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電話代行のお仕事事例集(No.2ページ)
群を抜く電話代行サービス申込率

<電話代行のお仕事>留意すべき事例(社員名簿に無い名前宛のお電話)


  電話代行の当社の現場(オペレータ業務)では、様々なお電話に対して適宜柔軟的に対処しなければなりません。通り一遍等の対応だけでは乗り切れないお電話も多くございます。
 このページでは、そんなケースバイケースで対応している電話対応の事例をご紹介いたします。
 代行会社は色々と創意工夫・準備しているんだな、とご理解いただけると幸いです。  
   (注)この事例は作成した当時の対応内容であり、現在は対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(2)

「○○さんお願いします。」と言われた名前が社員名簿にない場合

 当社では、ご利用開始時に必ず在籍者の方全員のお名前を漏れなくお客様シート内の社員名簿記入欄に書いていただくようお願いしています。また、ご利用後に入退社の異動が生じた場合も速やかに当社にもご連絡いただくようお願いしています。

 在籍者ならびに退職者の把握は当社に取りまして最も重要な情報です。電話代行会社に委託せず、ご自身の会社で電話を取っている場合(大きな組織の会社は別かもしれませんが、ほとんどの会社で)なら、電話を取られる方は会社の社員の方ですから、全ての社員の方を周知されているので、「○○さんお願いします」と言われた時に、

 ・その名前の人間は当社の在籍者である。
 ・その名前の人間は当社の退職者である。
 ・その人間は当社には居ない。つまり間違い電話ではないか。

 がわかりますので、都度正確な電話対応ができますが、電話代行でお受けしている当社にしてみれば、当社顧客からいただいた情報だけが頼りとなり、正しくない情報のままですと対応上問題が生じてしまいます。
 社員名簿情報を参照しながら電話対応を行っている際に名簿に登録の無いお名前を言われた場合、当社ではいったん間違い電話の確認をいたします。(「当社は□□□株式会社ですが、こちらの○○宛でよろしいでしょうか?」)

 電話代行の現場をあまりご存じない方は、「そんな言い方をせずに、名簿に無い名前のときは、単に、”こちらから折り返しします。” だけでいいじゃないか。」と思われるかもしれません。しかし実際のお電話では間違い電話も非常に多くあり、確認してみると「掛け間違えました。」という返事をいただくこともよくあります。間違い電話なのに確認を怠ったことで全く関係ない苦情をそのまま受けたり、頼み事の依頼が通ったと勘違いされ、後々問題となることもあります。さらに当社顧客から、「間違い電話の確認をしないで電話取次を行っているのは業者としてプロの対応ができていないのでは?さっき相手に間違いだと折返し電話したら逆に文句を言われたよ。」などと苦言をいただくことになりかねません。

 またその逆の対応として、「名簿に無ければ、すべて間違い電話として扱ったらどうか」というご意見もNGです。最近入社された新人の方がいて、このことを当社に連絡がないまま、その方宛の電話を受けた際に、名簿に無い名前だからと、「当社にはそういう名前のものはおりません。お掛け間違いです。」などと対応したら、後に会社に居る方であると判明した時点で大変なことになります。当社のサービスの信頼性の失墜だけでなく、当社のお客様に多大な迷惑を掛けることなります。

 名簿の無いお名前宛の電話が来た時は、電話をしてきた方に不審がられずに確認を行い、間違いでない場合には当社顧客へも正確な状況報告をしなければならないため、通常電話と比べ非常に神経を使います。ちなみに間違い電話であるとわかった場合は受電件数には加算せず、無料対応としています。

 また間違い電話かの確認をすると、場合によっては嫌味を言われたりすることもあります(「あなた、○○さんを知らないの?」)。そのような状況になった場合、当社オペレータは「申し訳ございません。私はたまに手伝いにきている者なので、全員の名前の把握ができてなくて大変失礼いたしました。」などと低姿勢での応答をしてその後の会話を続けることになります。

 もちろん社員の方のお名前(入退社)は当社へ必ずご連絡いただくことをお願いしているので、在籍しているにもかかわらず名簿未登録となっている場合、当社顧客側の連絡漏れが原因で、当社オペレータの電話対応上の不手際ではありませんが、このような状況になれば電話を受けている当社オペレータが謝罪対応せざるを得ません。

 このように電話代行の仕事では、立場上当社が板挟みになる場合もあります。電話を取って用件を聞くだけなので簡単な仕事だろ?と思われるかもしれませんが、スマートさだけでなく、機転や洞察力も求められる難易度の高い仕事です。

 最後にレアケースではありますが、「○○さんお願いします」と言われた名前が社員名簿に無い場合で、稀に当社のオペレータ名と同姓だったりすることがあります。この場合はすぐに画面で過去の受電履歴一覧を開き、電話をしてきた方が以前にも電話をしてきていないか、そしてその時に受電対応した当社スタッフが○○ではないかをチェックします。
 すると、当社オペレータの○○が何日か前に電話を受けていた事実が出てきたりすることもあり、その時の電話で名前を聞かれた際に名乗ったことで、今度は当社スタッフ宛に電話をしてきた、ということもあります。

 このように電話応答時には過去の受電履歴を参照しないと、今回のご連絡の内容や経緯が理解できないという場合もあります。電話では今までの連絡(経緯)の流れのまま掛かってくることもよくある話です。


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