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サービス内容・電話対応についてのQA集No.5ページ

群を抜く電話代行サービス申込率
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QA集(サービス内容・電話対応について)-5

  当社電話代行のサービス内容や電話対応に関するQA内容をご掲載いたします。5ページ目。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)
 御社がお使いのメーリングリストについてですが、まず当社の受電報告時の送信元アドレスもメーリングリスト登録(参加)しなければならないようなお使い方は不可となります。
 当社のアドレスを参加させない形式のメーリングリストであれば結構ですが、当社では受電チーム制を取っており、どのスタッフが電話対応するかは特定できません。対応したオペレータ個々のメールアカウントでご報告しますので、メーリングリスト登録は不可能とお考え下さい。
 また御社内部連絡までこちらにきてしまうような使い方もお受けできません。あらかじめご承知おきください。


(Q2)
 ご連絡いただきました通りで間違いございません。
 メールはプログラムで生成されて送信しますので、タイトルは不変です。
 またコモンネーム(@以下)は同一で、その前のユーザアカウントが報告者ごとに異なります。


(Q3)
 大変申し訳ございませんが当社の電話代行サービスはインバウンド(受電)専門となり、アウトバウンド(発信業務)はお引き受けしておりません。
 どうぞよろしくお願い申し上げます。


(Q4)
 このご質問については「電話代行のお仕事」の「(4) メール報告が最良手段」ページでご説明しております。

(Q5)
 大変申し訳ございませんが当社側で着信拒否などの設定はできません。
 当社はいかなる場合も当事者間のトラブルなどの矢面に立ったり、門前払いをするような代弁行為のお引き受けはしておりません。
 先ほどのお電話で、この方は折り返し連絡を待っています。お手数ですが至急折り返し対応をされ、御社の方からご連絡に対する決着をお願いいたします。
 ご事情はお察しいたします。大変かとは存じますが今後のことをお考えいただき、ご対応をお願いいたします。


(Q6)
 当社のほうでもネット検索をして確認と情報収集をいたしますが、御社で把握されている間違い先の会社の情報や、今までどのような電話が来たのかをいただけると助かります。
 間違い電話先としてこちらでも情報登録をし、電話内容からオペレータが間違いであるとわかりましたら当社の段階で相手の方にお間違いである旨お伝えいたします。
 なおいただいたお電話内容から間違い電話であるか判断できなかったり、相手の方に確認しても間違いだとお気づきいただけない場合は通常通りお名前や折り返し番号などの聞き取り対応をして受電報告いたしますので、受電報告が届き、折り返し番号をお聞きしている場合は御社の方より相手の方にご連絡をしていただき、間違いである旨をお伝えください。どうぞよろしくお願い申し上げます。


(Q7)
 上記の件了解いたしました。
 当社の受電内容ご報告ルールにより、名指し指定の無いお電話の場合は名簿最上位に登録いただいている方のアドレスにご報告いたします。
 従いまして○○様を名簿登録上一番上に登録いたします。ご承知おきのほどお願いいたします。


(Q8)
 メールタイトルは変えられません。システムで統一制御されております。申し訳ございませんがシステム変更を伴うようなご依頼はお受けできません。
 ご報告メール文中の「誰から」欄にお電話してきた方のお名前(社名を聞けていれば、社名+個人名)が記載されますので、そちらをご確認ください。


(Q9)
 御社からの架電テストにつきましては、当社業務時間内(平日の9時から18時)でしたらいつでも結構です。お客様のご都合の良い時に電話転送してみてください。
 また、事前に「これからテスト連絡します。」等のご連絡は不要です。テストとわかっていて電話応答をするのは本当の姿をお見せしていないことになります。
 すでに御社の電話代行サービスは稼働しておりますので、テストのお電話とは知らずに本番のお電話が来たものとして当社オペレータは御社名を名乗って電話をお取りします。その際に「テストで連絡した」旨をオペレータにお伝えください。今後の流れにつきましてオペレータからご案内をさせていただきます。


(Q10)
 上記ご希望の件でございますが、電話名乗り名は御社名での応答となります。
 これは当社の取扱規定上、1つの契約で別法人へのまた貸しや便乗利用の禁止をしているためです。
 今回は(株)□□□□様とのご契約ですので、明確に御社先を名乗らさせていただくことになり、かつ登録も御社の情報についての登録となります。グループの他の会社宛の電話はお取次ぎできませんので、ご留意の上でご利用をお願いします。


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