電話代行・電話秘書・秘書代行・コールセンターのMKサービスです

電話代行・電話秘書・秘書代行の2つのご利用形態(電話転送サービス・電話番号貸出サービス)の違いをご説明

群を抜く電話代行サービス申込率
電話代行・電話秘書を運営をしているMKサービスのご利用形態の違いのご説明

このページでは選択肢が複数ある下記(1)~(3)のサービスについて、違いや特徴などを詳しく解説いたします。どちらにすべきかご検討される際の判断材料としてお役立てください。
(1) 電話代行利用方法には、電話転送利用とお貸出し番号を自社番号(表記)利用の2つがあります。
(2) お渡しする電話番号には、東京03番号と050番号の2つがあります。
(3) 受電報告の受取方法には、メールとchatwork(チャットワーク)の2つがあります。

(1)電話代行の利用方法の(転送・表記)の違い・特徴

 電話秘書(電話代行)サービスの利用の仕方には、

 ①御社の電話をMK(当社)に電話転送(お貸出番号を転送先番号に設定する)
 ②お貸出番号を御社の自社番号として表記利用(名刺やネットなどに記載)


 の2つがございます。この2つの利用の仕方や特徴(違い)についてご説明いたします。

①電話転送でサービス利用(お貸しする電話番号をMKサービスへの電話転送先番号として使用)

※電話番号をお持ちのお客様は、こちらのご利用方法が最適です。
仕組み   お客様の会社の電話番号に掛かってきたお電話が当社(MKサービス)に転送されてきたときに、当社女性オペレーターが御社名を名乗って受電対応するというご利用形態です。
転送準備   電話を当社へ転送するための機能と設定が必要となります。これには、①NTTなどの電話会社が用意している有料の電話転送サービス(NTTなら「ボイスワープ」)をご利用いただくか、お客様の電話装置(ビジネスフォン等の主装置・PBXなど)の転送機能をご利用いただくことになります。
 ほとんどのお客様が電話会社の電話転送サービスをご利用されています。この場合はまず、電話会社へ電話転送サービスのお申込をしてください。ご利用できるまでの所要日数については地域や電話会社により異なりますが、お申込後1日~数日程度となります。転送サービス利用料(月額)は数百円程です。詳しくは電話会社にお尋ねください。(NTTでしたら116番へお問合せ下さい)
転送設定   電話転送できる状態になりましたら、当社からお渡ししたお客様専用の転送先電話番号をお客様の電話機に登録してください。
 転送設定(登録)の仕方については、電話会社が用意している操作マニュアルをご覧ください。マニュアルは電話会社に連絡して冊子を送ってもらうか、電話会社のサイトからダウンロードしてください。(設定操作は、電話に流れてくるガイダンスに従って、電話機のプッシュボタン(数字)を押して登録します)
 (補足)ハッキングとなってしまうため、当社が代わりに転送設定はできません。お客様ご自身で設定していただく必要がございます。(転送操作マニュアルをご覧になればわかりますが、設定はとても簡単です。)

②お貸しする電話番号をお客様の自社番号として表記利用

※電話番号をお持ちでないお客様は、こちらの利用方法が最適です。
仕組み   当社(MKサービス)がお貸出した電話番号(東京03または050)に直接電話が掛かって来た際に、当社女性オペレーターが御社名を名乗って受電対応する、というご利用形態になります。
お使い方   当社がお貸出する電話番号を、名刺やチラシ、カタログなどに印刷したり、インターネットサイトなどに表示されますと、ご覧になられた方からこの番号に電話が掛かって来ます。
 まだ会社の電話番号をお持ちで無い場合や、特定のサービスの連絡先として別途新しい電話番号が欲しいときなどに最適です。
お客様側の事前設定   特にありません。
※当社は電話/FAX番号のお貸出しはしておりますが、住所貸(郵便物受付)は行っておりません。
※お貸出しする電話番号からの電話発信はできません。
※お貸出しする電話番号は東京03番号または050番号のいずれかです。

③電話転送利用と番号表記利用の違い・比較表

(内容) 電話転送の利用 番号表記利用
通話料  お客様の電話機から当社へ転送している間の通話料は、発信者ではなくお客様(転送元)のご負担となります。  電話を掛けてきた方(発信者)のご負担となり、お客様に負担は発生しません。
直接電話を取る  転送設定をOFFにすれば、掛かって来た電話をご自身で直接お出になれます。  当社の電話装置に直接電話が来る仕組みなので、お客様が直接電話を取ることはできません。
解約後  ご解約に合わせて電話転送設定の解除をしてください。転送解除後は、御社の電話番号に掛かってきたお電話は御社でお取りできます。  ご利用終了後はこの番号を休眠させますので、この番号に掛かってきたお電話は受けられなくなります。

(2)お貸出し番号の03番号と050番号の違い・特徴

 当社からお貸出しする番号には03番号と050番号の2つがございます。
 どちらの番号を借りたほうが良いのか、下記をご参照ください。
(重要)
 ・当社よりお貸出しする1番号で、電話転送利用と番号表記利用の併用はできません。
 ・お貸出し番号1つに対して、どちらか1つのご利用方法のみとなります。
 (両方のご利用方法を希望される場合、別々の番号お貸出し(数)が必要となります)

お貸出し番号の03番号と050番号の比較表

(内容) 東京03番号をお貸出し 050番号をお貸出し
音質   03番号での着信も050番号着信も音質はほぼ同じです。音質は番号の違いよりも、電話してきた方の電話回線やアプリ、電波事情、周辺騒音などで大きく変化します。
(ご参考)
 当社ではお申し込み前に03着信と050着信の音質を確認できるよう、
 ①東京03番号が基番号の当社フリーダイヤル(0120-170-335
 ②050番号が基番号の当社フリーダイヤル(0120-170-336
 の2つをご用意しています。事前に確認されたい方は是非お電話ください。
お客様負担
通話料
(電話転送時)
  固定電話から当社03番号に転送される場合、お客様側の電話回線契約(プラン)にもよりますが、現在、転送先(当社)との距離が遠いと料金が割高になる契約はほとんどありません。また光回線の普及により、日本全国どこから当社へ転送しても3分8円ないし同程度の金額となっているようです。IP電話から当社03へ転送される場合も3分8円が相場です。(お客様側の電話回線契約によってはこの通りでない場合もございます。)   お客様側の電話がNTTコミュニケーションの050番号をお使いの場合は、当社への転送時の通話料は0円です(同一会社間は無料)。それ以外のIP電話や固定電話番号から当社050番号に転送をされる場合は、3分当たり10円~12円程度になると思われます。(電話会社の規定によりこの通りにならない場合もございます)
お客様負担
通話料
(表記利用時)
  直接当社の電話装置に電話がきますので、お客様に通話料負担は生じません。
総括  通話料負担と、代行利用先住所(地域)で決めていただくことをお勧めします。
(1)お貸出し番号を自社番号として表記利用されるお客様は、通話料負担はありませんので、ご利用先住所が東京23区内なら03番号を、それ以外なら050が最適と思われます。
(2)電話転送にてご利用される場合、転送元番号(お客様側)がNTTコミュニケーションのIP電話番号(050)なら当社050番号へ、それ以外は03番号へ転送されることをお勧めいたします。
(ご注意)
 ご利用されている電話回線の通話料規定をご確認の上でご判断ください。
 お客様側の電話回線契約やご事情により、このまとめの通りとならない場合もございます。 

(3)受電報告の受け取り方(メール、chatwork)の違い・特徴

 当社からの受電報告のお受け取り方には、メールとchatwork(チャットワーク)の2つがございます。
 どちらを利用したほうが良いのか、下記をご参照ください。
(補足)
 ・「受電報告」とは、御社宛のお電話を当社オペレータが取次ぎ、電話終了後に御社に「只今、こういう内容のお電話を受けました。」というご報告のことです。
 ・メールとchatworkの併用はできません。
 ・chatworkとはアプリケーションの名称です。このアプリの使い方などの基本的な情報は、ご面倒でもchatworkのHPでお調べください。

メールとchatworkの比較表

(内容) メールで受け取り chatworkで受け取り
料金  0円(月額基本料金に込み)。
 ただし、当社オプションの同時報告人数が3名超過となった場合の以降1名様追加ごとに月額220円が課金となる規定は適用されます。
 月額550円(税込。オプション料金)。
報告対象者  在籍されている社員・スタッフの方で、当社社員名簿に登録されている方となります。
(補足)
 ・在籍されていても当社社員名簿に未登録の方(別支店の方など)は対象になりません。
報告先  基本は、名指しされた方のメールアドレス宛に報告メールをお送りします。名指しされた方がメールアドレスを登録されていない場合は、社員名簿の最上位に登録された方(ご責任者)のアドレスへご報告となります。
(補足)
 お客様から送信先指定のご依頼をいただいている場合はそちらを優先します。
chatworkの参加者全員が報告内容を見れます
まとめ ・メール送信料は0円です。(同時配信人数超過時は除く)
・(非公開性)名指しのお電話はその方のアドレスに報告メールを送りますので、他の方に知られることはありません。(お客様から個別の報告先指定を受けている場合を除きます)
・お一人や少人数の会社であれば、メール報告で十分です。(下記説明も関係)
・当社ではメールの同時配信3名様までは無料対応していますので、キーパーソンの方のみへ送ることで全員宛でなくても対応漏れは防止できます。(例えば、名指しの本人と社長、部長のAさんの3名へ常にメール配信希望など)
・ご利用料として月額550円がかかります。
・(公開性)チャット参加者全員が受電報告内容を共有・確認できます。さらにチャット画面で参加者同士でトークを行うことで意思確認が非常にスムーズです。
・事業・サービスやご担当者の配置が複雑・多岐に渡っている会社には、メールよりこちらのほうが利便性が高いと思われます。
・LINE、SNSサービスに慣れ親しんでいる方にはこちらのほうが扱いやすいと思われます。
※chatworkのご利用をお申し込みいただいた場合は、chatworkを利用するための手順(アプリインストール、グループ参加)を、画像を交えて解説したPDFファイルをお送りいたします。
※また、chatworkご利用に際しては当社宛の連絡の仕方など、サービス運営上のルールを設けております。この点につきましてもご利用開始前にご案内いたします。
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