電話代行・電話秘書・秘書代行のMKサービスです

電話代行・電話秘書・秘書代行のMKサービスのサービス・契約内容に関するQA集No.1ページ

群を抜く電話代行サービス申込率
QA集(サービス内容・電話対応について)-1

  サービス内容や電話対応に関するご質問のQA内容をご掲載いたします。1ページ目。  
(Q1)

電話転送サービスと、貸出番号を自社番号として表記利用サービスの違いを教えてください。

 電話転送サービスとは固定電話番号をお持ちのお客様が当社へ電話転送をすることで、お客様の電話番号に掛かってきたお電話を当社が代わりにお受けするご利用方法のことを言います。電話転送をするためには、お客様がお使いの電話会社が提供している転送機能(有料サービス)にご加入いただく必要があります。(ビジネスフォンをお使いのお客様は、電話会社の有料サービスを使わなくても転送機能が備わっている場合がほとんどですので、ビジネスフォンの操作マニュアルをご確認ください)
 これに対し、貸出番号を自社番号として表記利用されるサービスとは、当社よりお貸出しした電話番号(東京03番号)に直接掛かって来たお電話をお客様の会社宛のお電話として受電対応するサービスです。
 現在、固定電話を持っていないお客様や、特定のサービス用に東京03番号を用意したい、というようなお客様に最適なご利用方法です。
 すでに会社の電話番号をお持ちのお客様でしたら、お申込みページで「転送利用」をご選択いただき、こちらでお貸しした電話番号をそのまま名刺やネット上などに表記されたいようでしたら、「表記利用」のほうをご選択ください。
 (電話番号は持っているが特定のサービスの受電専用に番号を借りたい、という場合も表記利用をお申込みください。)


(Q2)

電話転送サービスと、自社番号として表記利用サービスの両方は同時に利用できませんか。

 大変申し訳ございませんが、当社がお貸出しする1つの東京03番号で両方のご利用をすることはできません。それぞれの用途でお貸出しする番号の割り当てをさせていただきますので、もし両方の利用をされたい場合は、当社から計2番号(電話転送利用用、表記利用用としてそれぞれ1番号ずつ)をご用意いたします。
 この場合、1つ目の番号代はすでに基本料金に込みとなっておりますので、2つ目の番号の追加料金として月額1,100円(税込)が加算となります。
 例えばスモールプランであれば、月額基本料金2,960円に1,100円をプラスして、月額4,060円が基本の月額料金となります。


(Q3)

スモールプランに加入した後、ハーフプランに変えることはできますか。

 ご用意している3種類のプラン間の変更はいつでも可能です。直接メールでその旨のご要望をいただければ、こちらで変更処理いたします。
 請求データ締め処理の関係で、お申し出いただいた月までは既存のサービス代金でご請求させていただき、翌月ご利用分からご希望の新しいサービス代金にてご請求いたします。
 このようにプランのご変更はいつでもお受けするようにしておりますが、当社からのお願いとして、お客様のご商売の繁忙期や閑散期に合わせて定期的にプランを変えるようなことはしないようにお願いします。
 例えば、8月は注文が多いのでスタンダードプランに変更し、9月に入ったらスモールプランに戻す、というようなことを毎年繰り返されますと、当社の事務処理が煩雑となりますので、あくまで電話回数などの動向を見て、当社は平均的に電話が月○○件掛かってくるようなので、今後は最適と思われるこちらのプランに切り替えたい、というような状況判断の下でご依頼をお願いいたします。


(Q4)

私は○○県で事務所を自宅でしていますが、電話の番号はどうなりますか?こちらは東京番号のみですか?

 ご自宅の電話番号を留守中などに転送設定いただき、転送されてきた電話に対して、当社女性スタッフがお客様の会社スタッフとして名乗り、代わりに伝言をお聞きするサービスの場合は、発信者はお客様の電話番号以外知ることはありません。
 ただ、当社がお貸し出しする電話番号を御社の番号として表記利用(=その番号を名刺などに表示させたい)をご希望の場合は、こちらは東京千代田区局の番号しか持ち合わせておりませんので、東京03番号をお使い(=表示)いただくことになります。
 電話転送と番号表記の利用の違いは、当社に掛かってくるまでの電話のルートの違いを意味するだけで、どちらのご利用方法であっても当社の電話代行サービスや料金体系は全く同じです。


(Q5)

貴社へ転送された当社の電話が、貴社側の都合によって話中になったり、電話に出られなかったりする場合はありますか?ある場合はどの程度の確率でしょうか?プランによって違いがありますか?

 話中になったことは過去一度もございません。当社が用意している受電チャンネル数には余裕がありますので、満杯になったことは一度もございません。
 ただし、電話に出れないというのはお客様側の転送の仕方や、電話をかけてきた方が切ってしまうことなどにもよりますので、可能性はあります。
 当社側ではほぼ1回〜5回程度以内の呼出しで受電対応しておりますが、相手が待ち切れずに切ってしまうこともあります。
 特にお客様側からの電話転送の仕方が、御客様側で数秒間コールした後に応答無しなら当社に転送する、というような設定をされていますと、当社側に転送されてきた1コール目は、すでに数コール呼出し後となっていますので、掛けてきた人からすると相当待たされていることになります。こちらで電話を取ろうとしたら寸前に切られたり、取ったらいきなり、「どれだけ待たせるんだ!」などと文句を言われるようなこともあります。このような点も踏まえて電話転送の設定をご考慮いただけると助かります。


(Q6)

受けてもらった電話の内容は、いつ、どのようにして報告してもらえますか?

 受電内容は、電話(会話)終了後すぐにメールでご報告いたします。
 重要なご連絡やお急ぎのお電話もありますので、定刻にまとめて受電報告するのではなく、お電話をお切りした後、すぐにメール報告をいたします。(メールを作る時間は最低限かかりますが、それでも電話終了後、数分程度です)
 なお、現在はメールでのご報告だけでなく、chatworkでのご報告方法もご用意しております。どちらで報告を受けるかお選びいただけます。
 当社では、お電話いただいた方のお名前やご用件、折り返し電話番号の3つは必ずお聞きするようにしております。ただしお聞きしてもお伝えいただけなかったり、お聞きする前にお電話を切られたりした場合などではお聞きできなかった項目はご報告には入りませんが、代わりにそのような状況となった旨をご報告するようにしています。
 また上記の聞き取り項目に加え、急がれている、お怒りである、お困りであるなど、相手の方のご様子についてもご報告に入れるべきと電話オペレータが判断した場合は、正確な状況を把握いただくためにご報告内容に追記するようにしております。


(Q7)

電話転送サービスを初めて利用するので内容を教えてほしい。

  ご質問の件でございますが、当社がご用意いたしますお客様専用の転送先電話番号(東京03)へ転送設定していただければ、ご希望の通り、お客様の電話機にかかってきた電話が当社へ転送されてまいりますので、お客様の会社のスタッフの立場で御社名を名乗って電話をお取りいたします。
 電話を掛けてこられた方(発信者)には、電話代行会社で受けていることはわかりません。
 なお、お客様の電話番号から当社への電話転送をするためには、現在お使いの電話会社(NTTやKDDI)へ電話転送サービスの事前のお申込が必要となります。こちらの参考資料は当メールに添付しましたのでご参考にしていただければと思います。
 電話代行サービスのご利用代金についてはホームページに掲載している通り、月額2,960円プランからご用意しております。また、10日間の無料お試しもご用意しておりますので、是非ご利用いただければと思います。
 (ご契約やお試し利用ともに、ホームページのお申込画面からエントリーしていただければ、こちらよりお取扱いに関するご案内メールをお送りする段取りとなっております)
 当社サービスは現在、国内でダントツに安いため只今多くの方からお申込みをいただいておりますので、安心してお申込ください。


(Q8)

受付報告メールを現在お願いしているPCメールアドレスと携帯アドレスの2か所以外に送っていただくことは可能ですか?

 当社では報告先としてご指定いただく方のご人数を3名まで無料で承っております。
 お一人様のご報告メールはPCと携帯の両方が可能でございますので、つまり最大で6アドレス(3名様×2アドレス)まで無料で即時報告いたします。
 なお、もし3名を超える人数の報告をご希望される場合は、大変恐縮でございますが、1名様追加ごとに月額210円の加算でお取扱いさせていただいております。


(Q9)

営業電話をどのように見極められていますか?

 営業電話に対する無料対応(受電回数に入れず、ご報告もしない)についてですが、営業電話であるか否かの判定は、あくまで会話で判断をする、ということです。
 その都度会話で判断している理由は、以前は当該会社からの連絡は必要の無いセールス電話であったとしても、月日の経過で御社が当該企業とお取引が開始されていることもあり得ます。
 企業名を登録し、単に当該企業からの電話であればすべてお断りする、という対応は、秘書センターとしての立場上非常に危険な行為でお引き受けはできません。
 またセールス電話については、悟られないよう巧妙な言い回しをしてくる業者も多く、明確に判断できない場合もあり、この場合ご報告しないことによるお客様側の機会損失(連絡しないことによるビジネス上、取引信用上の損失)を考慮し、グレーゾーンの電話はご報告させていただくことにしております。
 この方針によって判断と対応をしており、完全な排除は難しいですが、たぶん8割以上の営業電話を当社で門前払いできていると思われます。


(Q10)

私宛に電話があったときは、携帯の電話番号を相手にお伝えください。

 当社の基本対応は、電話を掛けてこられた方に「担当外出中により、こちらより折り返しご連絡いたします」旨を伝え、折り返し番号をお聞きする対応となります。
 つまり、折返し番号をお聞きできた時または相手の方が、「私の電話番号はご存知です」等の話があった時は、例え伝えてよいという許可のある御社携帯番号があったとしても、そちらに掛け直すよう伝えることはいたしません。御社より必ず相手の方の電話番号に折り返し対応をお願いします。
 これは当社電話代行の基本ルールとなりますので、ご承知の上でご利用・ご対応をお願いいたします。


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