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電話代行のお仕事(No.5ページ)
群を抜く電話代行サービス申込率

<電話代行のお仕事>今も昔も会話があってビジネス成立(電話で会社の様子を探られています)


  皆さんは電話秘書とか秘書代行、電話代行と聞くと、どのようなイメージをお持ちでしょうか?

 秘書という用語があるので、非常に丁寧な言葉遣いをするのでは、と思われるかもしれませんが、当社では電話代行の利用をされる方の目的やその会社の規模などに合わせ、秘書というよりはむしろ女性事務員が丁寧に電話対応するようなサービスをご提供しています。

 電話代行サービスを利用されるお客様のほとんどが、中小零細の企業様や士業の方、個人事業を営んでいる方たちです。つまりご自身がお仕事で営業や現場に行かれると社内には誰も居なくなり、電話が掛かってきても誰も応答できない状況になってしまうため、このサービスをご利用されています。

 今の時代、固定電話に掛かってきた電話を携帯やスマフォに転送できるからそうすればよいじゃないか?と思われるかもしれませんが、電話が掛かってきたときに携帯で受けたとしたら、騒音や電波の状況から「会社の番号に掛けたら携帯に繋がった。この会社には事務員がいないのか。小さな組織なんだ。」と思われ、仕事をお願いしようと電話してきたせっかくの新規の見込み客を失うことになりかねません。会社である以上、組織が小さいと思われてしまうことはマイナスとなってしまいます。
 事務の方がいる会社でもご事情により当社に電話代行を委託されるケースもありますが、いずれにしましても自社内で電話を取っている状況を醸し出すことを望まれることに変わりはありません。

 それゆえ当社ではまず最初に、電話を受けた会社に実際に勤務している事務員と思ってナチュラルかつ丁寧、スマート(流ちょう)に、そして電話用件をしっかりと聞くという教育から始めます。

 自分がこの会社の事務員だとしたら、どういう対応が自然体であるかを常に考えて電話を取り、あまり具体的内容に深入り(知らないことについて、いい加減な対応をしない)することなく、相手の方が不審に思われないよう落ち着いて応対することが大切です。そしてどのような報告をすれば当社顧客が喜ぶかを考え、ご用向きをしっかりとお聞きし、電話状況も含め要点を外さずに当社顧客にご報告するよう指導をしています。

 電話をしてきた側の人が、「電話で問合せをしたら電話に出た事務の方が話を聞いてくれ、すぐに別の人から折り返し電話がきたけど、先ほど伝言した用件がしっかりと伝わっているようで、期待通りの回答や説明を受けられた。」と思っていただくことができたら、当社顧客の会社はしっかりしていると評価され、ビジネスチャンスにつながる期待大です。

 そして会社を留守にしていた当社顧客が、「誰々さんからどういう件で電話があり、どうしてほしいのか、さらに折返し電話番号も受電報告内容に書かれており、折り返し連絡をする前に、話す内容を頭の中で整理してから電話できたのでスムーズに運べた。」と思っていただければ、電話代行会社にとって最良の評価をいただいたことになります。

 当社が目指しているサービスはまさにこれの実現です。当社顧客と電話を掛けてこられた方の双方が満足いく電話対応をしていかなければならないと思っています。

 最後に、当社では3日に一度の割合で、「初心忘れべからず」と題した幾つかの基本理念や対応姿勢の言葉をオペレータ業務の主要画面に表示を出しています。
 その1つに、<その会社の事務員である意識で外線電話を取るようにしよう。>と題した内容があります。
 「・外部からの電話は会社の生命線です。丁寧かつ(簡単でもいいので)用件も聞くように心がけてください。(戻ってきた上司に「何の電話だった?」と聞かれることを想像して)」


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【電話代行のお仕事】No.1~10

1:宅配・来訪者
2:社員名簿に無い
3:代行に任せた方が良い
4:メール報告が最良手段
5:会話からビジネス成立
6:金銭トラブルの電話
7:折返しは速やかに
8:営業電話拒否対応無料
9:外国語のお電話
10:オペレータの年齢の違い

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