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電話代行のお仕事(No.13ページ)
群を抜く電話代行サービス申込率

<電話代行のお仕事>関連先・別会社宛の受電対応(便乗)は禁止。ただし特例対応をご用意


  当社では締結した電話代行契約に従い、ご契約主の法人名・個人事業名宛に掛かってきたお電話の受電対応をお引き受けしておりますが、稀にお客様が複数の会社経営をされていて、当社が知らない社名(ご系列や関連先の会社名)宛のお電話を受ける場合がございます。

 このような場合、まず間違い電話でないかを相手の方に尋ねることになりますが(「当社は○○○株式会社ですが、お掛け間違いをされてませんでしょうか?」)、会話を進めてみると、どうやら単純な間違い電話ではなく当社顧客の関連先や系列先、お知り合い先宛の電話である場合がございます。

 こうなりますと、むげにこの電話対応を拒否することはできません。「当社ではありませんので、お掛け直しください」と伝えても、「□□さんは両方の会社の経営者でしょ?」、「同じ住所なんだから今そこに居ないの?」、「名刺に書いてある番号に掛けているんだけど?」などと言われてしまうと、相手の方は間違い電話を掛けたつもりではないため、引き下がらずに取次を要求してきます。こうなりますと契約していない別の会社宛のお電話も結果として対応せざるを得なくなり、1社につき1契約とさせていただいている当社規定がなし崩しとなってしまいます。

 実際にこのようなご連絡があった場合には、受電報告メールの文中にこのような電話が来た旨と、今後は御社宛以外のお電話が来ないよう対処をお願いする旨を記述することになります。

 本来電話番号は、1つの会社に独立して1つあるのが望ましいですが、1つの電話番号を複数の会社で共用しているケースもございます。お一人の方が複数の会社を経営している場合や、同じ住所(フロア)に複数の会社が同居している場合などです。まだ片方の会社が設立して間もなかったり、まだ本格的な事業開始になっていないときに、当面の間、電話番号を新規取得せずに別会社の電話番号を連絡先にしておくというような使い方などです。

 この場合、電話転送で当社の電話代行をご利用されていると、どちらの会社宛の電話も掛かってくる可能性があります。うっかり間違った電話番号に掛けている場合ならご注意を促すことで同様の連絡を防ぐことは可能ですが、このような番号共用をしている場合は何度もご契約先以外の会社宛の電話が掛かってきてしまいます。

 当社では、上記のようなお客様側の電話環境によって他社宛の電話がくることが不可避な場合は、規定違反のご説明だけするのではなく、当社が認める一定条件下であれば特認扱いで別会社宛のお電話もお受けできる旨のご案内をしています。

 お客様と弊社の双方が歩み寄り、お互いに良い形でご利用継続ができるのがベストですが、契約というルールの下、他のお客様との利用平等性と1契約1法人の原則を確保しなければならないため、割増料金の適用を前提にお引き受け可能かをお伺いすることになります。

 世の中には様々な会社運営の仕方がございます。実際に運営されている全ての会社の電話環境について当社がカバーし切れない場合もあり、当社の電話代行サービスご利用上支障がありそうな場合はその旨を打診させていただくこともございます。(長年サービスをご提供しておりますと、何年経っても初めてお聞きするようなことが発生することもございます。)
 ご理解のほど、どうぞよろしくお願いいたします。


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