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当社電話代行のサービス内容や電話対応に関するQA内容をご掲載いたします。6ページ目。
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(注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。
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| (Q1) |
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ご返信ありがとうございます。
当社では着信後、３コール以内で受電対応するように努めています。また電話終了後もすぐにご報告メールをお送りできるよう、迅速かつ詳細な文書作成のために自社システムにおける機能実装やオペレータ自身での創意工夫をしています。
今後もサービス向上に努めてまいりますのでよろしくお願いいたします。
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| (Q2) |
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まず御社宛の電話に間違いないかの確認をします。名簿情報に登録のないお名前宛の電話の場合、半分が間違い電話で、残りの半分が実際に居る方にも関わらず、当社へ登録依頼をしていない方です。従いまして間違い電話か否かの確認はする必要があります。その上で御社宛の電話と確認できた際には、用件等をお聞きし、折り返す旨を伝えます。
なお間違い電話確認をすることで相手の方に不審感を持たれたり、間違って掛けたとご認識をされて電話を切られてしまう恐れもございますので、このようなことにならないよう全員のお名前をこちらにお知らせください。
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| (Q3) |
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当社のサービスでは当日勤務のスタッフで電話が鳴った際に電話を取れる状態（＝通話中や報告メール作成中でない）のオペレータがお取りいたします。
専属制にしてしまいますと、現在よりオペレータ全体の人数を増やすことになり、格安なご利用代金で電話秘書代行サービスをご提供できなくなってしまいます。
お客様ごとに専属のスタッフを配置しているわけではなく、特定のスタッフとはなりませんのであらかじめご承知置きください。
なお受電報告をさせていただいた場合は必ず文中に対応をしたオペレーター名を記載しておりますので、その後の相手の方との会話において行き違いのないようご対処ください。
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| (Q4) |
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当社では迅速かつ正確な対応のため、御社がご用意されているHPや外部先情報を確認しながらの対応はしておらず、あらかじめ当社にご提出いただいたお客様情報シートの情報に基づいて電話代行を行ないます。あらかじめご承知おきください。
もし情報が変わるなどした場合は、メールにてご連絡をお願いいたします。情報変更や追加のご依頼はいつでもお受けしております。
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| (Q5) |
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申し訳ございませんが、掛かってきたお電話を当社側からお客様の電話番号へ転送することはしておりません。着信電話を自動的に転送をしますと通話料が当社負担となってしまうためにこういうサービス自体を行っておりません。時間外アナウンスのご提供のみとなります。
時間外アナウンスは「本日の業務は終了いたしました。・・・」というメッセージとなります。
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| (Q6) |
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日々のお客様（御社）の状況は変わるはずですので、上記の通りお伝えしその通りにならないと、次に催促・クレーム電話に発展する恐れがあります。
また15時になっても当社へ電話転送されたままにされますと、御社の電話番号に掛かってきたお電話も当社が対応することになり、「担当は只今外出しております。」という応答になりますので、「先ほど戻る時間と言っていたじゃないか！」とお叱りを受けてしまいます。大変申し訳ございませんが上記の固定時刻を固定情報としてお伝えする対応はいたしかねます。
なお情報シートにも注意書きをさせていただいておりますが、上記帰社予定時刻に関係なく報告ﾒｰﾙ受信後は速やかに折返し等のご対応をお願いします。
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| (Q7) |
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当社では例え御社（＝当社ご契約先）に非がなくても、御社宛の電話で暴言等対応に苦慮する電話がくる場合は、規定に従い契約を解除する場合もございます。
女性が出る、または電話代行会社が電話に出ることを知っていると、とたんに横柄な態度を取る人がいることも確かです。また当社顧客と電話してきた方とのビジネス上の力関係などから、当社スタッフが言われなき非礼を受けることも事実としてございます。
ご丁寧なご返事をいただいたことは大変ありがたく感謝申し上げますが、今後この点もご理解の上ご利用をお願い申し上げます。
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| (Q8) |
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当社からの受電報告メールは、正規のアドレスへメール送信となります。
サーバーよりプログラムで自動送信をしており、SMS（ショートメール）対応にはなっておりません。ご了承願います。
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| (Q9) |
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当社では現在住所貸し（秘書箱）のサービスは行っておりません。電話受付のみですので、お貸し出しできるのは電話番号とFAX番号のみとなります。
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| (Q10) |
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お客様がお持ちのフリーダイヤルから電話転送されても問題ございません。フリーダイヤルを乗せている基番号から電話転送設定をしてください。
フリーダイヤルから電話転送されてきたお電話も、御社固定番号から来たお電話と同様の応答名でお電話をお取りいたします。
なお、フリーダイヤルに限らず、ご契約いただいている会社がお持ちの電話番号であれば、本店、支店などが違う場合でも電話転送していただいても結構です。
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