＜当社の仕事・現場＞当社の電話代行サービスご利用規定について

電話代行サービスのご利用規定は当社が長年積み上げてきたオリジナル作成の規定文面となっており、重要な取り決め事項を包括しています。

　当社の電話代行サービスご利用規定には、当社とご利用されるお客様との間の権利・義務（その反面の権利外・義務対象外も）の事項の制定や、ご提供サービスの内容や適用範囲、料金収受に関する定義などを定めており、当社が行う実務の内容に沿って制定したものです。つまり実務上の判断基準や、運用している業務システムの制御（メソッド）にも組み入んでいる重要な内容です。
　この規定の条文内容は、当社が電話代行サービスを始めるにあたって初めてまとめ上げたものではありません。当社は以前に企業向けの業務システム開発業を長らく営んでおり、その時に様々な経験を基にまとめ上げた当社オリジナルの業務委託契約書をベースに、代行サービス事業用に作り変えたものになります。

　システム開発業と電話代行サービス業とでは、前者が製造（個別請負）業であるのに対し、後者はサービス業であり、仕事内容は大きく異なります。前職の場合は案件ごとにその依頼内容は異なりますが、電話代行サービスではご提供するサービスはどのお客様も基本的に同じになります。前職では仕事内容や納期、代金支払いなどの請負契約内容に沿った個別契約書と、どの契約においても普遍的な権利義務、瑕疵、損害賠償などの基本契約書の２種類を用意していました。この切り分け方は電話代行サービスにおいても同じように適用できますので、このやり方を踏襲して２種類の契約書を発行しています。共通項が多いので構成は近似していますが、個々の条文内容はかなり書き換えをしています。

　当社は前職を通じて契約書や仕様書、稟議書、議事録などの記録書（ドキュメント）の作成の重要性を身に染みて痛感しています。なぜなら、形になっていない依頼内容を有形にして納品するので、納品時に揉めたり、話が齟齬になることもよくあるからです。当社も泣き寝入り状態で構想に入っていなかった仕事も追加でやらざるを得なくなった辛い経験もしています。それゆえ、仕事として受けた範囲を明示化するために、要望・仕事引受の合意・制定内容を紙面に記録として残すことは大変重要です。当社の明文のボリュームがあるのは、このような自社の歴史があるからです。

　単なる形式的（契約書ないと格好がつかないので用意しているレベル）、付け焼刃的（業種的・仕事内容に合致せず、汎用的な条文内容しか書かれていない）な契約書を見かけることがありますが、これで会社の権利を守れるのかと思ってしまいます。
　また、当社が作成した規定をそっくりそのまま流用している同業他社が存在していることも知っています。条文数（第何条か）やこちらが誤字で記載した用語、「てにおは」の助詞の使い方が不自然なままUPした箇所も全くそのまま同じになっていたりと、苦笑いが出てしまいます。規定というのは実務（運用）と表裏一体になっている必要があります。例え同業の会社であっても運営の仕方は違いますので、流用文を使っていると実体に合わないことで矛盾が生じ、足かせになる恐れがあります。

　世の中には様々なサービスがありますが、私見として歴史のある会社・サービスや、ご利用者数の多いサービスの利用規定ほどボリュームが多いように思います。これは長い期間を通して条文の見直しや追加をしてきた証だと思います。規定はあまり日の目を見ない存在ですが、一度はしっかりと目を通していただけると幸いです。

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