＜当社の仕事・現場＞個人情報の管理と守秘義務の履行

　当社では個人情報のお取り扱いと守秘義務について責任を持って電話代行サービスを履行しています。

　電話対応をするためには、お客様の会社の事業内容や社員のお名前など各種の個人情報を事前にお知らせいただく必要があります。ご提供いただいた会社情報を基に会社宛の電話に対し、スムーズかつ違和感を持たれないよう会話を行ないますが、それだけでなく、電話の会話を通じて知り得た会社の内部事情やビジネス情報などはしっかりと管理し、ご提供サービスの範囲内での利用や、社外への漏洩防止についても対策を講じており、サーバー管理や社員の意識教育も行なっています。

　電話代行契約の範囲内で個人情報の管理を行なうということは、契約終了後はご提出いただいた書類等の破棄についても責任を持って行なうということでもあります。ただし、代金が未払または不足により利用が停止・終了となった場合は約束不履行状態のため証拠保持のために抹消はいたしません。また、今後の不測の事態を考慮し、ご連絡先や当社が記録した状況・経緯ものについては残す場合もございます。

　情報管理面だけでなく、実際にお電話での会話やメールなどの連絡をいただいた際にも注意をしています。例えば、電話対応でもご利用顧客の会社の事務員として電話対応しています。「あなた、代行会社の人？」と詮索を受けた場合でも素性を明かすことはいたしません。当社顧客企業の事務員（スタッフ）である姿勢を貫き、代行会社の立場をわきまえ、その使命を全うすべく、お客様の不利益になるような対応や言動はしないよう十分留意しています。ただし、当社顧客より事前に代行の人間であると伝えてもよいと言われている場合や、警察・司法当局などから犯罪や捜査などのために状況説明を求められた場合にはこの限りではありません。

　また、お客様の個人情報、つまり内部情報をご提供いただいておりますので、当社とご利用企業との間で電話やメールで連絡を行なう場合は、ご契約先の会社・組織の方と行なうこと以外認めていません。ご関連先や事務代行、委託先の会社の方から当社にご連絡をいただいた場合は、受付できない旨やこれ以上会話出来ない旨をお伝えし、あらためてご契約先のスタッフの方からご連絡をし直していただくようお願いしています。これも個人情報や守秘義務を守る上で重要です。

　普通にご利用いただいている企業や個人の方からすれば当たり前の話ですが、虚偽・架空のない正しい情報と実体ありきのお取引をしていただくことが大原則です（過去に当社（代行会社）を隠れ蓑にして詐欺行為を行なっていた会社・組織もございました）。当社もお客様からいただいている情報に何の疑いもなく電話対応を行ないますので、この正常な信頼関係でご利用いただくことも大変重要です。

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【当社の仕事・現場】No.51～60
51:鈍感力も大事
52:営業電話と嫌がらせ電話は似て非なるもの
53:電話秘書サービスとコールセンター
54:個人情報管理・守秘義務
55:再申込されるお客様多数

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