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電話代行のMKサービスのQA集(サービス内容・電話対応について)のNo.3ページ

群を抜く電話代行サービス申込率
QA集(サービス内容・電話対応について)-3

  サービス内容や電話対応に関するQA内容をご掲載いたします。3ページ目。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

基本的には社名で電話が来ますが、通販の場合には屋号名でかかってきます。そのような場合でも大丈夫でしょうか?

 もちろん大丈夫です。当社では、HPサイト名やサービス名などを別途お持ちの場合、御社情報に当該名を登録し、代行電話の対応ができるようにしております。
 ただしこれらの名称を登録するには、当該HP名、サービス名が御社のものである証を同時に提出していただく必要がありますので、HPのURLや印刷物などを同時にご提出(連絡)ください。登録審査の上対処いたします。
 なお登録した場合でも、電話を掛けてきた方がまぎらわしい言い方をされたり、当社情報にないことを言われたりした場合は、対応できない場合もございます。(登録=必ず対応を保証する、ということではありません)。あらかじめご承知おきください。


(Q2)

営業時間外や土日に電話転送をした場合はどうなりますか。

 現在、当社の電話秘書代行サービスは、平日(祝日を除く月曜から金曜まで)の9時から18時までとさせていただいております。
 その上で、休日等の業務時間外に電話が当社に転送等されてきた場合は、女性の音声で下記のようなアナウンスが流れます。
 「大変申し訳ございません。本日の業務は終了しました。営業時間は平日の午前9時から午後6時までとなっております。ご連絡ありがとうございました。」
 なお、音声録音は行なっておりません。あしからずご了承ください。


(Q3)

こちらが用意した伝言を渡し、折返し電話をしてくれる電話代行サービスを探している。

 当社ではお客様に代わって折り返し連絡(発信)をするようなサービスは行っておりません。
 当社では受電報告(メール報告)のみとなり、ご報告後は御社より先方の方にご連絡していただく必要がございます。


(Q4)

受けていただいた電話の用件や連絡先を翌朝にまとめてお知らせいただくことは可能でしょうか?

  当社では電話内容のご報告は電話終了後すぐにメール送信いたします。これはお急ぎの連絡をしてくる方もいますので、報告後すぐに折り返し対応されないと再度同じ方から催促・クレームの電話がきてしまいます。
 受電報告メールを届きましたら速やかに確認をしていただき、相手の方が折返し電話を希望されている場合はすぐに御社よりご連絡をお願いします。これは当社の秘書電話代行サービスの最も重要なご利用条件です。よろしくお願いいたします。  


(Q5)

至急折返しを求めている相手に対してはFAXかメールでの問い合わせしていただくよう案内して下さい

  上記はお受けできません。至急連絡を取りたいと言われている方に「FAXかメールで連絡し直してください」という意味のことを言えば、相手によっては喧嘩を売られていると思われ、怒号に変わります。(”わざわざ電話しているのに、何だと!”など)
 お電話をしてきた方にはお電話でご返事をすることが必要です。当社では必ず、折り返し電話を速やかにお願いしております。
 この対応をしていただける方のみお申込みをお受けしておりますので、その観点でご利用をご検討願います。(当社電話応答サービスのご利用上の重要順守事項です。どうぞよろしくお願い申し上げます。)  


(Q6)

年末年始の秘書サービスの無い日についてですが、現在の夜間での対応のように「本日の営業は終了しました。」のようなメッセージが流れるのでしょうか?

 当社の年末年始の休業期間中も、平常日の時間外アナウンスと同じものが流れます。
 当社ではあえて年末年始専用のメッセージは用意しておりません。これは弊社休業日に合わせたアナウンスにしてしまうと、個々のお客様の休日期間と食い違うことで、このアナウンスを聞いた方が間違った解釈をしてしまう恐れがあるためです。


(Q7)

メールのあて先は1人だけですか?

 当社の報告先の基本ルールは、
 ①名前指定の電話の場合は、そのご本人にご報告(報告アドレスがある場合。ない場合は名簿最上位の方へご報告)
 ②会社宛のお電話や名前指定のないお電話は、名簿最上位の方へご報告
 となっております。
 なお、複数の方へ同時配信指定(”どのような電話でも社長と本人へ”、など)も3名まででしたら無料対応しています。ご希望されるようでしたら、メールでその旨ご連絡ください。


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FAX 03-5860-4801
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