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電話代行のお仕事(No.4ページ)
群を抜く電話代行サービス申込率

<電話代行のお仕事>受電内容の報告手段はメールが一番理に適っており、しかも安全です。


  当社の電話代行サービスでは、代わりにお受けした電話内容のご報告はメールとなります。お客様があらかじめ希望されているスマフォなどのメールアドレスへ、電話(会話)終了後すぐにメールでお聞きした内容をご報告いたします。ご希望があれば、お電話宛先の方のアドレスだけでなく最大3名様のアドレスへ無料で複数先同時配信することもできます。例えば、「どのような電話でも、社長と本人の2名へ」という指定も無料で承っています。

 このメール報告ですが、お客様によっては、「メールじゃなくて電話で報告連絡してもらえないか?」や「その電話をそのまま私の携帯に転送してもらえないか?」などと言われることもあります。この場合、当社ではメールでのご報告とさせていただいているので丁重にお断りをさせていただくのですが、一見電話で連絡をもらう方が楽で、スピーディーと思われるかもしれませんが、電話内容の報告手段としてはメールが一番理に適っており、折返し操作も簡単・手間いらずで、しかも最も安全な情報伝達方法です。

 最も重要な点は、お受けしたお電話内容をいち早く、かつ確実にお客様にご報告をするということです。決して報告漏れや遅延があってはいけません。これらの状況に陥る原因には2種類が考えられると思います。1つは報告し忘れです。これは代金をいただいて電話代行サービスを行っている業者としてあってはいけませんし、論外の話です。2つ目はこちらが報告をした(あるいはしようとした)際に、受け側の当社顧客の事情で報告できなかったケースです。この2つ目のケースはお客様マターであり、いつ起こるかわかりませんし、代行会社側では防ぎようがありません。今日の午前10時にはコンタクトが取れていたのに、午後2時の時にはコンタクトが取れない、なんてこともあります。報告先のお客様の行動は日々刻々と変化しており、連絡時にどういう状況であるかが問題です。

 そして上記のような報告が届かない状況になってしまう最も確率の高い手段が、電話による連絡です。
 例えば、会議中のときや電車に乗っている時は、ほぼ電話が鳴っても取ってもらえません。また電波が入らない場所に居る場合も無理です。さらに電話中の時も繋がりません。逆に言えば電話に出れるのは何もしていない時だけかもしれません。つまり、ご多忙の方にしてみれば電話に出れないことが多いため、受電報告の手段として好ましくありません。

 繋がらないということは再度時間を置いて連絡し直す必要があります。これは代行業務として効率が悪いだけでなく、このように時間を置いて掛けるということは電話をいただいた方への折り返し対応が遅延することになります。こうなってしまいますと、電話をされた方が待ち切れずに「まだ電話が来ないけど、どうなっているんだ?」と催促やクレーム電話をしてくる恐れもあります。

 これに対し、メールでのご報告は一番理に適っています。メールは受け取る側の刹那の状況は関係なく、送り届けることができます。例え会議中でも受信フォルダにメールは入ってきます。電波の届かない所に居ても、電波が回復した時点でメールサーバーが受信フォルダに届けてくれます。送信した側に二度手間はかかりません。あとは受信された方がそのメールをいつ見るか(開くか)、ということだけです。

 電話代行会社の立場としては、電話終了後すぐにご報告をした、という点が重要です。スピーディーに不手際なく報告業務を完了したということが代行会社の請負業務の全うだからです。

 メールによる報告の利点は上記だけではありません。例えば電話で報告を受けている状況を想像してみてください。「○○さんから□□□の件でご連絡がありまして、折り返し電話をいただきたいとのことでした。番号は・・・」と口頭で言われてもその内容を覚えきれるでしょうか?特に折り返し電話番号はその場でメモを取らなければならないでしょう。口頭での報告では概要だけはすぐにわかりますが、詳細内容は自分自身が手間を掛けてメモを取るはめになります。しかももしそのメモを紛失してしまったら、「昨日電話もらった件の□□□の内容が思い出せない。どうしよう」となるかもしれません。

 両手が使えるか、目の前にペンや机があるかもその時々の状況次第です。しかも報告を受け、メモを取り終わるのに非常に手間と時間がかかります。これに対してメールであれば、メールそのものが文章であり、受信フォルダに保存されるのでメモを取る必要もありませんし紛失することもありません。しかもスマフォや携帯でメール受信しているのであれば、メール文中の折り返し電話番号の上をクリックすれば自動的に電話発信ができます。いちいち番号を打ち込む必要はありません。(機種によってはこの機能が付いていないこともあります)

 別の観点からも口頭での報告だと前置きが長くて要旨が掴みずらい、ダラダラと説明を受けたが頭に入らないので何度も聞き直した、などの状況に陥りやすいですが、メールは文脈や構成を考えて文章化するので、端的であり内容把握がしやすいという点も見逃せません。

 もちろんメール連絡をしてもすぐに見ていただかなければ、メールの利点は削がれてしまいますが、現代の社会おいて普及しているツールの中で、メールを使った報告連絡が一番最適であることは間違いないと言えます。
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【電話代行のお仕事】No.1~10

1:宅配・来訪者
2:社員名簿に無い
3:代行に任せた方が良い
4:メール報告が最良手段
5:会話からビジネス成立
6:金銭トラブルの電話
7:折返しは速やかに

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