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電話代行のお仕事(No.19ページ)
群を抜く電話代行サービス申込率

<電話代行のお仕事>スポット対応サービスについて


  電話代行はお客様宛に掛かってくるお電話を代わりに応答するサービスですが、これには掛かってくることをあらかじめ認識していない(知らない)お電話と、掛かってくることを認識している(待っている)お電話の2種類があります。

 新規のお問合せやお取引先からの突然のご連絡、宅配会社からの連絡などは前者の電話に当たり、どういう件でお電話いただいたかをお聞きするような通常対応をいたしますが、これに対し、例えば「今日の午後に○○商会の□□さんから電話が来る予定なので、電話が来たら私の携帯番号に電話するよう伝えてほしい。」や「明日から3日間海外に出張するので、この間の電話は折り返しは4日後になる旨を伝えてほしい。」などのような後者に該当するお電話の場合は、あらかじめ伝えてほしい(あるいは聞いて欲しい)内容をこちらからお伝えする対応を行います。

 このようなご依頼がある場合は、ご依頼1回につき情報登録料162円(税込)にて情報登録を行い、最大10日間この情報に該当するお電話が来た場合にご依頼内容を相手の方にお伝えする対応を行います。このようにこのサービスは、お客様のビジネス活動上で発生した伝言の必要がある状況時に、基本の電話代行サービスの補完的業務としてご用意をしている便利なサービスです。

 なおこのサービスをお引き受けするに当たり、当社ではご要望内容をお引き受けできるかの事前審査をさせていただいております。

 事前審査を行う理由は、当社が代弁行為を行うことで事実に反するようなことを相手に伝えることにならないか、また電話をいただいた方に対し失礼な内容であったり、当事者間のトラブルに当社が巻き込まれたり、または拒絶的な対応(矢面に立たされる)を強いられたり、専門性・会話が長引くようなご依頼でないかなど、当事者でない当社が対応することに問題がないかを総合的に判断をさせていただいた上でお引き受け可否を決定しています。

 特に出張など一定期間不在にする時のご伝言のご依頼については、当社より重要なご連絡を事前にさせていただき、その件についてご承諾をいただいてからご依頼をお受けするようにしております。

 これは、例えお客様が出張中でも、電話を掛けてこられた方が重大なご連絡をしてきた場合、会社に電話が繋がったのですぐに対応してくれると思われます。「大事な件だから何とかすぐに連絡取りたい」、「○○さんが居ないなら他の人でもいいからすぐに連絡くれ。今トラブッているんだ!」などのような電話の来た場合は、緊急・重要だと相手の方が言われていることを受電報告し、例え出張中でも会社としてすぐに対処いただくことをお願いしております。この件を事前に承知され、会社全体の問題としてすぐに折り返し連絡等の対処をしていただかないと、同じ方からクレーム電話が来ることになり、当社が被害(板挟み)に遭ってしまうからです。

 このように代弁の対応は、場合によってはリスクを伴うこともあり、電話を受ける当社がクレームを受ける恐れがあります。実際に今までの電話代行業務で被害を被った事例が少なからずあるため、個別に事前審査を行うことにしております。

 また上記で最大10日間対応するとご説明しましたが、出張(留守)のご案内のように、電話をいただいた方全員に対する(=特定者からの電話でない)対応の場合は規定上は10日間までが162円適用の範囲となります。もちろん出張期間が3日間だけでしたら、この3日間が経過した時点でこの対応は自動的に終了となります。もし15日間の出張期間がある場合は、15日間の対応をするには料金は162円×2(期間)=324円をいただくことになります。

 これに対し、特定の方からの電話があったらこうしてほしい、というようなご依頼の場合は、10日間を最大に情報保持を行いますが、対象の方からのお電話を受け、ご要望の対応を行った時点で業務完遂となり、この時点で情報抹消となります。

 なお、情報登録から10日間に該当の電話が来ない等で対応ができなかった場合も、情報登録料という位置づけで料金をいただくサービスのため、この期間を経過した時点でサービス完遂とみなして終了(情報抹消)となります。

 このサービスは必要な時にだけ依頼ができる都合の良いもので、ご利用代金も非常に安く、お客様にとって利便性の高いサービスですので、急な用事が出来た際には是非当社へご連絡ください。


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