＜当社の仕事・現場＞ヒヤリングオプション（独自項目の聞き取り）サービスについて

　このページではオプションサービスの１つであるヒヤリングオプション（独自項目の聞き取り）サービスについて、詳細にご案内いたします。

　当社の電話代行サービスでは、お電話いただいた方のお名前とご用件、折り返し電話番号の聞き取りを基本対応として行います。これに対し、「○○○の電話連絡がきたら、折り返し電話番号だけでなく、□□□も聞いて欲しい」というような特別なご要望がある場合に、このオプションで電話対応をお引き受けさせていただいております。

　例えば、「当社の○○サービスのカタログが欲しいという連絡がきたら、お届け先の住所を聞いて欲しい。」、「チケット購入者からチケットに記載のプレゼント贈呈の希望の連絡があったら、チケットに印字されているシリアル番号を聞いて欲しい。」などのようなご要望です。

　これらのご依頼をお引き受けする上で重要なのは、「どのような電話が来たら」という対応のきっかけ（シナリオ）を明確にしていただくことです。ヒヤリングオプションをお引き受けした場合でも、会社の電話番号には、様々な内容のお電話が来るはずです。ご要望の聞き取りが必要なお電話だけはなく、「○○さん居ますか？」や「宅配ですが御社は何という建物に入っていますか？」、「先ほどそちらの○○さんから電話いただいたようなんですが。」など、ヒヤリング対応の不要なお電話も多く来る中で、オプション対応すべきお電話が入ってきたときに、あらかじめ決められた聞き取り項目をお聞きするという対応をしますので、ヒヤリング対応をすべき電話であるかどうかを見極めるために「○○という電話がきたら、」という前提条件が非常に重要となります。

　「何の媒体を見てご連絡いただいたか、ご年齢はお幾つか、を聞いて欲しい」という聞き取り項目だけでお引き受けしてしまうと、新規見込み客の方への対応だけでなく、うっかり既存のクライアントの方に対してまで同じ質問をしてしまいます。「何のためにそんなことまで答えなければならないんだ！」と逆にお叱りを受けてしまいます。明確な聞き取り前提条件を指定いただいた上で、次に何をお聞きするのか、という対応フローを確立する必要があります。

　このような条件提示をしていただいても、当然当社の方では電話応答時に、ある程度の裁量を持って対応しますので、仮に相手の方からの尋ね方（言い方）が違っていても、このお電話はヒヤリング対応すべきものであるとオペレータが判断した場合には、オプションの聞き取り対応は行いますので、ご心配は要りません。

　このように、様々なお電話がくる中で、基本対応をした場合にはその電話のサービス料は基本料金計算に基づく計算基礎に組み込まれ、オプション対応をしたお電話についてはオプション料金計算に基づく計算基礎に組み込まれ、料金計算上、間違いが生じることはございません。簡単に言いますと、オプション対応の聞き取り項目のご報告が入っていれば、そのお電話についてはオプション単価が適用され、それ以外は基本料金計算のほうに回っていると思っていただければわかりやすいかと思います。（ただし、実際に聞き取りをしたにも関わらず、その項目に対して無回答だった場合は、”ご回答いただけませんでした”旨を書いてご報告をし、聞き取り対応をさせていただいた以上、オプション料金適用対象とさせていただく場合もございます。）

　また、オプションの項目聞き取りをした場合でも、それ以外にご質問等をお受けした場合には、聞き取り内容のご報告とは別に、「○○○というご質問がございましたので、折り返しご連絡をしていただき、ご回答をお願いします。」という旨のご報告も入ります。
　電話では想定している会話・内容の事だけしか言われないというほうが少ないです。ヒヤリングオプション対応をすべきお電話であっても、それ以外のご用件・伝達事項も言われる場面も多いです。ヒヤリング対応の項目を聞いたら、そのご報告をするだけという訳ではなく、他にもご報告すべき事項があれば、そちらも併せてご報告内容に記載をいたします。

　最後に、このオプション料金単価は220円(税込。1受電につき）以上からとさせていただいており、お聞きする項目数や通話時間数などを考慮して決定させていただいております。事前にどのようなお聞き取りを希望されるのかの情報をいただいた上でお引き受け条件（＝単価のご提示）をご提示（回答）させていただき、お客様のご承諾をいただいた後にご利用開始となる流れとなります。
　もしご興味がお在りでしたら、当社ホームページのお申し込み・お問い合わせページのご質問・要望欄にその旨をご入力いただいて送信ください。

（関連記事）
　・サービス内容ページ（ヒヤリングオプション電話応答例）
　・料金一覧ページ（ヒヤリングオプション料金案内）
　・ヒヤリングオプションの料金計算例ご案内ページ
　・当社の仕事・現場（予約受付オプションについて）

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