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電話代行のお仕事(No.15ページ)
群を抜く電話代行サービス申込率

<電話代行のお仕事>オプションサービスのFAX受信サービスについて


  当社の電話代行サービスでは、いくつかのオプションサービスをご用意しております。その中のFAX受信サービスにつきまして、ご案内とご利用上のご留意事項をわかりやすく解説させていただきます。

 当社サービスの基本は受電対応のご提供です。ほとんどの場合が、実際にどなたかからのお電話を受け、オペレータがその方と会話をして電話対応をする業務です。

 それ以外で電話番号にご連絡がくるものにはFAXがあります。そのために当社では電話対応のオプションとしてFAX受信を代わりに行うサービスも用意しております。

 FAX受信サービスのご利用の仕方には次の2通りが考えられます。1つ目は、当社顧客がすでにFAX受信用の電話番号をお持ちで、その番号にFAX受信が来た時に当社がお渡しした転送先番号に転送設定をしていただき、当社の方で代わりにFAX受信を行う方法です。2つ目は、当社顧客がFAX番号をお持ちでなく、当社がお貸し出しする東京03番号を自社のFAX番号として利用され、この番号にFAXが来た場合にこのお客様宛のFAXとして受信処理を行う方法です。

 上記のどちらのご利用方法の場合でも、当社がFAX受信をした際にはその紙面をPDFファイル化をして、当社顧客へメール添付をしてお送りいたします。これによって、FAX番号を自社で用意したり、FAX受信ができる複合機を購入する必要もなく、FAX受信体制を持つことができます。

 すでにFAX番号を持っているお客様の場合、なぜ、わざわざ電話代行会社に転送して受信させるのか、と疑問に思われる方もいらっしゃると思います。これは会社に事務員の方が居ない企業や個人事業をされている方の場合、FAX受信をしても会社に戻らないとその内容が見れませんので、当社へFAX受信も転送することで当社からのメール報告(PDF添付)で社外に居ても即座に確認ができ、安心して外出ができます。そのため、例えFAX番号をお持ちのお客様でも当社FAX受信サービスをご利用される方は多くいらっしゃいます。

 当社オペレータが事務員の立場で電話を受けているシチュエーションをイメージしていただくとご理解いただけると思います。例えば、「今FAXを送ったので社長に見てもらい、この件で折り返し電話をしていただくようお伝えください。」などのようなお電話があった場合、当社からのFAX報告メールをすぐにご覧になられて、「今、うちの事務員から、○○○と書かれているFAXが来ていると報告があったので、その件で折り返ししました」と即応されれば、お取引先等の相手の方の信用度を落とすことはありません。企業としてあるべき自然な形で相手の方へ連絡をすることができます。(「会社にいる事務員に伝えたのに、FAX内容の確認は会社に戻らないとできないなんて、ちょっとおかしいな?」と不審がられることもありません)

 事業をされている以上、FAX番号を持っていないと「小さい会社なんだなあ」と思われてしまいます。電話番号だけでなく、FAX番号も名刺に印刷したいと思われている方には、別途貸出番号追加でのFAX受信サービスをご利用いただければと思います。番号追加代は月額1080円(税込)となっております。

 なお、1つの電話番号を所有されていて、電話もFAXも同一番号で受信しているお客様の場合は、FAX受信サービスの付加だけをしていただければ、電話の場合は当社オペレータが有人対応(会話)を行い、FAXが転送されてきた場合はFAX受信を行います。この場合はFAX専用の転送先番号のお貸出しはございませんので、番号追加代(月額税込1080円)はいただきません。

 FAX受信サービスの料金は、FAX受信があった都度、報告1回につき155円(税込)となります。完全な従量課金制ですので、まったくFAX受信がなければ料金は0円のままです。なおFAX受信枚数が多いと当社の受信・PDFファイル作成事務のコストが上がりますので、受信枚数5ページまでを1報告単位とさせていただき、例えば8枚の紙の受信をした場合は、2報告分として捉え、155円×2回分=310円の料金計算とさせていただいております。(もちろん全ページをご報告いたします)

 このようにFAX受信サービスは、お客様にとりまして大変有意義なオプションサービスとなっておりますが、ご利用に当たり一部制約事項がございます。

 これは当社の業務対応時間帯が平日の9時から18時となっている関係上、FAX受信サービスも同じくこの時間内のみの対応と「敢えて」しております。

 なぜかと申しますと、当社には多くのFAX受信サービスのご利用者(顧客)がおります。24時間自動受信をしてしまうと、送られてきたFAXの紙面上に送り先の企業名(=当社顧客先)のお名前がないと、どこにご報告すればよいかわからない事態に陥る恐れがあるからです。相手の方は指定されたFAX番号に送っているので、紙面にあえて宛先を書かない方も多くおります。これは不手際とは言えません。それよりも誰からのFAXであるかがわかるよう、こちらの社名と担当者名を明記しておけばOKだ、だと考えると思います。FAXを自社で受けている場合は、知りたいのはどこから来たか(誰が送ってきたか)ですので、送信者の方のこのお考えは正しいですが、電話代行会社である当社が受信する際に重要なのは、誰宛のFAXか(=当社のどの顧客宛か。どのお客様に報告すればよいか)です。これが判明しないとご報告できないだけでなく、受信完了をしてしまうと送信をされた方はFAXが相手に送達済であると思われ、もし連絡した件が不履行等になった場合、その責任を厳しく問われることになります。

 それゆえ、当社では業務時間内で業務担当者が確認(有人対応)をしてFAX受信を行い、正確にご報告処理をするよう、当社業務時間以外にきたFAX連絡は敢えて着信しないようにしています。

 FAXの場合、着信側が着信完了しなければ、送信側には送信エラー通知が戻ります。上記で受信しない時間帯にきたFAXは送信元に送信エラーが戻りますので、翌日の日中に再FAX(試行)をしていただけるか、または電話で「昨日FAXしたけれど送信エラーとなったようなので再度送っても大丈夫ですか?」などの電話連絡をいただけると思います。電話連絡があれば、18時までにお送りいただくよう、当社オペレータが口頭でお願いすることができ、受信FAXをきっちりと当社顧客に報告することができます。

 当社の立場として第一に考えなければいけないことは、受信したFAXは、責任を持って必ずお客様に送り届けることにあります。このような体制にしている点につきましてもご理解をいただいた上でご利用をご検討いただければと思います。


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