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当社電話代行のサービス内容や電話対応に関するQA内容をご掲載いたします。6ページ目。
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(注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。
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| (Q1) |
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ご返信ありがとうございます。
当社では着信後、３コール以内で受電対応するように努めています。また電話終了後もすぐにご報告メールをお送りできるよう、迅速かつ詳細な文書作成のために自社システムにおける機能実装やオペレータ自身での創意工夫をしています。
今後もサービス向上に努めてまいりますのでよろしくお願いいたします。
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| (Q2) |
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まず御社宛の電話に間違いないかの確認をします。名簿情報に登録のないお名前宛の電話の場合、半分が間違い電話で、残りの半分が実際に居る方にも関わらず、当社へ登録依頼をしていない方です。従いまして間違い電話か否かの確認はする必要があります。その上で御社宛の電話と確認できた際には、用件等をお聞きし、折り返す旨を伝えます。
この間違い電話をすることで、先方様にしてみると不審に思われることもありますので、在籍されている社員・スタッフの方のお名前は全員こちらにお知らせください。
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| (Q3) |
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当社のサービスでは当日勤務のスタッフで電話が鳴った際に電話を取れる状態（＝通話中や報告メール作成中でない）のオペレータがお取りいたします。
専属制にしてしまいますと、現在よりオペレータ全体の人数を増やすことになり、格安なご利用代金で電話秘書代行サービスをご提供できなくなってしまいます。
お客様ごとに専属のスタッフを配置しているわけではなく、特定のスタッフとはなりませんのであらかじめご承知置きください。
なお受電報告をさせていただいた場合は必ず文中に対応をしたオペレーター名を記載しておりますので、その後の相手の方との会話において行き違いのないようご対処ください。
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| (Q4) |
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当社では迅速かつ正確な対応のため、御社がご用意されているHPや外部先情報を確認しながらの対応はしておらず、あらかじめ当社にご提出いただいたお客様情報シートの情報に基づいて電話代行を行ないます。あらかじめご承知おきください。
もし情報が変わるなどした場合は、メールにてご連絡をお願いいたします。情報変更や追加のご依頼はいつでもお受けしております。
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| (Q5) |
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申し訳ございませんが、掛かってきたお電話を当社側からお客様の電話番号へ転送することはしておりません。着信電話を自動的に転送をしますと通話料が当社負担となってしまうためにこういうサービス自体を行っておりません。時間外アナウンスのご提供のみとなります。
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