電話代行・秘書代行のMKサービス

サービス・契約内容に関するQA集No.1ページ

群を抜く電話代行サービス申込率
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QA集(サービス内容・電話対応について)-1

  当社電話代行のサービス内容や電話対応に関するご質問のQA内容をご掲載いたします。1ページ目。  
(Q1)
 電話転送サービスとは固定電話番号をお持ちのお客様が当社へ電話転送をすることで、お客様の電話番号に掛かってきたお電話を当社が代わりにお受けするご利用方法のことを言います。電話転送をするためには、お客様がお使いの電話会社が提供している転送機能(有料サービス)にご加入いただく必要があります。(ビジネスフォンをお使いのお客様は、電話会社の有料サービスを使わなくても転送機能が備わっている場合がほとんどですので、ビジネスフォンの操作マニュアルをご確認ください)
 これに対し、貸出番号を自社番号として表記利用されるサービスとは、当社よりお貸出しした電話番号(東京03番号)に直接掛かって来たお電話をお客様の会社宛のお電話として受電対応するサービスです。
 現在、固定電話を持っていないお客様や、特定のサービス用に東京03番号を用意したい、というようなお客様に最適なご利用方法です。
 すでに会社の電話番号をお持ちのお客様でしたら、お申込みページで「転送利用」をご選択いただき、こちらでお貸しした電話番号をそのまま名刺やネット上などに表記されたいようでしたら、「表記利用」のほうをご選択ください。
 (電話番号は持っているが特定のサービスの受電専用に番号を借りたい、という場合も表記利用をお申込みください。)


(Q2)
 大変申し訳ございませんが、当社がお貸出しする1つの東京03番号で両方のご利用をすることはできません。それぞれの用途でお貸出しする番号の割り当てをさせていただきますので、もし両方の利用をされたい場合は、当社から計2番号(電話転送利用用、表記利用用としてそれぞれ1番号ずつ)をご用意いたします。
 この場合、1つ目の番号代はすでに基本料金に込みとなっておりますので、2つ目の番号の追加料金として月額1,100円(税込)が加算となります。
 例えばスモールプランであれば、月額基本料金2,960円に1,100円をプラスして、月額4,060円が基本の月額料金となります。


(Q3)
 このご質問については「よくあるご質問集」の、「(19) プランの変更はいつでもできるの?」の欄でご回答しております。

(Q4)
 ご自宅の電話番号を留守中などに転送設定いただき、転送されてきた電話に対して、当社女性スタッフがお客様の会社スタッフとして名乗り、代わりに伝言をお聞きするサービスの場合は、発信者はお客様の電話番号以外知ることはありません。
 ただ、当社がお貸し出しする電話番号を御社の番号として表記利用(=その番号を名刺などに表示させたい)をご希望の場合は、こちらは東京千代田区局の番号しか持ち合わせておりませんので、東京03番号をお使い(=表示)いただくことになります。
 電話転送と番号表記の利用の違いは、当社に掛かってくるまでの電話のルートの違いを意味するだけで、どちらのご利用方法であっても当社の電話代行サービスや料金体系は全く同じです。


(Q5)
 話中になったことは過去一度もございません。当社が用意している受電チャンネル数には余裕がありますので、満杯になったことは一度もございません。
 ただし、電話に出れないというのはお客様側の転送の仕方や、電話をかけてきた方が切ってしまうことなどにもよりますので、可能性はあります。
 当社側ではほぼ1回〜5回程度以内の呼出しで受電対応しておりますが、相手が待ち切れずに切ってしまうこともあります。
 特にお客様側からの電話転送の仕方が、御客様側で数秒間コールした後に応答無しなら当社に転送する、というような設定をされていますと、当社側に転送されてきた1コール目は、すでに数コール呼出し後となっていますので、掛けてきた人からすると相当待たされていることになります。こちらで電話を取ろうとしたら寸前に切られたり、取ったらいきなり、「どれだけ待たせるんだ!」などと文句を言われるようなこともあります。このような点も踏まえて電話転送の設定をご考慮いただけると助かります。


(Q6)
 このご質問については「よくあるご質問集」の、「(9) 報告はどうやってくれるの?」の欄でご回答しております。

(Q7)
  ご質問の件でございますが、当社がご用意いたしますお客様専用の転送先電話番号(東京03)へ転送設定していただければ、ご希望の通り、お客様の電話機にかかってきた電話が当社へ転送されてまいりますので、お客様の会社のスタッフの立場で御社名を名乗って電話をお取りいたします。
 電話を掛けてこられた方(発信者)には、電話代行会社で受けていることはわかりません。
 なお、お客様の電話番号から当社への電話転送をするためには、現在お使いの電話会社(NTTやKDDI)へ電話転送サービスの事前のお申込が必要となります。こちらの参考資料は当メールに添付しましたのでご参考にしていただければと思います。
 電話代行サービスのご利用代金についてはホームページに掲載している通り、月額2,960円プランからご用意しております。また、10日間の無料お試しもご用意しておりますので、是非ご利用いただければと思います。
 (ご契約やお試し利用ともに、ホームページのお申込画面からエントリーしていただければ、こちらよりお取扱いに関するご案内メールをお送りする段取りとなっております)
 当社サービスは現在、国内でダントツに安いため只今多くの方からお申込みをいただいておりますので、安心してお申込ください。


(Q8)
 複数のメールアドレスへ同時配信を希望される場合、3名様までは無料で承っております。
 2名様のアドレスへ報告メールの同時配信をご希望されておりますので、今回のご依頼は無料で承ります。
 なお、もし3名を超える人数の報告をご希望される場合は、大変恐縮でございますが、1名様追加ごとに月額220円の加算でお取扱いさせていただいております。


(Q9)
 営業電話に対する無料対応(受電回数に入れず、ご報告もしない)についてですが、営業電話であるか否かの判定は、あくまで会話で判断をする、ということです。
 その都度会話で判断している理由は、以前は当該会社からの連絡は必要の無いセールス電話であったとしても、月日の経過で御社が当該企業とお取引が開始されていることもあり得ます。
 企業名を登録し、単に当該企業からの電話であればすべてお断りする、という対応は、秘書センターとしての立場上非常に危険な行為でお引き受けはできません。
 またセールス電話については、悟られないよう巧妙な言い回しをしてくる業者も多く、明確に判断できない場合もあり、この場合ご報告しないことによるお客様側の機会損失(連絡しないことによるビジネス上、取引信用上の損失)を考慮し、グレーゾーンの電話はご報告させていただくことにしております。
 この方針によって判断と対応をしており、完全な排除は難しいですが、たぶん8割以上の営業電話を当社で門前払いできていると思われます。


(Q10)
 当社の電話代行サービスは電話の一次受けサービスとなります。お電話が掛かってきたときはまず御社名を名乗って電話をお取りします。その上で「担当は只今外出しておりますので、こちらから折り返しご連絡いたしましょうか」という対応を行い、お電話いただいた方のお名前やご用件、折り返し番号をお聞きいたします。
 上記の対応が電話取次の仕方となりますが、相手の方が折り返し番号をお伝えいただけない場合もございますので、折り返し番号がご報告に入るかは状況次第となります。(番号をお聞きできなかった場合はその理由を受電報告に付記するようにしています)


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