電話代行・秘書代行のMKサービス

サービス内容・電話対応についてのQA集No.3ページ

群を抜く電話代行サービス申込率
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QA集(サービス内容・電話対応について)-3

  当社電話代行のサービス内容や電話対応に関するQA内容をご掲載いたします。3ページ目。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)
 もちろん大丈夫です。当社では、HPサイト名やサービス名などを別途お持ちの場合、御社情報に当該名を登録し、代行電話の対応ができるようにしております。
 ただしこれらの名称を登録するには、当該HP名、サービス名が御社のものである証を同時に提出していただく必要がありますので、HPのURLや印刷物などを同時にご提出(連絡)ください。登録審査の上対処いたします。
 なお登録した場合でも、電話を掛けてきた方がまぎらわしい言い方をされたり、当社情報にないことを言われたりした場合は、対応できない場合もございます。(登録=必ず対応を保証する、ということではありません)。あらかじめご承知おきください。


(Q2)
 このご質問については「よくあるご質問集」の、「(13) 電話代行サービス実施日と時間帯は?また休日や時間外の電話はどうなるの?」の欄でご回答しております。

(Q3)
 当社ではお客様に代わって折り返し連絡(発信)をするようなサービスは行っておりません。
 当社では受電報告(メール報告)のみとなり、ご報告後は御社より先方の方にご連絡していただく必要がございます。


(Q4)
 申し訳ございません。当社では責任が持てない点と、電話の場合1つお答えしても質問が派生しますので、しどろもどろの対応となるとせっかくの御社のビジネスチャンスを逸することになる恐れがあるために、QA対応(質疑応答対応)はお引き受けしておりません。QA対応はオプションでもご用意をしておりません。
 新規のお問合せ電話は懇切丁寧に責任者やご担当者が対応されることで信用・信頼を与えることができ、この対応のほうが御社にとってベターな結果を得られます。当社では電話一次受けの範囲でサービスを責任を持って行ないすぐに受電報告をいたしますので、お客様のほうでご対応をお願いいたします。
 当社の電話対応では、「あいにく担当が外出中ですので、こちらから折返しさせていただいてよろしいでしょうか?」と伝え、相手の方のお名前やご用件、折返し番号をお聞きする対応となります。あらかじめご承知のほどお願いいたします。


(Q5)
  上記はお受けできません。至急連絡を取りたいと言われている方に「FAXかメールで連絡し直してください」という意味のことを言えば、相手によっては喧嘩を売られていると思われ、怒号に変わります。(”わざわざ電話しているのに、何だと!”など)
 お電話をしてきた方にはお電話でご返事をすることが必要です。当社では必ず、折り返し電話を速やかにお願いしております。
 この対応をしていただける方のみお申込みをお受けしておりますので、その観点でご利用をご検討願います。(当社電話応答サービスのご利用上の重要順守事項です。どうぞよろしくお願い申し上げます。)  


(Q6)
 当社の年末年始の休業期間中も、平常日の時間外アナウンスと同じものが流れます。
 当社ではあえて年末年始専用のメッセージは用意しておりません。これは弊社休業日に合わせたアナウンスにしてしまうと、個々のお客様の休日期間と食い違うことで、このアナウンスを聞いた方が間違った解釈をしてしまう恐れがあるためです。


(Q7)
 当社の報告先の基本ルールは、
 ①名前指定の電話の場合は、そのご本人にご報告(報告アドレスがある場合。ない場合は名簿最上位の方へご報告)
 ②会社宛のお電話や名前指定のないお電話は、名簿最上位の方へご報告
 となっております。
 なお、複数の方へ同時配信指定(”どのような電話でも社長と本人へ”、など)も3名まででしたら無料対応しています。ご希望されるようでしたら、メールでその旨ご連絡ください。


(Q8)
 申し訳ございませんが、このようなことはできません。
 相手の方がお話しされているところを遮ったり、話を端折って電話を終了するなどできません。相手の方の感情を逆なでするようなことをしたら、怒号の電話となります。会話をしている当社スタッフが被害を受けますので、このようなご要望はお受けできません。御社のご都合や考えではなく、まずは電話をしてきた方のお立場をくみ取って会話をします。  


(Q9)
 お問い合わせいただきましてありがとうございます。
 当社は電話代行サービスを始めて11年間、この低料金でサービスをご提供し続けており、多くのご利用者様がおります。また長く続けていただいているお客様も非常に多くおりますのでご安心ください。
 電話の応答において、むしろ丁寧さを欠けるような対応をすることのほうが難しいです。当社サービスのクオリティは高いものと自負をしており、ご利用されているお客様から、評価をいただくありがたいお言葉をいただくこともよくございます。
 当社HPでもご説明をしておりますが、当社は自社でシステム開発をしておりますので、機能の開発代やランニングコスト(ライセンス料支払)ともコスト0円のため、低料金でサービスをご提供し続けています。


(Q10)
 こちらでも確認をいたしましたところ、ほぼ同時刻に確かに御社宛のお電話を受け、オペレータが電話を取りましたが、NTT代理店と名乗る会社からの電話回線サービスの新規営業電話でしたのでお断わりをして電話を終了しております。
 不特定宛の営業電話や間違い電話とオペレータが判断できた場合は門前払い対応をして受電回数に含めず、受電報告もいたしませんので、ご指摘の着信電話はこのお電話だと思います。
 当社ではご請求書(PDF)にも掲載しておりますが、無料対応をしたこのような電話でもログは取っております。なお、大変申し訳ございませんが、無料扱いにしている以上、事務コストは掛けられませんので、どんな連絡でしたか?というご連絡を繰り返しいただきますと、無料対応(報告しない)にしたことが本末転倒となりますので、このような確認のための連絡は今後はお控えいただきますようお願いいたします。


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