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会社は攻めと守りの両方の陣営を構築する必要があります。この両輪がうまく回らないと会社の発展や規模を拡大することはできません。
すでに会社の規模が大きくなっていて、十分なコストや予算を捻出できるようであれば、足りない人材は直接雇用をして自社採用のスタッフで組織作りをするのが一番良いと思いますが、まだ起業して間もない組織・会社や発展途上の会社、様子見で新規のビジネスモデルに資金投入を予定しているような会社の場合は、なるべく間接部門のコストを抑えて営業推進のほうに資金と時間を投入したいと経営者は考え、コストの安いリソースを模索されると思います。
この記事では営業部門のリソース確保ではなく、社内業務を司る間接部門のリソース確保のことに絞って記述をいたしますが、その最適解の一つに、電話代行サービスを利用する、いう選択肢があります。
起業して間もない頃は、経営者はお一人で営業・折衝や提案書作成、事務、納税など一切の仕事を行っていると思います。最初の頃はまだお取引先や見込み客は少ないので、事務処理などはご自身一人で切り盛りできます。もちろん定時で仕事をすべて終わらせることは至難の技ですが、起業者の方は仕事を完了させるまで行うことの苦労は厭いませんので、時間は青天井にかかることは当然のことと覚悟をしているでしょう。しかし顧客が増え、新規問合せ・折衝先が増えてきますと、ある時点から一人で何から何まで行っていくことに限界を感じることになります。このときに会社のスタッフや協力者を確保する必要が出てきます。
必要な人材を雇う際には収支のバランスを考慮することが重要です。収入が増えていないのに守りとしての間接業務のスタッフを採用しようと考える経営者はいないと思います。しかも一人採用をすると月々の負担はとても大きくなります。お給料や通勤交通費、社会保険料、労働保険料、さらにはその人が勤務できるよう社内環境の確立をする必要があり、事務デスクや什器備品の調達、場合によっては広いスペースの事務所へ移転する必要に迫られるかもしれません。これらを考えると、毎日フルタイム勤務の事務職のスタッフを雇う場合、概ね人件費として一ヵ月当たり30万円程度の経費増加は考えないといけないかもしれません。しかも毎月必ずかかる固定コストですので、毎月この金額以上の売上収入を確保する必要があります。
またスタッフ採用後にかかる上記のランニングコストとは別に、採用前の求人広告料も馬鹿になりません。当社でも最近、採用のために求人サイトにスタッフ募集の掲載をしましたが、2名採用のためにかかった費用は約50万円です。しかも当社の提示条件では応募者が少なく、3ヵ月近く掲載を余儀なくされました。
この記事を書いている時点では、世の中は人手不足から売り手市場の傾向になっていて、物価高騰も相まって東京エリアの時給平均単価は非常に高くなっています。今までの時給単価で出しても誰からも応募がなく、時給もかなり上乗せしました。また求人広告も、より高い広告料を支払って露出度の高いポジションに出さないと記事が埋没し、見てもらえません。ようやく採用に至った頃には費用負担総額はかなりの金額になっていました。
上記は当社の会社としての力量（予算や仕事の魅力など）に起因するところも多く、すべての会社が人材採用時に同じような憂き目に遭うわけではないのかもしれませんが、それでも希望するスキル・人材像の人間の応募を得るためには、どの会社でも採用コストは大きな負担になることを肝に銘じなければなりません。
会社にとって最も大きなコストはランニングコストであり、その中でも人件費が最も大きなウェイトを占めます。経営計画を立てる上で、ゆくゆくは自社スタッフで会社組織を固めていきたいと考えるのは当然であり理想的ではありますが、まだ過渡期にある会社の場合は、なるべくコストを抑えた会社運営を目指すべきです。つまり直接雇用をしなくても他の業者にアウトソーシングできる仕事にはどういうものがあるか、直接雇用よりもどれだけコストを圧縮できるかを検討すべきです。これにより会社の経営効率に大きく上げることも可能です。
では仕事の中でどの仕事がアウトソーシングに向いているかを考えると、提案書作りや作表などは営業している本人や本業に精通している方が作るべきものです。社内の清掃やオープン準備も経営者を初め、出社する人がやるべき作業です。納税書・申告書・申請書は税理士や社労士に依頼するやり方もありますが、刹那的な業務ではなく、納期さえ守ればゆっくりと作れるものなので、経営者本人が勉強をして自分で作れれば、大幅なコストカットになります。昔は分厚い手順書・手引書なる書籍を高いお金を払って購入して読み解く必要がありましたが、今はネットで検索すると、ピンポイントで知りたいことのハウツー情報やひな形、作成事例などをたくさん見つけることができ、無料で有用情報を得られます。また最近の税務署や社会保険事務所などの役所の方はとても親切で、質問しても丁寧に教えていただけます。場合によっては添削までしてくれて、それで申告書を完成できてしまったりします。
会社宛の掛かってくる外線電話の受電対応はどうでしょうか？これは電話が掛かってきた時に社内に居る方が対応すべきものですが、営業で外回りをしている時やお昼に食事に出てしまった時など、誰も社内に居ない時間帯に電話が掛かってきたら対応できません。電話はいつ掛かってくるかわかりませんので、この対応のために最低でも誰か一人は電話対応ができるようにしておく必要があります。社内に誰かお一人でも常駐勤務されていれば問題ありませんが、この電話を待つためだけにスタッフを採用するのは人件費と釣り合うかを考えないといけません。
なら、自分の携帯（スマフォ）に会社宛に来た電話を転送して外で受ければいいとお考えになるかもしれませんが、外の騒音の中で電話を取りますと相手の方もその様子を察知し、「この会社は社内に事務員がいないのか。」と悟られてしまいます。これを問題視されるかは相手の方次第ですが、決して良い印象は与えません。また電車の中や打ち合わせ中にかかって来た場合は電話応答できませんので、電話転送していても結果として電話を取れないことと同じになってしまいます。
お一人採用するのに月30万円ほどの支出がかかる可能性があると書きましたが、当社の電話代行サービスのご利用料は月額3,180円（月の電話回数20回のスモールプランの場合）です。しかも土日祝を除く平日の9時～18時の間、女性オペレーターが電話対応を行いますので、ほとんどの一般的な会社の営業日・営業時間を網羅しています。
電話の受電回数などにより1ヵ月のご利用料が3,180円以上となる場合もありますが、一人雇用するのに比べると、月のコストは100分の1程です。しかも自社で机や電話機などの一人分の什器備品やスペースを用意する必要はありません。
最終的には自社スタッフで組織を固められるようにしていくことを目指すべきですが、まだそんなに会社運営コストを掛けられない状況にある会社や個人事業の方に取りましては、当社の電話代行サービスのご利用はとてもメリットの高いものになります。
起業間もない会社や陣容の補強が必要となった会社、新しい事業に向けて至急体制造りをされたい会社、収入減に陥っている会社など、安価で受電対応体制を構築したいとお考えの方には当社は最適な電話代行会社になると考えます。現在まで15年以上の運営実績を誇ります。安心して重要な外線電話の対応をお任せください。
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