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電話代行のお仕事(No.12ページ)
群を抜く電話代行サービス申込率

<電話代行のお仕事>過去情報もしっかり管理しています(旧住所、退職者宛の電話も万全)


  お客様宛のお電話を代わりにお受けしておりますと、お客様の過去の内容(状況)に基づくご連絡が来ることもあります。例えば、「御社の渋谷の住所に郵便を送ったら、宛先不明で戻ってきた」、「部長の○○さんをお願いします」と言われた時に、その住所が過去(以前)のものであったり、その社員の方はすでに退社している場合などです。

 お客様の住所の変更や在籍者の異動(入社や退社)などの登録情報に変更や追加・抹消等が生じた場合は、その都度当社へご連絡をお願いしています。これらのご連絡をいただければ、現在の顧客情報の更新(追加・変更・抹消)を行うだけでなく、電話代行上、履歴として残しておくべき重要な内容は過去情報として登録し、オペレータが画面参照しながら電話対応を行います。

 つい最近移転していたり、退職者が出ているにも関わらず履歴管理をしていないと、「当社の住所と違います」と言ってしまったり、「(今まで在籍していたにも関わらず)○○という名前の社員は当社にはおりません」などと間違った対応をしてしまうことになります。そうしますと場合によっては相手の方に不審がられたり、「最近移転したと聞いているが、なぜあなたは知らないの?」と嫌味交じりに反論されてしまうなど、その後の電話対応に非常に苦慮することになります。

 電話代行上、現在情報だけでなく最近変更が生じた内容を知っておくことは非常に重要です。変わられた事実を当社にご連絡さえいただいていれば、このような電話があった場合でも、「弊社は○年○月に渋谷から港区に移転いたしました」、「あいにく○○は退職いたしました。当社へのご用でしたら別の担当がおりますので、その者から折り返しご連絡いたしましょうか?」と即応し、行き違いや不実対応を防ぐことができます。

 お客様の事務員の立場で代わりにお電話をお受けしておりますので、会社の内容に変更が発生した際には当社にお知らせいただくことで、相手の方との会話をスムーズにかつ的確に対応できるよう、情報管理にも万端を期しております。

 電話代行サービスをご提供している当社としましては、過去情報(変遷事項)の管理はとても重要であると思っています。お客様が業者選定をされる際には、このような裏支え的な対応もできる会社であるかもポイントにしてみてください。そうでないと、大事な外線電話を最初に任せる業者として役不足であると言えるでしょう。


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【電話代行のお仕事】No.11~20

11:電話コールは重なる
12:過去情報管理も万全
13:系列・関連先宛の電話
14:高齢化社会の電話代行
15:FAX受信サービス
16:ヒヤリングオプション
17:予約受付オプション
18:商品注文オプション
19:スポット対応サービス
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