれば説明し、
  情報がない場合は、「この件に関しましては弊社の詳しい者から後ほどご連絡いた
  します」というように対応いたします。)
 「最後に、お聞きした内容を復唱確認させていただきます」
 「以上でございます。私○○が承りました。ご注文ありがとうございました。」
商品注文オプションイメージ

(オプション契約)FAX受信サービス

 
 FAX番号をお持ちでなかったり、FAX番号を持っているが外出先でもすぐにFAX紙面を確認したい、というようなときには当社のFAX受信サービスが便利です。FAX番号にFAXが来た時に当社が代わりに受信を行い、送られてきた紙面をPDFファイルに変換してお客様のメールアドレスへメール送信(添付)いたします。(chatworkをご利用のお客様の場合はチャット送信いたします)
 FAX番号をお持ちで無い方は、追加番号代1,100円(税込)でFAX受信専用番号をご用意いたします。FAX番号をお持ちの方はその番号から転送設定していただければ、こちらでFAX受信いたします。
 お客様側の電話環境(@TELとFAX番号をそれぞれ持っている、ATELとFAX番号は同一番号になっている、BFAX番号持っていない)に応じてお取扱いが異なりますので、料金一覧ページのこのオプション説明欄も併せてご読みください。
FAX受信サービスイメージ

(オプション契約)通話中のお電話転送サービス

 
 折り返し番号をお聞きしても言いたくない方も居ります。特に新規お問い合わせ電話の時などは、「まだこの会社のサービスを利用するか決めていないので、電話番号は知られたくない」と思われて、「また電話します。」と言って電話を切られる方もおります。
 このように折り返し番号をお聞きできない時、事前に電話転送先の携帯番号などをいただいていれば(=許可を受けていれば)、営業電話や怪しい電話ではないと当社オペレーターが判断できた際に、「それでは担当へこのお電話をお繋ぎしますので、しばらくお待ちください。」と伝え、電話を転送することができます。
 転送電話を取られた際、当社オペレーターが、「今、〇〇のご用件のお電話が入っております。このままお繋ぎしますので直接お話しください。」と状況説明をしてお電話をバトンタッチします。
 転送電話が繋がった時に77円(1回)のサービス料をいただきます。お出にならない時はサービス料はいただかず、転送(=呼び出し)を解除して再度こちらで電話対応を続けます。
 転送をしている間、お電話いただいた方の電話にはメロディーが流れています。また電話を代わることができた場合でも、転送先携帯番号を電話してきた方に知られることはありません。発信番号履歴はその方がダイヤルした番号のままです。
 このように状況を打開でき得る有益サービスですので、是非ご利用ください。
外線電話転送サービスイメージ

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スモールプラン
+ヒヤリング代行
予約受付、入会受付、各種項目の聞き取り対応をご希望の方は是非ご覧ください
スモールプラン
+商品注文代行
商品注文(受注)代行をご希望の方は是非ご覧ください
各プラン、オプションの料金については、料金一覧ページをご覧ください。
ご不明な点は是非お問合せ下さい。

<よくあるご質問Tips>

当社電話代行サービスに対する最も多いご質問だけを集めました。(参考にして下さい)
よくあるご質問回答ページへ

電話代行サービスのご連絡先
〒102-0093
東京都千代田区平河町
1-8-8
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FAX 03-5860-4801
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