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当社電話代行サービスに対して、よくあるご質問内容をまとめました。参考にしてください。
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| (目次) ※クリックで該当位置に移動します |
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当社の電話代行サービスにお申し込みいただく前に、お客様のほうで事前にご準備をしていただくことは下記の通りとなります。
（１）電話環境面でのご準備について：
電話転送で当社サービスをご利用されるお客様（注1参照）は、あらかじめ電話の転送設定ができるようにしておいてください。（電話代行の申込み後でも構いませんが、電話転送設定ができないとご利用ができません）
この、「電話転送設定ができるようにしておく」というのは、お客様がお使いの電話会社の電話転送サービス（有料）のお申し込みを済ませておく、という意味です。（注2参照）
つまり、電話転送ができる状態してから当社へ電話代行サービスのお申込みをされるのが一番スムーズです。
転送設定ができるようになっていれば、お申込み手続き完了後にご通知する当社への転送先番号（東京03）をすぐに転送設定（登録）でき、代行サービスをすぐにご利用できます。これが一番スムーズな流れとなります。
（注1）電話転送での代行利用ではなく、当社より貸出しする東京03番号をお客様の自社番号として表記利用される場合は、上記の電話転送機能は使いませんのでご準備は必要ございません。
（注2）ビジネスフォン（電話主装置を御社内に配置）をお使いの場合は、電話会社の有料サービスを使わなくても電話転送機能が備わっていると思いますので、そちらのご利用マニュアルをご確認ください。
（注3）電話転送やその仕方についてや、自社番号として表記利用する場合との違いについては、詳しく説明したページ（「ご利用形態の違いについて」）がございます。そちらもお読みください。
（２）ご提出書類のご準備：
当社HP内のお申込み・お問合せページからお申し込みいただきますと、こちらからお手続き案内メールをお送りいたします。
お手続き案内メールでどういう書類のご提出が必要なのかをご案内いたしますが、ご利用開始手順ページでも法人、個人事業別にご説明をしておりますので、よろしければそちらも事前にご一読ください。
あらかじめご準備いただくことで、より早くご利用開始ができます。
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まず、当社ホームページのお申込み・お問合せページからお申込みをお願いします。当社では特別のご事情がない限り、電話でのお申込みはお受けしておらず、お申込みページからの入力・送信をお願いしております。当社ホームページ画面右上のメニューで、「お申込・お問合せ」をクリックしてお申込みページへお進みください。
お申込み画面からお申込み（＝各項目入力後、一番下の「送信ボタン」をクリック）されると、すぐにお客様情報シート（Excelファイル）付きのお手続き案内メールをお送りします。
お客様は、①情報シートと②証明書（会社登記簿や代表者個人の運転免許証、社会保険証、住民票等の身分証明書のコピーなど）をメールまたはFAXでご提出ください。ご提出いただいた書類を拝見させていただき、不備・不明点などがなければ、ご提出後１時間～半日程度でお使いいただく電話番号を明記したご利用開始メールをお送りいたします。
当社の事務処理はかなりスピーディーですので、時間帯によってはお申込み当日からご利用開始が可能です。
（注1）当社業務の繁忙時はこの通りにならない場合もございます。あらかじめご承知おき下さい。
（注2）正式契約お申込みの場合は、書類提出だけでなく初回月の代金＋保証金のご入金も必要です。
【ご参照】お申込の流れをご利用開始手順ページでもご案内しております。
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初回代金のお支払時に月額利用代金と同額の保証金も併せていただきます。例えばスモールプラン（月額3,180円（税込））にお申込みの場合、最初のお支払時には、3,180円（プラン基本月額代金）＋3,180円（保証金）＝6,360円をいただきます。
保証金はあくまでお預かり金ですので、契約が終了となった際に最終代金のご入金を確認後にご返金させていただきます。なおご返金には、この保証金から未回収代金を差し引いた残金をご返金させていただく精算方法を取る場合もございます。
当社では入会金や初期費用というような名目の金額（＝当社の収入になる初期費用）は一切いただきません。また2ヶ月目以降はご利用代金だけのご請求となります。
【ご参照】保証金のお支払については、料金一覧の【電話代行の基本月額料金】の補足欄でご案内しています。
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ご提出いただく書類については、ご利用開始手順ページでわかりやすくご案内しております。
法人様、個人事業の方別にご案内しておりますので、是非お目をお通しください。
書類提出の第一の理由は実在確認です。虚偽・架空の組織名を名乗って電話を取り次いでしまうと、電話をしてきた方に間違った認識を与えてしまいます。また最悪の場合、社会問題となっている犯罪まがいの行為の手助けをしてしまうことになります。これらは管轄省庁の総務省が代行業者に課せている規定要件でもあります。ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。
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当社では月額3,180円のスモールプラン、月額6,160円のハーフプラン、月額11,920円のスタンダードプランの３種類の基本プランをご用意しており、いずれかにご加入いただきます。
お客様の会社の受電回数（多・中・少）に応じていずれかのプランをお選びいただきますが、回数の多いプランほど計算上の電話1件当たりの単価が5円安くなるようになっているだけです。電話応対や受電報告の仕方などの電話代行サービス内容は全く同じで、違いはございません。
以下、それぞれのご利用代金についてご案内いたします。
(1)スモールプラン･･･1ヶ月の電話報告20回迄の月額基本料金は3,180円（税込）。20回超の場合、超えた回数×@159円を加算
(2)ハーフプラン･･･1ヶ月40回迄の同上料金は6,160円（税込）。40回超の場合、超えた回数×@154円を加算
(3)スタンダードプラン･･･1ヶ月80回迄の同上料金は11,920円（税込）。80回超の場合、超えた回数×@149円を加算
【ご参照】料金の規定につきましては、料金一覧でご案内しております。
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電話番号のお貸出し料金は、選択されたプランの基本月額料金（スモールプランなら月額3,180円）に含まれており、別途いただきません。
（１つ目の貸出番号はすでにプラン料金に込みになっております。ご安心ください。）
なお２つ以上の電話番号貸出をご希望されるようでしたら、２番号目以降は１番号当たり月額1,100円（税込）にてお取扱いとなります。
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当社のプラン料金は完全定額制ではございません。
ほとんどのお客様の場合、1ヶ月で20回以内の受電報告で済んだときは基本料金の3,180円のお支払だけとなります。（スモールプランご加入の場合）
ただし、規定回数（スモールプランの場合は20回）を超えたお電話を受けた場合や、20回以内であってもオプション等の追加料金対象のご利用があった場合、またクレーム電話など受けた電話の対応次第で、基本料金とは別に割増料金を頂戴するケースもございます。
この点につきましては、料金一覧ページにてご説明をしておりますのでそちらをご一読ください。
当社は「電話秘書サービスは高いな。」と思われてご利用を躊躇されていた多くの方にご利用いただけるよう、非常に安価な料金を標準設定しております。つまり、基本料金（１回当たりの電話単価）には想定されるリスクの加算分（クレームや長電話、対応に苦慮するお電話など）をあらかじめ組み入れておらず、事実そのようなケースとなったお客様のみに対して事後加算（当該電話のみ200円以上～）をさせていただいております。これにより、支障のないお電話しか来ないお客様は「素」の料金単価で当社電話代行サービスを利用でき、最高のコストパフォーマンスを享受することができます。（実際も、ほとんどのお客様が割増料金の適用なくご利用されております。）
これこそが本来の「平等のお取り扱い」であると当社は考えています。
＜ご留意いただきたい料金一覧ページ箇所＞
・（ﾍﾟｰｼﾞ一番上）【電話代行の基本月額料金】の補足欄の(個々の電話に対する料金割増規定)
・（ﾍﾟｰｼﾞ一番下）【スポット依頼】ある期間の特定のご要望に対する対応サービス(=220円課金)
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当社が電話応対時にお聞きし、ご報告する事項は概ね下記の通りです。
①電話を掛けてこられた方のお名前（社名もあれば社名＋個人名）
②誰宛の電話か（御社のどなた宛か）
③ご用件
④折返し電話番号（教えていただけない場合は無しの場合もあります）
⑤折返しの希望日時（またはお急ぎか）
⑥電話を掛けてこられた方の様子（クレーム、憤慨、感謝など）
⑦その他ご要望いただいた事項で当社が承認した聞き取り事項
などです。
上記の内、①～④は基本対応事項として「必ずお聞きする」内容となり、基本料金で対応いたします。
（ただし、お聞きしても相手の方がお伝えいただけなかった場合や、お聞きする前に電話を切られる等、その時の事情によってご報告できない場合もございます）
報告して欲しい内容が①～④以外にもある場合、内容次第で、独自聞き取り（ヒヤリング）や商品注文代行のオプションのご利用をお勧めする場合もございます。
オプションの適用をさせていただく場合には、単価などの条件をご連絡し、お客様に諾否の事前確認をいたします。
当社ではオプション利用を付与された場合でも、お客様にご納得いただけるような代金計算方式を取っております。
これにつきましては、トップページの左サイドにある「オプション契約を付けても非常にお得！」のご案内ページにてわかりやすくご説明しておりますので、そちらも是非ご参照ください。
【ご参照】
・電話応対時の対応（例）につきましては、サービス内容でご案内しております。
（全ての電話共通の基本対応例、独自項目聞き取り（ヒヤリング）時の応対例、商品注文受付時の応対例の３つを挙げています）
・「オプション契約を付けても非常にお得！」のご案内ページも是非ご覧ください。
（ケース１）スモールプラン＋ヒヤリング代行
（ケース２）スモールプラン＋商品注文代行
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当社では受電報告の手段としてメール報告またはchatwork（チャットワーク）報告の２通りをご用意しております。
メールでのご報告を希望の場合はご指定先のPCや携帯（スマフォ）のメールアドレスへ、chatworkへのご報告をご希望の場合は、当社が用意しました御社グループチャット先へ電話終了後に即刻ご報告いたします。
この「お客様が指定されたPCと携帯のメールアドレス」とは、ご利用開始前にご提出いただいた「お客様情報シート」に入力（記入）いただいた社員名簿のPCアドレス、携帯アドレスを言います。
メールの場合、電話宛先の（=名指しを受けた）社員の方のアドレスへメール報告するのが基本ですが、「どのような電話も会社代表のアドレスへ報告を希望」や、「宛先の社員＋社長の２箇所へ報告を希望」というような複数のアドレスへの同時配信（要望）もお受けしています。（３名の方までの同時報告は無料です）
これに対しchatworkの場合は、個々の方のアドレス先へ送信するのと違い、チャットアプリへメッセージをUPするだけなので、グループチャットに参加されている社員の方の誰もがchatwork画面で受電報告内容を確認できます。さらにチャットツールなので、参加者同士で自由にトークすることも可能です。また、メールでは同時報告先が3名様を超えますと追加料金が発生しますが、chatworkの場合は参加者（＝受電報告閲覧者）の人数によって報告料が加算されることはございません。
【ご参照】トップページの「当サービスの特徴」の解説欄にてご説明しています。
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営業電話を無料でお断わりするサービスは、現在では多くの同業他社でも行なっているようですが、当社電話代行サービス発足当初からご提供している当社の特徴的なサービスです。
営業電話の判定や無料対応の適用基準については、お客様にご理解をしていただくために少々ご説明が必要です。下記の参照ページで丸々１ページを使って詳しくご案内をしておりますので、こちらをご一読ください。
【ご参照】＜当社の仕事・現場＞ページの「煩わしい営業電話は門前払いしています（無料対応）」をお読みください。
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まず、初回代金のお支払方法はお振込みとなります。
初回代金のお支払に関しまして、１０日間の無料お試し制度をご利用のお客様に対しては、無料お試し期間終了予定日の４、５営業日前にお送りする「ご契約ご案内（兼お試し終了通知）メール」でご案内をいたします。最初から正式契約をお申込のお客様に対しては、お申込み後にお送りする「お手続き案内メール」でご案内をいたします。
メールにはお振込みいただく金額やお振込先口座が書かれておりますので、ご利用開始前（お試しご利用のお客様はお試し終了日まで）に当社口座へお振込みをお願いいたします。
初回代金のご入金によって契約が成立いたしますと、次に、口座振替用紙を郵便でお送りいたします。２ヶ月目以降の代金のお支払方法は、お振込みまたは口座振替のいずれかとなります。
口座振替用紙を当社にご返送いただければ、翌月分の代金からは毎月２７日にご指定口座より自動引き落としさせていただきます。
ちなみに振替口座にされる口座名義人はご契約の会社名義でなくても構いません。個人名義や他社（ご系列先）名義でもOKです。
なお、２回目以降も引き続き振込でのお支払をご希望される場合は、当用紙のご返信は不要です。（用紙が返信されてこないときは、引き続き振込扱いでご請求いたします）
振込をご希望される場合は大変申し訳ございませんが、銀行での振込手数料はお客様ご負担でお願いいたします。
【ご参照】＜当社の仕事・現場＞ページの「ご利用代金のお支払スケジュール」もご参考ください。
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たまにご質問で、「一部の電話代行会社では在宅勤務をさせていて、赤ちゃんの泣き声が聞こえたりすることがあるが、御社では在宅で対応していたりするのか？」というご質問があったりしますが、当社は全員、自社コールセンター内で就業しており、個人宅などで電話を受けている人間は一人もおりません。
在宅勤務の場合、家庭内の音（赤ちゃんやテレビなど）が入ってしまうことも問題ですが、それ以上に問題なのが離席（トイレや家事、来訪者など）や他の電話対応中に、掛かってきた電話を取れない、ということです。電話は重なって掛かってきますので、組織（オペレータ群）全体でカバーできないと、重要な電話を取りこぼし、信用を失う結果となります。お客様の損害も計り知れません。
もし在宅のまま品質を維持しようとするとすれば、多大な人数（サポート要員）・監視（セコムのようなモニター監視）コストが必要となり、結果として安価なサービスのご提供ができなくなります。
在宅勤務は、「いつまでに、このボリュームの仕事を完成させてください」、というような期間成果を求める請負的な仕事の場合のみ有効です。当社の業態ではサービスの品質低下（リスク）と管理コストの両面で適正でないため、当社ではこのような体制は敷いておりません。
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現在、電話秘書センターのオペレーター全員が日本人の女性です。（過去には男性のオペレータが居た時もあり、今後も男性オペレータが入社することもあり得ます）
たまに受電が混雑しているときは、管理業務を行っている男性スタッフがサポートで電話応答する場合もありますが、その場合でも電話応答の仕方・クオリティに差異はございません。（ほぼ99%以上がオペレータ対応です）
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サービス実施は、平日の９時から１８時までとなっております。
平日とは、祝日を除く月曜から金曜までです。なお、土日祝日以外に休業とさせていただくのは年末年始休業期間がございます。
また現在はこれ以外の曜日や時間帯のサービス（選択肢）はご用意しておりません。
サービス時間外(平日の9時前や18時以降と休日を指します)に電話が掛かって来た場合は、どのお客様宛の電話でも女性の音声で下記のようなアナウンスが流れて電話が終了します。
「大変申し訳ございません。本日の業務は終了しました。営業時間は平日の午前９時から午後６時までとなっております。ご連絡ありがとうございました。」
なお、お客様ごとの音声アナウンスのカスタマイズのお引き受けや音声録音などは現在は行なっておりませんので、あしからずご了承ください。
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いいえ、いつでもご自由に転送ON、OFFを行なって下さい。
当社のサービスは、現在平日の午前９時から午後６時までとなっておりますので、外出の際に転送をONにしてお出掛けいただき、戻られた時や当社代行業務時間外に転送OFFにしてご自身で電話をお受け取りいただくのが一番よろしいかと存じます。
午後６時を過ぎますとオペレータの電話対応は終了しますが、時間外アナウンスへ切り替えますので、それ以降の入電に対しても失礼の無いようにしています。
また転送ON、OFFを行なう際にこちらへの事前連絡は全く必要ございません。必要な時にご自由に当社へ電話転送を掛けてください。
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転送利用の場合でも表記利用の場合でも、お客様（＝ご利用企業・個人事業主様）それぞれにお渡しする電話番号はそのお客様だけの専用番号となります。同一番号を複数のお客様が共用することはありません。電話を受けた際には相手の方より先にこちらから、「○○○株式会社でございます。」等の御社名またはご希望の応答名を名乗ります。一番自然な電話の出方をしますので、相手の方に不審なイメージを与えません。
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無料お試しサービスの時にお貸出しした電話番号は、正式契約へ移行された後も変わりません。
番号を変えてしまうとお客様に多大なご迷惑・ご面倒をかけてしまいます。例えば無料期間中にその番号をチラシや案内物に印刷していた場合、印刷をし直すことになり、大変なコストがかかります。当社では番号を変更することなくそのまま継続してお使いいただくようにしています。
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お貸出しする電話番号は東京03番号または050番号となります。
当社は東京の千代田区に電話秘書センターがあり、地域を示す市外局番については管轄エリアのNTT局（東京03）の番号しかご提供できません。電話転送でのご利用でしたら、当社への転送先番号として使用する（裏側の）番号ですので東京03で問題ございませんが、名刺印刷やネット表記など自社の番号として表に出して使われる場合は、御社の所在地との整合性も考慮され、東京03番号でよろしいかをご検討ください。東京03番号に不都合がある場合は、日本全国で通用する050番号をお勧めいたします。現在、官公庁や大手企業などでも050を連絡先に採用しているケースが増えてきています。
ちなみに050番号はNTTコミュニケーションズから調達しています。
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当社は電話代行会社ですので、お貸出しできるのは電話番号だけとなり、電話（受電）用途の電話番号と、FAX受信用の電話番号のお貸出しとなります。
住所貸しや郵便物の代行引き取り、私設私書箱などのご用意はしておりません。ご住所につきましてはレンタルオフィス会社やバーチャルオフィス会社のほうでご契約をお願いいたします。
当社のご利用代金はとてもリーズナブルなので、ご利用者の中には電話番号は弊社で、住所貸しは他の業者のサービスをご利用（併用）されている方も多くいらっしゃいます。
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ご用意している３種類のプラン間の変更はいつでも可能です。直接メールでその旨のご要望をいただければ、こちらで変更処理いたします。
請求データ締め処理の関係で、お申し出いただいた月までは既存のサービス代金でご請求させていただき、翌月ご利用分からご希望の新しいサービス代金にてご請求いたします。
このようにプランのご変更はいつでもお受けするようにしておりますが、当社からのお願いとして、お客様のご商売の繁忙期や閑散期に合わせて定期的にプランを変えるようなことはしないようにお願いします。
例えば、８月は注文が多いのでスタンダードプランに変更し、９月に入ったらスモールプランに戻す、というようなことを毎年繰り返されますと、当社の事務処理が煩雑となりますので、あくまで電話回数などの動向を見て、当社は平均的に電話が月○○件掛かってくるようなので、今後は最適と思われるこちらのプランに切り替えたい、というような状況判断の下でご依頼をお願いいたします。
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当社の契約は１ヵ月単位となっておりますので、メールにてご希望の解約月をご連絡ください。（メールでご連絡いただくことを基本としておりますが、お電話でも受付しております）
最短では、解約のお申し出（ご連絡）いただいた月の月末で終了できます。
極端な例として、5月31日に「5月末で解約したい。」というご連絡をいただいてもその通りお受けしております。
このように当社では拘束期間（例えば、ご連絡いただいた月の翌月分までお支払が必要など）は設けておりませんが、ご契約上区切りとなる月末日をご解約日としております。
もしもお客様のご都合ですぐに辞めたいというような場合は、その旨をご連絡いただければ即時終了（電話受信遮断）も可能ですが、この場合でも申し訳ございませんが最終月の代金は1ヶ月分いただき、日割り計算によるご精算はしておりません。
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この事業を始めるに当たり、まずお客様の立場にたって料金を決めました。
電話代行サービスをお探しになられている企業や個人の方が、「これならサービスを利用してみよう。」と思える料金水準にし、実際のご利用状況に応じて納得いただける料金規定にいたしました。
もちろん事業として成立できる金額にしなければなりませんが、その損益分岐点の到達月数はかなり先になることも覚悟の上でスタートしております。
正直、言うは易し行なうは難しの面も痛感しておりますが、当社のポリシーは正道であると信じ、今後も低料金（＝ご利用者の実勢に合った価格）の維持に努めてまいります。
また、安い＝電話応対の品質が劣るのでは、というご心配は無用です。むしろ女性オペレーターの能力が高くなければこの料金体系維持のための効率的運営はできません。当社スタッフの電話応対がスマート（優れている）である点は多くのご利用者からも評価いただいております。
ただミスが全く無いというわけではありません。様々なご指摘を受けることもございますが、今後ともお客様のご指導をいただきながら業務遂行をしていきます。
（電話の場合相手との対面トークではないため、傍若無人な電話や、いやがらせ電話もたまにありますが、お引受しているお客様の代理の立場をわきまえて丁寧に対応することを心掛けております）
さらに運営上の環境面で情報処理システムが大きく貢献しておりますが、この部分は当社の本業でもあり、この開発に社外流出コストが無い点も低料金運営に寄与しています。
【ご参照】トップページの「当社の電話代行料金が安い理由」の解説欄にてご説明しています
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