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オプション・追加機能についてのQA内容です。
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| (目次) ※クリックで該当のQA回答欄に移動します。 |
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| (Q1) |
相談会やセミナーの申し込みに関しては、先方の希望日時を第３希望くらいまで電話代行での受付時点で伺ってほしいと希望しています。
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無料の範囲となる基本対応では、お電話されてきた方のお名前やご用件、折返し番号の聞き取りとなり、上記の対応は当社ヒヤリングオプションでの対応が必要になります。
別途当該オプションのご案内をさせていただきますので、ご一読の上ご利用希望の場合はこの項目についてご連絡ください。ご連絡をいただいた後に当社にてお引き受けできるか判断をさせていただきます。
ご依頼内容次第で必ずお引き受けできるかは現時点ではわかりませんので、その前提で情報提供をお願いいたします。
なお当社HPのオプション案内ページで、ヒヤリングオプションをご利用いただいた場合の代金計算例を詳しくご案内しておりますので、よろしければそちらもご確認ください。
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| (Q2) |
商品注文代行の依頼を検討しています。その場合何に加入すればいいですか。またどのような料金計算になるのか教えてください。
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オプション付加をされる場合でも、まずは３種類の基本プラン(スモールプラン、ハーフプラン、ショートプラン)のいずれかにご加入いただく必要がございます。お客様の１ヶ月の電話回数に応じていずれかをご選択ください。基本プランの違いは電話件数が多いプランほど単価が安くなっているだけで、サービスの内容（電話応答の仕方）などはどれも同じとなります。
料金案内ページでもご説明しております通り、例え商品注文オプションを追加され当社が注文受付を行った場合は、その電話についてはオプション単価が適用され、基本プランの料金に上乗せとなります。
料金案内ページの「オプション５：商品注文受付業務」の補足欄で、具体例で料金計算方法をわかりやすくご説明していますので、そちらもご参照ください。
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| (Q3) |
オプションの通話中電話転送サービスについて教えてください。
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受電対応中当社オペレータの判断で、折返し番号を教えてもらえない等進展しない状況を打開するため、許可いただいた携帯番号などへお電話をそのまま転送（お繋ぎ）するサービスです。
相手の方に「このお電話をこのまま当社担当へお繋ぎいたしましょうか？」と確認をし、ご希望になられた時に転送操作をいたします。
電話転送を繋げた時には、155円（1回。税込）のサービス料をいただきます。お出にならない時はサービス料はいただかず、転送（=呼び出し）を解除して再度こちらで電話対応を続けます。
電話してきた方の発信番号履歴にはその方がダイヤルした番号が残り、相手の方に転送先番号（携帯番号）は知られません。
なお基本は折り返し番号をお聞きする対応です。初手から転送実施を前提に会話をするわけではございません。あらかじめご承知おきください。
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| (Q4) |
別の事業のためにもう１つ電話番号が欲しいのですが。
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了解いたしました。御社が営んでいる事業・サービス用にご入用とのことですので、お貸出し電話番号をもう１つご用意いたします。この場合月額１１００円が加算されます。
なお追加でご利用いただく番号の電話応答名は、現在の応答名とは違う言い方にできますので、ご希望の応答名があればご連絡ください。
（例えば現在は「○○○株式会社でございます」を名乗っておりますが、２つ目の番号の受電時には「□□□サービスの○○○株式会社です」というように番号単位で変えられます）
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| (Q5) |
携帯メールアドレスの登録が無いお客様への連絡
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この度のお客様情報シートには、ご報告先として携帯電話のメールアドレスの記載がございませんでした。
緊急な取次ぎ要請や待ち合わせ時間変更などのご連絡があった場合に、すぐにご報告メールを確認いただける携帯電話のメール受信は非常に便利です。
現在はお客様ご指定のＰＣアドレスのみを報告先として登録いたしますが、是非ご検討くださいます様お願いいたします。
（ＰＣと携帯両方のアドレスへメール報告が可能です。）
なお当社では受電内容のご報告はメールのみとなっており、電話報告は行なっておりません。この点もあらかじめご了承ください。
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| (Q6) |
受電報告サービスをメールからchatworkに変更をお願いしたいと思います。
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受電報告内容の受け方としてメールからchatへ、またはその逆をご希望の際は、まず当社にメールでいつから変更（ご利用開始）を希望されるかの日付をお知らせください。
（ご案内）
・ご要望があれば月の途中からでもご利用開始可能ですが、例えば当月の２０日からご利用開始希望をされても、当月分のオプション料金（下記ご案内）の月額550円は全額発生いたします。
・ご希望日がご連絡いただいた当日など当社ならびに御社側のご準備が間に合わない場合はその分開始日がずれ込みます。あらかじめご了承願います。
・chatworkによる受電報告方法にする場合は、オプション料金として月額550円（税込）がかかります。（メール報告はオプション扱いではありませんので無料です）
・2021年5月以降からchatwork利用を希望される場合は、大変申し訳ございませんが事務手数料として1100円（税込）を申し受けます。次月のご請求時にこの代金を加算させていただきます。（この代金はご依頼時の１回限りのご請求です）
・chatworkへの変更希望の方には、chatworkご利用の仕方についてまとめたPDFファイルもお送りしておりますので必ずご一読をお願いいたします。
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| (Q7) |
転送設定をし外出、そのまま直帰した場合等で、１８：００以降解除できない場合は設定は御社で自動的に電話転送解除となりますか。あくまでも、当社で電話転送解除をする必要がありますか。また、当社での転送解除が必須の場合は、転送解除できない18：00以降の電話は、どのようになりますか？
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電話転送サービスは当社がご用意しているサービスではなく、お客様がお使いの電話会社のサービスですので、当社ではお客様側の電話転送の設定やONOFFの切り替えについて、ハッキングになるために一切関与しておりません。従いまして自動的に（＝当社側の設定で）転送解除になるということはありません。
なお、時間外になりますと当社に回ってきたお電話については時間外メッセージ（テープ）が流れるようになっています。（”本日の業務は終了しました。・・・”）
このアナウンスで構わないようでしたら転送されたままでも結構ですが、電話応答されたい場合はお客様のほうで電話転送を解除いただき、御社のほうで電話が取れるようにしてください。
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| (Q8) |
3つのメールアドレスを登録していたかと思いますが、3つ同時には送信されないのでしょうか？
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今回のご連絡で同時報告をご希望されていることがわかりましたのでので、今後は３箇所（＝2名の方）へ受電報告メールを同時送信いたします。
当社では３名様のアドレスまでは無料で同時配信しています。それ以上の人数宛をご希望の場合は、それ以降１名追加ごとに月額２２０円（税込）がかかります。（例えば５名様のアドレスへ同時配信の場合は２２０円×２（名超過）＝４４０円です）
なお、在籍者名簿の登録アドレス（各人の報告先）と、同時配信を行うアドレス指定とは、まったく別の定義（捉え方）となります。
どのようなお電話でも名簿登録した各人の方のアドレスすべてに常に同時配信する、ということをデフォルトとして当社が定義をしたとすると、仮に在籍者人数が１０名程度あった場合はそれだけで大変な手数になります。またこのような報告を希望されることは例外的です。
それゆえお客様情報シート（Excel）の記入欄には、在籍者名簿一覧とは別に、複数先の同時配信を希望される際に記入する欄を別途設けております。
今後、同時配信先の変更等をご依頼される場合は、明確に”同時配信先について○○を希望”というようにわかるように書いていただけるとご要望の区別がつきやすく、助かります。
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| (Q9) |
ホームページの会員ページより下記申請しましたが、こちらで大丈夫でしょうか？
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ＨＰからデータ変更等の申請をされた場合は、申請画面上にご説明をしております通り、必ずＨＰ内の申請結果ページで、申請内容の決着状態を自ら確認してください。
受付状況次第では承認だけでなく、否認や条件付き（追加のご連絡待ちなど）保留措置などのコメントを付記しています。
なお、申請内容によっては詳しいご説明をして更なる回答をいただかないと処理ができないものもあり、この場合は別途メールでご連絡もいたします。この場合でも申請結果のコメント欄にはメールする旨を記載いたします。
遺漏なく処理が完了するようご確認をお願いいたします。
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| (Q10) |
例えばヒアリング5項目の場合、通常プランで聞いていただいてる名前、折り返し電話番号の他に別に5項目を聞き取ってもらえるという理解でよろしいでしょうか？
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ご連絡いただいた通りで間違いございません。お名前とご用件、相手の方の折返し電話番号は通常対応の範囲で聞き取り対応をしますので、オプションの聞き取り項目数には含みません。
ただしお聞き取りをした場合でも、相手の方がお答えいただけない限り報告には入りません。必ずご報告できるという訳ではございませんので、この点もお間違いのないようにお願いいたします。
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| (Q11) |
一般電話とフリーダイヤルの1回線ずつ貸出希望。
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当社ではフリーダイヤル（ＦＤ）の番号貸出はしておりません。ＦＤ番号をお貸出しすると、電話代行会社の当社側に通話料負担がかかることになってしまうからです。当社では通話料のご請求プランはご用意はございません。
なお東京０３の固定番号のお貸し出しは問題なく可能ですので、この点をご理解の上でご利用をご検討願います。
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| (Q12) |
下記４名宛の場合、sales@****.co.jpと下記個人のメールアドレスヘ報告送信願います。それ以外のスタッフ宛の場合は、sales@****.co.jpとinfo@****.co.jpへ報告送信願います。
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当社では、無料サービスとしてご提供している複数先アドレスへの報告について、可変条件（＝〇〇の時は・・・、□□の時は・・・）のある報告先指定は受付不可としております。
（お引き受けできないケース）
・○○の内容の連絡については、□□さんと△△さんの２名へ、それ以外の電話内容であれば、□□さんのみへ
・□□さん宛の電話は□□さんのみ。それ以外の宛先の電話は□□さんと△△さんの２名へ
（お引き受け可能なケース）
・（どのような電話でも）名指しの本人と△△さんの２名へ
・（どのような電話でも）abc@abc.comと△△さんの２箇所へ
つまり異なる条件での報告先指定はお受けしておりません。条件なしでの報告指定であれば複数アドレスへの配信は可能です。（当社では３名の方の同時配信までは無料対応しております）
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| (Q13) |
FAX内容はどのような方法で送ってくださるのでしょうか？
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お客様のＰＣアドレスへ、添付ファイル（ＰＤＦ）付のメールで報告いたします。
FAX送信によるご報告ではなくメールでご報告しますので、お客様のほうでFAX機能をお持ちでなくても大丈夫です。
なおchatworkオプションをご利用中のお客様の場合は、受電報告だけでなくFAX受信もchatwork報告（PDFファイルUPLOAD）いたします。
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| (Q14) |
商品注文オプションを付けて申込いたします。オプションサービスもすぐに利用開始になりますか？
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無料お試し期間中は商品注文オプションのご利用はできませんので、このオプションのご利用を即時希望される場合は、最初から正式契約のお申込みをお願いいたします。
次に重要な点としまして、注文オプション対応ができなければ電話代行サービスの利用はしないおつもりであれば、ご入金はすぐには行わず、当社からのご利用審査結果お受け取り後にお願いいたします。
あらかじめご入金がなされておりますと、当該オプションのお引き受けをしない決定（審査結果）をした場合でもご利用開始が行われ、その後キャンセルをされても初月の代金のご返金はできなくなります。
この点、ご留意の上でお手続きをお願いいたします。
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| (Q15) |
通話中電話転送サービスについて、転送されて受けた時に最初は御社のオペレーターさんから案内はしてくれるのでしょうか？
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その通りでございます。
御社が当社からの転送電話に出られた際には、まず当社オペレータと会話することになります。
オペレータが今受けているお電話の会話状況などを簡単にご説明し、その後に相手の方と直接話しができるよう、保留中のお電話をお繋ぎします。
いきなり相手の方に繋がるわけではございませんのでご安心ください。
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| (Q16) |
通話中電話転送サービスについて、転送されていた時に電話に出られなかった場合はどうなりますか？
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5コール程お客様ご指定の電話番号を鳴らしても応答が無い場合は転送を解除し、当社オペレータが引き続き相手の方と会話をいたします。（繋がらなかった旨を相手の方にお伝えします）
なおこの場合は電話転送オプション料金155円はかかりませんが、その後も当社が相手の方と電話の通話を行なうことで、当初から起算した通話時間が長くなり過ぎた場合は、別の規定の「長時間電話対応」として200円以上の割増料金が適用される場合もございます。
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| (Q17) |
ネット上で受電内容を確認できるとのことですが、利用の仕方について教えてください。
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当社では無料でご利用できるお客様専用ページをご用意しており、その中に直近6ヶ月の受電報告内容をご覧いただける画面がございます。
受電報告内容は、電話を受けた際にメール報告している内容と全く同じです。さらに一覧形式で表示していますので、時系列で全体を把握できます。抽出条件指定をすれば特定の情報だけを一覧に絞り込み表示できますので非常に便利です。
お客様専用ページ（マイページ）のご利用の仕方ですが、当社よりご利用開始時にメール添付でお送りしました利用内容書PDFファイル内にログインIDとパスワードが書かれておりますので、当社HPのトップページの「ログイン」欄からログインしてください。
マイページには受電報告内容だけでなく、お客様登録情報・変更依頼（申請）画面、変更（申請）結果一覧の３画面がございます。是非ご活用ください。
（ログインキーワードが分からないなど、不明な点がございましたらメールでご連絡いただければご案内いたします。）
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| (Q18) |
ヒヤリングオプションの利用をしたいのですが、依頼の仕方を教えてください。
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ご希望のヒヤリングオプションについて別途メールにてご案内をさせていただきます。
そのメールに書かれている質問事項にご回答ください。ご要望内容を拝見させていただき、当社にはお引き受けできるかをご回答させていただきます。
お引き受けできる場合は、お引き受け条件（オプションご利用単価など）もご通知いたしますので、その条件で依頼を希望されるかもご返事ください。ご希望のご返事をいただいた場合に、すぐにご準備をさせていただきます。
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| (Q19) |
商品の質問に対する回答を幾つか用意しますので、ヒヤリングオプションで対応していただけますでしょうか？
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大変申し訳ございませんが、当社ではＱＡ対応はお引き受けしておりません。お客様が希望されている当社ヒヤリングオプションはこの対応を実現するものではございません。
ヒヤリングオプションとは相手の方からご要望をお聞きする（ヒヤリング）というものです。例えば「カタログを送ってほしい」と言われた時に、お届け先の住所をお聞きする、というような会話のやりとりです。
これに対し、QA対応は相手の方の質問に対する回答を行う行為となります。
回答や説明行為は非常に責任を伴います。さらに電話の最中、１つ回答（説明）をするとさらに派生する質問を続けて受けることも多く、しどろもどろになってしまう恐れがあり、せっかくの新規見込み客に不審感を与え、ビジネスチャンスを失うことになるかもしれません。
回答や説明行為は顧客獲得の最も肝となるものです。これは当事者でしっかりと行うべきものであると当社は考えておりますので、「担当者より折返しご連絡申し上げます」という対応をいたします。
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| (Q20) |
社員の登録数と電話の報告先の人数の規定のところがよくわかりません。
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当社の社員名簿登録と同時報告の人数に関する料金規定をご説明します。
・在籍されている社員の方の登録人数は１０名様までは無料で、それ以上居られるときは、以降１０名単位の追加で５５０円（税込）の月額代金がご利用代金に加算されます。
（例）１８名在籍なら５５０円、２４名なら１１００円（月額）が加算となります。
・受けた電話のご報告先は基本的にご本人様宛にご報告しますが、例えば本人と社長の２名に常に報告希望、というように最大３名様まででしたら無料で複数の方に同時報告をいたします。
なお、３名を超える報告アドレスへ報告希望の場合は、以降１名追加ごとに月額２２０円（税込）が加算されます。
（例）５名様へ常に報告希望なら、２２０円×超過人数２名＝４４０円（月額）が加算となります。
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| (Q21) |
グーグルカレンダーを共有しての予約受付対応をしてもらえるでしょうか。
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大変申し訳ございませんが当社の秘書代行では、当社内部で管理している情報システム情報に基づく操作・対応のみとしており、これ以外の外部ツールやアプリなどへの操作や参照などの対応はお引き受けしておりません。あしからずご了承ください。
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| (Q22) |
先日より携帯電話が故障したので報告メールを失ってしまいましたが、インターネット上の電話報告一覧を確認し、重要な連絡を確認できました。非常に良いサービスを無料で使えて助かりました。
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このようなご連絡をいただきまして大変光栄です。
インターネットさえ使えれば、出張先などの出先からでも２４時間いつでもお好きな時に、当社HPのお客様専用ページから受電報告内容を初め、各種登録情報を閲覧できますので、今後もご活用いただけますと幸いです。
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| (Q23) |
商品注文代行のために必要な情報の記入は何か決まったフォームがあるのでしょうか。
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商品受注対応もご希望される旨を当社にご連絡いただきますと、このオプションお引き受けに関するご案内をメールいたします。メールでご案内いたします必要な情報について事前にご回答をお願いいたします。
販売商品情報について、商品名一覧などの御社データファイル（Ｅｘｃｅｌなど）があれば、そちらのファイル添付でも結構です。（商品名、売価、単位名（袋、冊など）の必要項目をご連絡ください）
なお、商品注文情報やご要望次第では注文代行をお引受できない場合や制約を設ける場合もあります。
商品注文は、あくまで電話代行のオプションサービスとしての位置づけであり、安価な料金での対応となるために当社の対応可能範囲でお引き受けを判断しております。（必ず当社より審査結果を事前にご連絡します）
またお引受する場合でも、情報登録等に時間を要しますので開始時期は遅れる場合もあります旨あらかじめご了承の程お願いいたします。
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| (Q24) |
商品の受注受付をお願いした場合、注文電話の時だけオプションの値段になるのでしょうか？それとも、受けた電話はすべてオプションの値段になるのでしょうか？
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電話ごとに請求単価管理をしていますので、商品注文を受けた電話については330円（商品数に応じてこの単価以外となる場合もあります）、注文電話ではない通常の電話を受けた時には159円（スモールプランの場合）で計算します。
（１ヵ月のご利用代金は各電話の適用単価×回数によって算出した金額となります）
従いまして、全ての電話に対して割増となるオプション料金単価を適用する訳ではありません。
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| (Q25) |
ＦＡＸ受信は休日や夜間でも受信してもらえるのでしょうか？
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時間外・休日にFAXが来た場合は、電話と同様に当社では受信はいたしません。
理由はFAXの書面上に誰宛（＝当社顧客先）が明記されていない場合、複数FAX受信をご利用されている当社顧客の内、どの顧客宛か特定できないからです。
ご報告先が分からない状況で受信だけしてしまうと報告ができませんので、大変なことになってしまいます。従いまして当社では、敢えて時間外の受信はしないようにしております。
なおFAX受信をしないということは送信元では未送信（またはエラー）状態で履歴が残るはずです。
御社に不達の確認連絡がきましたら、当社営業時間内（平日の９時から１８時）に再度送信していただくようお伝え下さい。
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| (Q26) |
ネットから情報が見れるとのことですが、ログインＩＤ、パスを登録した記憶がありません。
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当社より契約時または無料お試しご利用開始時に、メール添付にて電話代行契約内容書またはお試し内容書というPDFファイルを送付しておりますが、その書面内にキーワードが書かれています。（御社のキーワードは下記の通りです）
（ID） ○○○○○
（PWD) ○○○○○
上記を当社HPにあるお客様専用ページのログイン画面で入力ください。
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| (Q27) |
現在03－****の局番の電話番号をいただいたいますが、今回新たにFAX番号を追加したときは同じ局番号でご用意いただけますか？
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ご連絡をいただきましたので、ストックの番号を確認いたしました。ご希望の局番号でもう1番号ご提供することは可能です。なお大変申し訳ございませんが、現在お貸出ししている電話番号と連番にはなりません。
ご希望される場合はこのメールの返信にて、「****局番のFAX番号希望」の旨をご連絡ください。すぐにFAX専用番号としてご利用開始できます。
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| (Q28) |
急にマイページにログインできなくなりました。先週はログインできていました。
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ご連絡いただいた御社専用のログインIDとパスワードは合っておりますが、現在御社は代金未払いとなっています。こちらで催促のご連絡メールを差し上げましたが、その催促期限日を過ぎましたのでステータスが未払いとなり、ご解約などの契約終了となったときと同様、お客様専用ページは使用できません。
至急未払代金のご入金をいただくようお願いします。ご入金後に状態が有効（正常）に戻りますので、その後にログイン可能となります。
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| (Q29) |
今年に入ってからの分でかまわないのですが、利用状況を教えてください。月にどのくらいの頻度かを把握したいと思います。(メールでも郵送でもかまいません)
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申し訳ございませんが、当社のほうで御社のご利用状況をまとめ上げてご報告することはお受けしておりません。
その代わりとしまして、当社サイトにあるログイン画面から御社のMyページに入り、電話履歴一覧画面でご確認ください。その都度、メールでご報告した過去６ヶ月以内の受電内容を画面で確認することができます。
（IDとパスワードはご交付しました電話代行契約内容書（PDF)に記載されています）
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| (Q30) |
FAX番号もお借りしたいのですが、お試し利用後の契約成立後からとなりますか？
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FAX番号の追加貸し出し＋FAX受信サービスは契約成立後でないと利用できないわけではなく、無料お試し期間からご提供をしております。
10日間の無料お試しサービスお申し込みの場合でも、ご利用希望の旨をお知らせいただければ電話用とFAX用のそれぞれの番号をご用意いたします。
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| (Q31) |
LINEでの報告は可能でしょうか。
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申し訳ございません。当社ではLINEでの受電報告は行っておりません。
なお、LINEと同じ機能のchatworkでのご報告でしたら可能でございます。chatworkによるご報告はオプション扱いとなり、報告料として月額550円（税込）が別途かかります。chatworkはLINEと同様に無料でダウンロードして使えるアプリですので、是非こちらのご利用をご検討ください。
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| (Q32) |
chatworkでの利用を考えています。この場合の申込→契約代金入金と書類提出→利用開始の流れを教えてください。
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chatworkでの受電報告を希望される場合のお手続きからご利用開始までの流れは概ね下記の通りです。
①当社HPのお申し込み画面よりお申し込みください。その際、「メール報告」または「chatwork報告」のどちらかを選択（チェック）する箇所がございますので、chatworkのほうをご選択ください。
②当社よりお手続きのご案内メールをお送りしますので、正式契約のお申し込みを希望されている場合は、メールでご案内している初回時の代金お振込みと、お手続き書類のご提出（メール添付またはFAX）の両方をお願いいたします。
③書類内容の確認・情報登録完了とご入金確認後に、契約成立のご通知メールをお送りします。事前にご利用開始希望日をいただいていない場合はこのメールご通知日がご契約日となります。このメールにはchatworkへの参加手順案内書ならびに契約内容書（ともにPDF）などが添付ファイルとして付いています。
④最初のchatworkのグループチャット参加申請が来て、当社がchatworkで許可処理をした時点で、御社の電話代行サービスが始まります。これはお一人以上の参加者の登録がないと、受電報告を御社専用のグループチャットに入れても御社は確認・対応ができませんので、このような流れとなります。すぐにご利用開始となった旨のメールをお送りします。このメールには電話転送テストをお願いする点も記載しますので、ご都合の良い時にテスト電話をお願いします。
流れは以上の通りです。
重要な点は、契約日はご入金確認日、サービス開始はchatwork参加申請受付後という点です。
メール報告でのご利用の場合は、入金確認日即利用開始にしても受電報告は御社のほうで確認できますが、chatworkの場合は当社が用意した御社グループチャットに参加済にならないと受電報告を見ていただけないために、このような仕切りとなります。
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