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当社サービス内容・電話対応についてのQA内容です。
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| (目次) ※クリックで該当のQA回答欄に移動します |
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| (Q1) |
電話転送サービスと、貸出番号を自社番号として表記利用サービスの違いを教えてください。
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電話転送サービスとは固定電話番号をお持ちのお客様が当社へ電話転送をすることで、お客様の電話番号に掛かってきたお電話を当社が代わりにお受けするご利用方法のことを言います。電話転送をするためには、お客様がお使いの電話会社が提供している転送機能（有料サービス）にご加入いただく必要があります。（ビジネスフォンをお使いのお客様は、電話会社の有料サービスを使わなくても転送機能が備わっている場合がほとんどですので、ビジネスフォンの操作マニュアルをご確認ください）
これに対し、貸出番号を自社番号として表記利用されるサービスとは、当社よりお貸出しした電話番号（東京０３番号）に直接掛かって来たお電話をお客様の会社宛のお電話として受電対応するサービスです。
現在、固定電話を持っていないお客様や、特定のサービス用に東京０３番号を用意したい、というようなお客様に最適なご利用方法です。
すでに会社の電話番号をお持ちのお客様でしたら、お申込みページで「転送利用」をご選択いただき、こちらでお貸しした電話番号をそのまま名刺やネット上などに表記されたいようでしたら、「表記利用」のほうをご選択ください。
（電話番号は持っているが特定のサービスの受電専用に番号を借りたい、という場合も表記利用をお申込みください。）
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| (Q2) |
取引先からの電話は坂本のアドレスへ、銀行や役所関係は田口へ、それ以外は太田のアドレスへ報告メールをもらえますか？
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当社ではご用件・電話内容別にご報告先アドレスを指定いただくことはお引き受けしておりません。
これは当社スタッフでは判断・区別できない内容のお電話も多く、御社の事業・サービス内容やお取引先をすべて認識しているわけではございませんので、間違った判断をしてしまう恐れがあるという点と、このような区分けのご依頼について今後変更や追加が生じた場合、そのための情報管理（更新）やオペレーターの認識に非常に負荷がかかってしまいます。
当社ではシンプルに電話をお受けした際に口頭でお名前を名指しされた場合（”〇〇さんお願いします”）に、その方宛のお電話としてご報告するようにしております。
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| (Q3) |
スモールプランに加入した後、ハーフプランに変えることはできますか。
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このご質問については「よくあるご質問集」の、「(21) プランの変更はいつでもできるの？」の欄でご回答しております。
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| (Q4) |
私は○○県で事務所を自宅でしていますが、電話の番号はどうなりますか？こちらは東京番号のみですか？
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ご自宅の電話番号を留守中などに転送設定いただき、転送されてきた電話に対して、当社女性スタッフがお客様の会社スタッフとして名乗り、代わりに伝言をお聞きするサービスの場合は、発信者はお客様の電話番号以外知ることはありません。
ただ、当社がお貸し出しする電話番号を御社の番号として表記利用（＝その番号を名刺などに表示させたい）をご希望の場合は、こちらは東京千代田区局の番号しか持ち合わせておりませんので、東京03番号をお使い（=表示）いただくことになります。
電話転送と番号表記の利用の違いは、当社に掛かってくるまでの電話のルートの違いを意味するだけで、どちらのご利用方法であっても当社の電話代行サービスや料金体系は全く同じです。
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| (Q5) |
貴社へ転送された当社の電話が、貴社側の都合によって話中になったり、電話に出られなかったりする場合はありますか？ある場合はどの程度の確率でしょうか？
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話中になったことは過去一度もございません。当社が用意している受電チャンネル数には余裕がありますので、満杯になったことは一度もございません。
ただし、電話に出れないというのはお客様側の転送の仕方や、電話をかけてきた方が切ってしまうことなどにもよりますので、可能性はあります。
当社側ではほぼ１回～５回程度以内の呼出しで受電対応しておりますが、相手が待ち切れずに切ってしまうこともあります。
特にお客様側からの電話転送の仕方が、御客様側で数秒間コールした後に応答無しなら当社に転送する、というような設定をされていますと、当社側に転送されてきた１コール目は、すでに数コール呼出し後となっていますので、掛けてきた人からすると相当待たされていることになります。こちらで電話を取ろうとしたら寸前に切られたり、取ったらいきなり、「どれだけ待たせるんだ！」などと文句を言われるようなこともあります。このような点も踏まえて電話転送の設定をご考慮いただけると助かります。
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| (Q6) |
受けてもらった電話の内容は、いつ、どのようにして報告してもらえますか？
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このご質問については「よくあるご質問集」の、「(9) 報告はどうやってくれるの？」の欄でご回答しております。
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| (Q7) |
電話転送サービスを初めて利用するので内容を教えてほしい。
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当社がご用意しますお客様専用の転送先電話番号（東京03）へ転送設定していただければ、ご希望の通り、お客様の電話機にかかってきた電話が当社へ転送されますので、お客様の会社のスタッフの立場で御社名を名乗って電話をお取りいたします。
電話を掛けてこられた方（発信者）には、電話代行会社で受けていることはわかりません。
なお、お客様の電話番号から当社への電話転送をするためには、現在お使いの電話会社（ＮＴＴやＫＤＤＩ）へ電話転送サービスの事前のお申込が必要となります。電話会社にお問い合わせいただければ、お申し込みから設定について案内してもらえますので、まずはお使いの電話会社へご連絡ください。また、ほとんどの電話会社のホームページ上から設定操作マニュアル（ＰＤＦ）を無料でダウンロードできます。
電話転送設定は、転送元の電話番号所有者であるお客様側で行なっていただくもので、ハッキング行為と等しくなるため当社が代わりに行なうことはできません。
当社への電話転送のON、OFFは必要な時にご自由にしていただいて構いません。転送を掛ける直前に当社へその旨をご連絡する必要はございません。
電話代行サービスのご利用代金についてはホームページに掲載している通り、月額3,180円プランからご用意しております。また、１０日間の無料お試しもご用意しておりますので、是非ご利用いただければと思います。
（ご契約やお試し利用ともに、ホームページのお申込画面からエントリーしていただければ、こちらよりお取扱いに関するご案内メールをお送りする段取りとなっております）
当社サービスは現在、国内でダントツに安いため只今多くの方からお申込みをいただいておりますので、安心してお申込ください。
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| (Q8) |
受付報告メールを本人だけでなく、本人と代表の田中の両方に送っていただくことは可能ですか？
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複数のメールアドレスへ同時配信を希望される場合、３名様までは無料で承っております。
２名様のアドレスへ報告メールの同時配信をご希望されておりますので、今回のご依頼は無料で承ります。
なお、もし3名を超える人数の報告をご希望される場合は、大変恐縮でございますが、１名様追加ごとに月額220円の加算でお取扱いさせていただいております。
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| (Q9) |
営業電話をどのように見極められていますか？
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営業電話に対する無料対応（受電回数に入れず、ご報告もしない）についてですが、営業電話であるか否かの判定は、あくまで会話で判断をする、ということです。
その都度会話で判断している理由は、以前は当該会社からの連絡は必要の無いセールス電話であったとしても、月日の経過で御社が当該企業とお取引が開始されていることもあり得ます。
企業名を登録し、単に当該企業からの電話であればすべてお断りする、という対応は、秘書センターとしての立場上非常に危険な行為でお引き受けはできません。
またセールス電話については、悟られないよう巧妙な言い回しをしてくる業者も多く、明確に判断できない場合もあり、この場合ご報告しないことによるお客様側の機会損失（連絡しないことによるビジネス上、取引信用上の損失）を考慮し、グレーゾーンの電話はご報告させていただくことにしております。
この方針によって判断と対応をしており、完全な排除は難しいですが、たぶん8割以上の営業電話を当社で門前払いできていると思われます。
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| (Q10) |
御社の電話取次の仕方を教えてください。
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当社の電話代行サービスは電話の一次受けサービスとなります。お電話が掛かってきたときはまず御社名を名乗って電話をお取りします。その上で「担当は只今外出しておりますので、こちらから折り返しご連絡いたしましょうか」という対応を行い、お電話いただいた方のお名前やご用件、折り返し番号をお聞きいたします。
上記の対応が電話取次の仕方となりますが、相手の方が折り返し番号をお伝えいただけない場合もございますので、折り返し番号がご報告に入るかは状況次第となります。（番号をお聞きできなかった場合はその理由を受電報告に付記するようにしています）
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| (Q11) |
御社の電話秘書サービスでは、電話を受ける時に○○○○株式会社の加藤です、と固有の氏名で名乗ることはできますか？
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電話を受ける当社スタッフはその都度変わります(空いているスタッフが取ります)ので、特定のお名前で取りますと何名も加藤さんがいることになり、非常に不自然です。何度も電話連絡いただく方が居られると、「お宅には何人加藤さんがいるの？」と不審を持たれます。また当社ご利用規定上の観点からも、当社では不実対応（ダミー情報）のご依頼は一切お受けしておりませんので、このような対応はできません。
当社では社名を名乗ることを基本にしています。社名だけでなく電話を受付した個人名を入れたい場合は、実際に電話を受けた当社オペレータの名前を入れて電話応答しています。
（例）「○○○○株式会社□□（当社オペレータ名）でございます」
現在このような形でご利用いただいている他社様もいらっしゃいます。
この対応でよろしいかご検討ください。
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| (Q12) |
以前の電話秘書代行会社がちょっと丁寧すぎる応答で合わなかったので、御社はどうでしょうか？
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当社の電話代行は、留守中に掛かってきた電話を女性事務員が代わりに取るようなイメージでの電話対応となり、「あいにく、担当者（または名指しの○○）は外出中ですので、こちらから折り返しいたしましょうか？」という、ごく自然な対応となります。
おっしゃる通り、あまり丁寧過ぎたり丁寧語を多用してしまうと、お客様の会社の業種や普段のお姿から、逆に不自然さを相手の方に与えてしまいますので、会社としてごく普通な受け答えをしています。発声の仕方も含め、ご指摘のような秘書を彷彿させるような感じではありません。
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| (Q13) |
電話を受けてもらった後、即コールバックをする事は難しいため、「連絡は少し遅くなる」という様な対応をして頂く事は可能でしょうか？
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申し訳ございませんがこのような伝え方をしますと、相手の方によっては文句を言ってきたり、電話を切れなくなってしまう恐れがあります。
その場合、当社が板挟みに合い、文句を言われ続けることになり、割増料金の適用や、酷い言われ方をされた場合や改善されずに何度もこのような電話がきますと代行契約を終了させていただくことになる場合もございます。
お急ぎの方、重要な連絡をされてきた方もおりますので相手の方のご事情を優先してお考えいただき、折り返し対応は速やかにお願いいたします。
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| (Q14) |
電話内容についてはその都度適切な社員に報告メールを頂けるものと理解しておりますが、間違いございませんか？
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当社の受電報告を行なう先のメールアドレスにつきましてはルールがございます。以下、そのご説明です。
名指し（誰宛）のあるお電話で、御社からいただいた社員名簿内にその方のアドレスがある場合は、そのアドレスへ報告メールをお送りします。
名指しの無いお電話や、アドレス登録がない方宛のお電話は、名簿最上位（会社代表者や当サービスご責任者など）の方のアドレスへ報告をいたします。
名指しのないお電話につきましては、そのお電話内容から、名簿最上位の方より最適な方がいる場合もあるかもしれませんが、当社ではわかりませんので上記を報告の仕方の基本ルールにしています。
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| (Q15) |
電話のあった○○は元の社長で、高齢により辞任されました。
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ご連絡の件、承知いたしました。退社されたとのことですので、この方を在籍者から退職者として情報変更をいたします。当社では一定期間（状態は退社で）は情報を保持し、ビジネス電話もあり得るためこの方宛の電話も対応いたします。（一定期間後は抹消となります）
御社の電話番号に掛かってきたお電話である以上、この方宛の電話が来た場合でも退社情報がある期間は御社に報告させていただきますので、受電報告を受けられた際には相手の方へのご対応につきましてはよろしくお願いいたします。
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| (Q16) |
特殊な質問等、分からなければメールで返事するよう伝える、と言った具合に質問を受けて回して頂ければ大丈夫です。
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上記の件ですが、当社では電話をしてきた方には全て「担当より折り返しご連絡しましょうか？」として折り返し電話番号を聞く対応となります。
「担当よりメールでご連絡（回答）します」という対応はしておりません。電話をしてきた方にこのように「こちらから後ほどメールでご連絡します。」などと伝えると、クレームになる恐れがあり電話を切れなくなります。（”メールなんかもらっても埒が明かない”、”口頭で詳しく聞きたいから電話したんだ。”、”面倒なことを言うんじゃない！こっちは電話したんだから、居ないなら電話をくれ！”など）
トラブルを誘発するような対応はできませんので、相手の方がメール連絡を希望されない限り、お電話でご連絡（折り返し）をお願いいたします。これは当社サービスにおける最も重要なご利用ルールとなっています。
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| (Q17) |
当社には同姓で○○は２名居りますが、外部から○○宛のTELが入った場合は営業の○○宛として対応してください。社長の○○にはTELは入りません。
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ご連絡の件、了解いたしました。
「○○さん居ますか？」などと言われましたら、今後は、○○一郎様宛の電話として対応し、報告するようにいたします。
ただし、同姓の方が複数居られる場合は、対応上困難を伴う場合もございます。受電スタッフの状況判断次第でどの方宛かを明確に確認させていただく場合もあり得ます。また間違って、もうお一人の方宛のお電話としてご報告してしまう可能性もゼロとは言えません。完全なお約束まではできない点もご了解願います。
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| (Q18) |
また、弊社では東京の渋谷で飲食店も運営しております。
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重要なご連絡としまして、当社の電話秘書サービスでは、飲食店宛の注文・予約の電話の対応までは受付いたしません。あくまで御社事務所宛のお電話対応となります。
メニュー、予約状況などの把握をしておりませんので、会話ができません。また担当よりご連絡しましょうか？という基本的な応答が的外れとなります。
従いましてこのお店の電話まで当社に転送しないようにお願いします。
なお各種ご連絡に対処するために、店舗名につきましては御社事業情報として登録させていただきます。
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| (Q19) |
外資系企業なので英語の電話がくるかもしれませんが、取引先からは携帯にかかるようにしていますので、何も言わず電話を切ってもらってかまいません。
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申し訳ございませんが、上記は電話を実際に受けている現場（当社）にとっては問題となる対応を希望されています。
このような失礼な対応（「何も言わず電話を切る」）を行いますと、場合によっては次にクレームや嫌がらせの電話が止まらなくなり、電話を受ける当社が被害を受けます。たぶん当社の方針（外国語対応のお引き受け不可）に対する打開策としてご連絡いただいたと思いますが、このようなご要望は受け入れできません。ご承知おき願います。
（関連記事）
・業務深堀り解説（外国語のお電話について）
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| (Q20) |
報告をもらった電話番号にかけたら、電話番号が違っていました。
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この度はご迷惑をお掛けし、大変申し訳ございませんでした。
当社ではお聞きしたお名前と電話番号は必ず電話口で復唱確認を履行しておりますが、それでもご報告した内容が間違ってしまうケースもございます。
原因について断定はできませんが、聞き間違い（または言い間違い）の内容を相手の方に再確認した際、相手の方も面倒がられたり、はっきりと聞き取りできていないのに、うわの空で空返事（はいそうです）をされる場合などもございます。
いずれにしましても間違ったご報告によりお手間を取らせた点お詫び申し上げます。
今後のフォローといたしまして、再度この方よりお電話が来た際には、必ず折返し番号をお聞き直しするように準備・対処いたします。
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| (Q21) |
基本的には社名で電話が来ますが、通販の場合には屋号名でかかってきます。そのような場合でも大丈夫でしょうか？
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もちろん大丈夫です。当社では、HPサイト名やサービス名などを別途お持ちの場合、御社情報に当該名を登録し、代行電話の対応ができるようにしております。
ただしこれらの名称を登録するには、当該HP名、サービス名が御社のものである証を同時に提出していただく必要がありますので、HPのURLや印刷物などを同時にご提出（連絡）ください。登録審査の上対処いたします。
なお登録した場合でも、電話を掛けてきた方がまぎらわしい言い方をされたり、当社情報にないことを言われたりした場合は、気づかずに対応できない場合もございます。（登録＝必ず対応を保証する、ということではありません）。あらかじめご承知おきください。
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| (Q22) |
営業時間外や土日に電話転送をした場合はどうなりますか。
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このご質問については「よくあるご質問集」の、「(13) 電話代行サービス実施日と時間帯は？また休日や時間外の電話はどうなるの？」の欄でご回答しております。
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| (Q23) |
そちらのサービスは架電と入電の両方に対応されていらっしゃいますか？
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大変申し訳ございません。
当社のサービスは受電専用で、発信業務は行っておりません。
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| (Q24) |
簡単なQ＆A対応はお願いできますか？難しいようでしたら担当から後ほどご連絡します、という対応で結構です。
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申し訳ございません。当社では責任が持てない点と、電話の場合１つお答えしても質問が派生しますので、しどろもどろの対応となるとせっかくの御社のビジネスチャンスを逸することになる恐れがあるために、QA対応（質疑応答対応）はお引き受けしておりません。QA対応はオプションとしてもご用意をしておりません。
新規のお問合せ電話は懇切丁寧に責任者やご担当者が対応されることで信用・信頼を与えることができ、この対応のほうが御社にとってベターな結果を得られます。当社では電話一次受けの範囲でサービスを責任を持って行ないすぐに受電報告をいたしますので、お客様のほうでご対応をお願いいたします。
当社の電話対応では、「あいにく担当が外出中ですので、こちらから折返しさせていただいてよろしいでしょうか？」と伝え、相手の方のお名前やご用件、折返し番号をお聞きする対応となります。あらかじめご承知のほどお願いいたします。
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| (Q25) |
至急折返しを求めている相手に対してはＦＡＸかメールでの問い合わせしていただくよう案内して下さい
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上記はお受けできません。至急連絡を取りたいと言われている方に「FAXかメールで連絡し直してください」という意味のことを返せば、相手によっては自分の要求を聞き入れてもらえず、別の方法で連絡を再度やり直すよう言われたことに激高され、怒号に変わります（”わざわざ電話しているのに何だ！”など）。このご要望を受けてしまうと、当社スタッフが被害を被ります。
当社では電話してきた方のお立場やお話、ご要望を受け留める対応をします。相手の方を逆撫でするようなことは言いません。お電話をしてきた方にはお電話でご返事をすることが必要です。当社では必ず、折り返し電話を速やかにお願いしております。
この対応をしていただける方のみお申込みをお受けしておりますので、その観点でご利用をご検討願います。（当社電話応答サービスのご利用上の重要順守事項です。どうぞよろしくお願い申し上げます。）
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| (Q26) |
年末年始の秘書サービスの無い日についてですが、現在の夜間での対応のように「本日の営業は終了しました。」のようなメッセージが流れるのでしょうか？
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当社の年末年始の休業期間中も、平常日の時間外アナウンスと同じものが流れます。
当社ではあえて年末年始専用のメッセージは用意しておりません。これは弊社休業日に合わせたアナウンスにしてしまうと、当社サービスご利用中の個々の会社様の休日期間と違っている場合には、このアナウンスを聞いた方が間違った解釈をしてしまう恐れがあるためです。
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| (Q27) |
電話の内容を連絡いただく場合の連絡先メールアドレスはいくつか設定できるのでしょうか？
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当社の報告先の基本ルールは、
①名前指定の電話の場合は、そのご本人にご報告（報告アドレスがある場合。ない場合は名簿最上位の方へご報告）
②会社宛のお電話や名前指定のないお電話は、名簿最上位の方へご報告
となっております。
複数の方（または複数のアドレス先）へ受電報告メールの同時配信先も承っておりますが、当社の規定で同時報告先が３名超となる場合には、以降１名様追加登録ごとに月額220円がご請求に加算されます。（３名様以内の指定でしたら無料で同時配信しています）
複数の方宛の同時配信有料サービスについては、料金一覧ページ【オプション４】同時報告先人数追加サービス欄をご参照いただき、ご希望されるようでしたらメールでその旨ご連絡ください。
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| (Q28) |
話しが長いときは短時間で切ってもらっても構いません。
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申し訳ございませんが、このようなことはできません。
相手の方がお話しされているところを遮ったり、話を端折って電話を終了するなどできません。相手の方の感情を逆なでするようなことをしたら、怒号の電話となります。会話をしている当社スタッフが被害を受けますので、このようなご要望はお受けできません。御社のご都合や考えではなく、まずは電話をしてきた方のお立場をくみ取って会話をします。
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| (Q29) |
MKサービスさんはとても料金が安いのですが、サービス内容はどうですか？
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お問い合わせいただきましてありがとうございます。
当社は電話代行サービスを始めて１１年間、この低料金でサービスをご提供し続けており、多くのご利用者様がおります。また長く続けていただいているお客様も非常に多くおりますのでご安心ください。
電話の応答において、むしろ丁寧さを欠けるような対応をすることのほうが難しいです。当社サービスのクオリティは高いものと自負をしており、ご利用されているお客様から、評価をいただくありがたいお言葉をいただくこともよくございます。
当社HPでもご説明をしておりますが、当社は自社でシステム開発をしておりますので、機能の開発代やランニングコスト（ライセンス料支払）ともコスト0円のため、低料金でサービスをご提供し続けています。
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| (Q30) |
着信履歴があったのですが、御社から電話報告が来ていません。調べられますか？
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こちらでも確認をいたしましたところ、ほぼ同時刻に確かに御社宛のお電話を受け、オペレータが電話を取りましたが、NTT代理店と名乗る会社からの電話回線サービスの新規営業電話でしたのでお断わりをして電話を終了しております。
不特定宛の営業電話や間違い電話とオペレータが判断できた場合は門前払い対応をして受電回数に含めず、受電報告もいたしませんので、ご指摘の着信電話はこのお電話だと思います。
当社ではご請求書（PDF）にも掲載しておりますが、無料対応をしたこのような電話でもログは取っております。なお、大変申し訳ございませんが、無料扱いにしている以上、事務コストは掛けられませんので、どんな連絡でしたか？というご連絡を繰り返しいただきますと、無料対応（報告しない）にしたことが本末転倒となりますので、このような確認のための連絡は今後はお控えいただきますようお願いいたします。
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| (Q31) |
受けていただいた電話の用件や連絡先を翌朝にまとめてお知らせいただくことは可能でしょうか？
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当社では電話内容のご報告は電話終了後すぐにメール送信いたします。これはお急ぎの連絡をしてくる方もいますので、報告後すぐに折り返し対応されないと再度同じ方から催促やクレームの電話がきてしまいます。
受電報告メールが届きましたら速やかに確認をしていただき、相手の方が折返し電話を希望されている場合は速やかに御社よりご連絡をお願いします。これは当社の秘書電話代行サービスの最も重要なご利用条件です。よろしくお願いいたします。
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| (Q32) |
電話を取れないケースはどの程度発生しますか？
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電話は不思議と重なってかかってくることが少なからずあります。急に同時に複数のお電話が入電してきたときスタッフが違う職場に分散していたり、フロアに仕切りがあったりするとオペレータ全員の現況（話中など）が把握できないために、電話を取りこぼしてしまう可能性があります。
当社はこのようなことを未然に防ぐために、全員が当社センターに勤務をし、かつオペレーター以外の管理業務スタッフもオペレーターの電話対応状況次第ですぐにサポート（＝電話を代わりに受ける）できる体制にしております。
絶対に取りこぼしはしないというお約束まではできませんが、通常なら３コール以内で受電対応しているものを、非常に混雑時でも５コール以内程度にはお取りできるようにしています。
なお、お客様側の電話転送設定次第（お客様の電話を数秒間鳴らし、応答がないときに当社へ転送するなど）では、当社に着信した時点ですでに電話した方は数コールも待たされていることもあり、例え１コール目で応答しても電話は切れていたということもあります。つまり取れないということより、待ちきれずに切られてしまうということもありますのでこのような状況もご周知いただければと思います。
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| (Q33) |
裁判所からの電話連絡については、言われた通りの内容を受電報告メールに書いて報告していただくことは可能でしょうか。
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裁判所や検察庁からのご連絡は、専門的な用語かつ非常に長い文言の伝言を依頼されてくることが少なからずあります。
当社では通話時間や代行引き受け業務の範囲などから、一言一句を報告するということは基本にはしておらず、ご用件の主旨やポイントを外さずにご報告することを基本とし、必要であれば当事者間で連絡を取っていただき、詳細についてはその際に確認いただくことをお願いしています。
なるべくご連絡内容を正確にご報告するようにしておりますが、相手の方が言われたすべての言葉をご報告することまではお約束できませんので、この前提でご利用をご検討ください。
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| (Q34) |
なるべく電話は直接取りたいのですが、最近電話が取れない事が多い為、4、5コール出なかったらそちらに転送するという事は出来ますか？
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電話転送の方法には、無条件転送と無応答転送の２種類があり、無応答転送とは御社の電話機を指定した秒数間鳴らし、応答が無いときに転送先に電話が転送される仕組みとなります。
電話転送方法はお客様が自由に決めていただいて構いませんが、無応答転送を選択された場合、相手の方は当初からずっと待ち続けていますので、例え当社の電話装置に転送電話が来て３コール以内で電話を取ろうとしても取る前に電話を切られてしまったり、取れた場合でも「どれだけ待たせるんだ！」と叱咤を受ける恐れもあります。
もしもこの時のお電話が新規見込み客の方からのお問い合わせであった場合、御社にとってこのロスは大きいものとなってしまいます。
これらのデメリットもございますので、当社では１コール目から当社に電話転送される無条件転送によるご利用をお勧めしています。
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| (Q35) |
オペレーターさんは日本人でしょうか？女性ですか？男性ですか？
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このご質問については「よくあるご質問集」の、「(12) 電話を受けてくれるスタッフは全員女性？」の欄でご回答しております。
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| (Q36) |
利用前に実際の対応の通話サンプルを聴けますか？他社宛の通話でも結構です。
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申し訳ございませんが、ご利用前にオペレータ通話を確認をすることはできません。他のお客様宛の電話（会話）をご提供することも個人情報管理上できません。
なお、サービス内容ご案内ページにサンプルとして、メールでご報告する場合の受電報告内容のレイアウトとchatworkの同内容のレイアウトを披露しておりますので、よろしければそちらをご確認ください。
またご利用開始となった際には、まず最初にご利用会社ご自身からのテスト連絡（当社秘書センターへの転送ができているか、オペレータの応答を聞いてもらう、希望のアドレスにメールが届くか、のチェック）をお願いしておりますので、この際に当社オペレータの受電対応をご確認いただけます。
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| (Q37) |
お聞きいただいた内容が営業電話であった場合は折り返しなくても大丈夫でしょうか？
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当社ではオペレーターが営業電話と判断できた場合は、無料サービスの一環として門前払いをした上で受電報告はいたしません。つまり受電報告をした場合は、受電対応をしたオペレータが営業電話であると（明確に）判断できなかった場合です。
当社では実際に営業電話の8割以上は排除できておりますが、中にはすぐに断られないよう巧妙な言い回しをしてくる方もおります。また営業電話発信を生業とする業者に電話発信を委託しているケースもり、、完全な排除は難しいところがございます。
折返し番号をお聞きしてご報告しているということは、「こちらより折返しさせていただきます。」と伝えて電話を終了していますので、相手の方は電話を待っているとお考え下さい。例え営業電話と御社が判断した場合でも必ず折り返しをお願いします。その際に不要な電話である場合は、直接相手の方にお断りをしてください。
これは当社の電話代行サービスで順守いただく重要なご利用ルールとなります。この件はご利用開始時のメールでも重要な点としてご案内をしております。折り返しをされませんと次に催促やクレーム電話が来てしまいますのでご協力をお願いいたします。
（関連記事）
・＜業務深堀り解説＞(8)煩わしい営業電話は門前払い（無料対応）
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| (Q38) |
電話があった場合、私の携帯番号をご案内いただくことは可能でしょうか。
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当社の基本対応は、電話を掛けてこられた方に「担当外出中につき、こちらより折り返しご連絡いたします」旨を伝え、折り返し番号をお聞きする対応です。
つまり折返し番号をお聞きできた時や、「私の電話番号はご存知です」等のお話があった時は、例え伝えてよいという許可のある御社携帯番号があったとしても、掛け直すよう伝えることはいたしません。御社より必ず折り返し対応をしてください。
なお、折り返し番号を聞けない（教えてもらえない）場合や当事者間の連絡不通の状況など、らちが明かない場合は、現状打開策として、伝えてよい携帯番号が登録されていれば、当社オペレーターの判断で「こちらの番号に直接お掛けいただくことはできますか？」等の対応をすることも可能です。
ただしその時の状況など、当社受電スタッフの判断如何ではこの対応を行わない場合もあります。
また相手の方から、「また掛け直さなければならないのか！電話料がまた掛かるだろ！」など、拒否されたりすることもあり、必ずお聞きできる確約はできません。
今回のご要望をいただきましたので、次候補対応用にお客様の携帯番号を登録させていただきます。
（ご注意）「ある特定の方からの電話が来たら携帯番号を伝えてほしい」というご要望は有料対応（スポット対応として情報登録料220円）となります。これに対し、今回のご依頼のように不特定宛（＝誰でも、どのような電話でも）の対応希望にであれば情報登録は無料です。
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| (Q39) |
ネットショップやホームページに電話番号を記載していいでしょうか？
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表記利用のお申し込みをされておりますので、当社よりお貸出しする東京03番号を御社HP上に記載いただいても結構ですが、当社の基本対応の仕方は「只今担当は外出中ですので、こちらから折り返しご連絡させていただいてよろしいでしょうか。」となるために、電話連絡先にお客様窓口」や「カスタマーサービスセンター」「緊急連絡先」などにされないようにお願いいたします。
このような呼称を表記名にされますと、電話を受けた当社オペレータがその場で対応してくれると勘違いされてしまい、「こんなことも答えられないのか！」などと電話口でお叱りやクレームを言われる恐れがあります。
以上の点を踏まえてご利用いただきますようお願いいたします。
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| (Q40) |
○○○.comのホームページを開設したら、「○○○ドットコムの株式会社□□□です。」に電話応対名を変更して頂く事は可能でしょうか。可能な場合は変更手続き等に費用はかかりますでしょうか。
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上記の情報変更に料金はかかりません。
ご準備ができましたらメールで変更希望の旨と、実体確認のために完成したＵＲＬをお知らせください。御社の事業・サービスであることを確認した後にご希望の電話応答名に変更させていただきます。
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| (Q41) |
スタッフ全員を登録しているメーリングリストに報告を希望
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御社がお使いのメーリングリスト先を受電報告先に指定されたい場合、当社のアドレスを参加させない形式のメーリングリストであれば問題ございませんが、当社の受電報告時のアドレスもメーリングリスト登録（参加）が必要となる場合は不可となります。
また御社内部で連絡を取り合っているメールまでこちらのアドレスに来てしまうような使い方も不可です。
これらの状況となるご利用をされますと運営上当社側に少なからず影響と手間が発生してしまいますので、当社では許可をしておりません。
当社側に影響のないご利用になるかでご判断ください。
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| (Q42) |
毎回、件名は「電話受付報告(ＭＫサービス)」、メールアドレスは「(受付された方のお名前)@(同一ドメイン)」で報告メールをいただけるという認識でよろしいでしょうか。
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ご連絡いただきました通りで間違いございません。
メールはプログラムで生成されて送信しますので、タイトルは不変です。
またコモンネーム（@以下）は同一で、その前のユーザアカウントが報告者ごとに異なります。
なお受電オペレーター欄に書かれている名前がそのお電話を受けた当社のオペレーター名となりますので、電話してきた方に聞かれた場合もお話を合わせていただくようお願いいたします。
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| (Q43) |
アウトバウンド、つまり電話をかける代行はできますか？
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大変申し訳ございませんが当社の電話代行サービスはインバウンド（受電）専門となり、アウトバウンド(発信業務）はお引き受けしておりません。
このことは、発信のオペレーター業務をお引き受けしていないということだけでなく、お貸出している当社電話番号を使って電話を掛けることもできないという意味です。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
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| (Q44) |
電話内容の報告をメールではなく、電話でもらうことはできますか？
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申し訳ございませんが当社では電話での受電報告は行っておりません。
このご質問については「電話代行のお仕事」の「(4) メール報告が最良手段」ページでご説明しております。
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| (Q45) |
何度も○○という者から電話が来ておりますが、かなりのクレーマーで対応に手を焼いております。この者からの電話はそちらで拒否設定にできないでしょうか？
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大変申し訳ございませんが当社側で着信拒否などの設定はできません。
着信拒否をすると相手の方が別の番号から電話を掛けてきて、受けた当社スタッフが長い間文句を言われ、被害を受けます。
当社はいかなる場合も当事者間のトラブルなどの矢面に立ったり、門前払いをするような代弁行為のお引き受けはしておりません。
先ほどのお電話で、この方は折り返し連絡を待っています。お手数ですが至急折り返し対応をされ、御社の方からご連絡に対する決着をお願いいたします。
ご事情はお察しいたします。大変かとは存じますが今後のことをお考えいただき、ご対応をお願いいたします。
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| (Q46) |
同じ名前の会社宛の間違い電話がくることもあります。通販業をしているようで商品注文の電話は当社宛ではないので断ってもらえますでょうか？
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当社のほうでもネット検索をして確認と情報収集をいたしますが、御社で把握されている間違い先の会社の情報や、今までどのような電話が来たのかをいただけると助かります。
間違い電話先としてこちらでも情報登録をし、電話内容からオペレータが間違いであるとわかりましたら当社の段階で相手の方にお間違いである旨お伝えいたします。
なおいただいたお電話内容から間違い電話であるか判断できなかったり、相手の方に確認しても間違いだとお気づきいただけない場合は通常通りお名前や折り返し番号などの聞き取り対応をして受電報告いたしますので、受電報告が届き、折り返し番号をお聞きしている場合は御社の方より相手の方にご連絡をしていただき、間違いである旨をお伝えください。どうぞよろしくお願い申し上げます。
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| (Q47) |
特に担当者の指定がない電話は○○宛にご連絡ください。
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上記の件了解いたしました。
当社の受電内容ご報告ルールにより、名指し指定の無いお電話の場合は名簿最上位に登録いただいている方のアドレスにご報告いたします。
従いまして○○様を名簿登録上一番上に登録いたします。ご承知おきのほどお願いいたします。
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| (Q48) |
電話があった時の連絡メールの件名を「電話受付報告(ＭＫサービス)」から、電話を掛けてきた相手の社名を記載するようにしてもらえますか？
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メールタイトルは変えられません。プログラムで統一制御されております。申し訳ございませんがシステム変更を伴うようなご依頼はお受けできません。
ご報告メール文中の「誰から」欄にお電話してきた方のお名前（社名を聞けていれば、社名＋個人名）が記載されますので、そちらでご確認ください。
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| (Q49) |
転送先番号をいただき、電話転送が使用できるようにしました。最初のテストはいつすればいいですか？
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御社からの架電テストにつきましては、当社業務時間内（平日の９時から１８時）でしたらいつでも結構です。お客様のご都合の良い時に電話転送してみてください。
また、事前に「これからテスト連絡します。」等のご連絡は不要です。テストとわかっていて電話応答をするのは本当の姿をお見せしていないことになります。
すでに御社の電話代行サービスは稼働しておりますので、テストのお電話とは知らずに本番のお電話が来たものとして当社オペレータは御社名を名乗って電話をお取りします。その際に「テストで連絡した」旨をオペレータにお伝えください。今後の流れにつきましてオペレータからご案内をさせていただきます。
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| (Q50) |
グループ企業なので、「○○○グループ」で対応して欲しい。
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上記ご希望の件でございますが、電話名乗り名は御社名での応答となります。
これは当社の取扱規定上、１つの契約で別法人へのまた貸しや便乗利用の禁止をしているためです。
今回は(株)□□□□様とのご契約ですので、明確に御社先を名乗らさせていただくことになり、かつ登録も御社の情報についての登録となります。グループの他の会社宛の電話はお取次ぎできませんので、決して別のグループ会社宛の電話の連絡先として流用をされないようにご留意の上でご利用をお願いします。
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| (Q51) |
報告ありがとうございます。先方へ電話をして会話できました！早速、電話秘書サービスの効果がありました。先方も連絡の早さにビックリしており、信頼できる電話受付でした。
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ご返信ありがとうございます。
当社では着信後、３コール以内で受電対応するように努めています。また電話終了後もすぐにご報告メールをお送りできるよう、迅速かつ詳細な文書作成のために自社システムにおける機能実装やオペレータ自身での創意工夫をしています。
今後もサービス向上に努めてまいりますのでよろしくお願いいたします。
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| (Q52) |
登録していない者への連絡が来たとき、貴社の受付スタッフはどのような返答をされるのでしょうか？
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まず御社宛の電話に間違いないかの確認をします。名簿情報に登録のないお名前宛の電話の場合、半分が間違い電話で、残りの半分が実際に居る方にも関わらず、当社へ登録依頼をしていない方です。従いまして間違い電話か否かの確認はする必要があります。その上で御社宛の電話と確認できた際には、用件等をお聞きし、折り返す旨を伝えます。
なお間違い電話確認をすることで相手の方に不審感を持たれたり、間違って掛けたとご認識をされて電話を切られてしまう恐れもございますので、このようなことにならないよう全員のお名前をこちらにお知らせください。
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| (Q53) |
電話を受けてくれる方は固定された担当者の方でしょうか？
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当社のサービスでは当日勤務のスタッフで電話が鳴った際に電話を取れる状態（＝通話中や報告メール作成中でない）のオペレータがお取りいたします。
専属制にしてしまいますと、現在よりオペレータ全体の人数を増やすことになり、格安なご利用代金で電話秘書代行サービスをご提供できなくなってしまいます。
お客様ごとに専属のスタッフを配置しているわけではなく、特定のスタッフとはなりませんのであらかじめご承知置きください。
なお受電報告をさせていただいた場合は必ず文中に対応をしたオペレーター名を記載しておりますので、その後の相手の方との会話において行き違いのないようご対処ください。
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| (Q54) |
当社のホームページにサービス内容・受付時間などを掲載していますので、そちらを見て電話対応してもらいたいのですが。
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当社では迅速かつ正確な対応のため、御社がご用意されているHPや外部先情報を確認しながらの対応はしておらず、あらかじめ当社にご提出いただいたお客様情報シートの情報に基づいて電話代行を行ないます。あらかじめご承知おきください。
もし情報が変わるなどした場合は、メールにてご連絡をお願いいたします。情報変更や追加のご依頼はいつでもお受けしております。
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| (Q55) |
御社のサービスは平日の９時から１８時までで、これ以外の時に電話が来た時は時間外というアナウンスが流れるということですが、時間外のときに携帯電話へ転送されるようにすることはできますか？
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申し訳ございませんが、掛かってきたお電話を当社側からお客様の電話番号へ転送することはしておりません。着信電話を自動的に転送をしますと通話料が当社負担となってしまうためにこういうサービス自体を行っておりません。時間外アナウンスのご提供のみとなります。
時間外アナウンスは「本日の業務は終了いたしました。・・・」というメッセージとなります。
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| (Q56) |
帰社時間を聞かれた時は午前の電話なら15時、午後の電話は19時と伝えてください。
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日々のお客様（御社）の状況は変わるはずですので、上記の通りお伝えしその通りにならないと、次に催促・クレーム電話に発展する恐れがあります。
また15時になっても当社へ電話転送されたままにされますと、御社の電話番号に掛かってきたお電話も当社が対応することになり、「担当は只今外出しております。」という応答になりますので、「先ほど戻る時間と言っていたじゃないか！」とお叱りを受けてしまいます。大変申し訳ございませんが上記の固定時刻を固定情報としてお伝えする対応はいたしかねます。
なお情報シートにも注意書きをさせていただいておりますが、上記帰社予定時刻に関係なく報告ﾒｰﾙ受信後は速やかに折返し等のご対応をお願いします。
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| (Q57) |
この度は当社クライアントの○○さんからの電話で嫌な思いを掛けてしまい、すみませんでした。この人は相手によって態度を変える人なんで申し訳ありませんでした。
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当社では例え御社（＝当社ご契約先）に非がなくても、御社宛の電話で暴言等対応に苦慮する電話がくる場合は、規定に従い契約を解除する場合もございます。
女性が出る、または電話代行会社が電話に出ることを知っていると、とたんに横柄な態度を取る人がいることも確かです。また当社顧客と電話してきた方とのビジネス上の力関係などから、当社スタッフが言われなき非礼を受けることも事実としてございます。
ご丁寧なご返事をいただいたことは大変ありがたく感謝申し上げますが、今後この点もご理解の上ご利用をお願い申し上げます。
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| (Q58) |
受電報告のメールを指定された電話番号にSMSで通知できますか？
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当社からの受電報告メールは、正規のアドレスへメール送信となります。
サーバーよりプログラムで自動送信をしており、SMS（ショートメール）対応にはなっておりません。ご了承願います。
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| (Q59) |
郵便は受付けてくれますか？
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当社では現在住所貸し（秘書箱）のサービスは行っておりません。電話受付のみですので、お貸し出しできるのは電話番号とFAX番号のみとなります。
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| (Q60) |
フリーダイヤルに掛かってきた電話を取ってもらいたいので、電話転送しても構いませんか？
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お客様がお持ちのフリーダイヤルから電話転送されても問題ございません。フリーダイヤルを乗せている基番号から電話転送設定をしてください。
フリーダイヤルから電話転送されてきたお電話も、御社固定番号から来たお電話と同様の応答名でお電話をお取りいたします。
なお、フリーダイヤルに限らず、ご契約いただいている会社がお持ちの電話番号であれば、本店、支店などが違う場合でも電話転送していただいても結構です。
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| (Q61) |
電話を受けた後に報告メールがくるのはどのくらい後ですか？
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お急ぎのお電話も来ますので、当社では電話（会話）を終了後、速やかに受電報告を行うようにしています。
電話の会話終了後、ご報告内容の文面作成に数十秒から数分かかりますので、その程度の経過時間後に送信となるのがほとんどですが、ご報告文が長文にならざるを得なかったり、オペレーターのその時の繁忙状況によってはそれ以上掛かる場合もあり得ますので、この点はご容赦願います。
いずれにしましても操作画面の機能性の向上やデータ処理時間の短縮化を図り、オペレーターの適切な状況判断でお客様へのご報告を速やかに行なうことを常に心掛けて電話代行業務を行なっております。
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| (Q62) |
弊社は○○○㈱の代理店のため、○○○㈱の会社名で電話に出てもらいたい
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申し訳ございませんが、このご要望はお受けできません。御社は○○○㈱様ではありませんので、この社名を名乗って応答することは電話を掛けてきた方に間違った認識を与えてしまいます。虚偽や不実対応となる恐れがあり、当社規定によりお引受けはできません。
ご契約名義の御社名で電話をお取りします。その上で御社が○○○の代理店ということでしたら、その証をいただいた上で御社事業内容にその旨を登録し、電話対応に支障がないようにいたします。
電話応答名そのものを他社名にすることはできませんので、その前提でご利用をご検討ください。
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| (Q63) |
関西弁でのご対応は可能でしょうか？有料になるなら料金も教えてください。
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申し訳ございません。当社は東京にある電話代行サービス会社で、標準語で対応をしておりますので、関西弁での対応はいたしかねます。
スタッフ全員が東京の標準語で話します。ご利用されているお客様の地域性を考慮して発声（イントネーション）を合わせるというのは至難の業です。ご了承ください。
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| (Q64) |
御社の営業時間外は、弊社の名前での留守電を設定していただけますか？
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このご質問については「よくあるご質問集」の、「(13) 電話代行サービス実施日と時間帯は？また休日や時間外の電話はどうなるの？」の欄でご回答しております。
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| (Q65) |
こちらから折り返す場合、御社の貸出番号から電話することは可能ですか。
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当社がお貸出しする電話番号は受電専用番号となります。お客様がこの番号から発信することはできません。先方様へは、お客様の会社の電話またはお持ちのスマフォからご連絡いただくようお願いいたします。
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| (Q66) |
問い合わせ電話の受付上限件数を指定して、それ以降は対応しないでいただくというような使い方は可能でしょうか。
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当社のほうで上限管理・制御を行うことはできません。電話が来れば応答することになります。
電話転送でご利用をされる場合はお客様のほうで自由に転送ON、OFFの切り替えができますので、必要に応じて切替えをお願いいたします。
なおその時点での受電件数は、お客様専用画面の電話履歴ページでご確認ができます。
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