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業務深堀り解説(追加オプションサービス)

＜業務深堀り解説＞FAX受信サービス

　当社の電話代行サービスでは、いくつかのオプションサービスをご用意しております。その中のFAX受信サービスにつきまして、ご案内とご利用上のご留意事項をわかりやすく解説させていただきます。

　当社サービスの基本は受電対応のご提供です。ほとんどの場合が、実際にどなたかからのお電話を受け、オペレータがその方と会話をして電話対応をする業務です。

　それ以外で電話番号にご連絡がくるものにはFAXがあります。そのために当社では電話対応のオプションとしてFAX受信を代わりに行うサービスも用意しております。

　FAX受信サービスのご利用の仕方には次の2通りが考えられます。１つ目は、当社顧客がすでにFAX受信用の電話番号をお持ちで、その番号にFAX受信が来た時に当社がお渡しした転送先番号に転送設定をしていただき、当社の方で代わりにFAX受信を行う方法です。２つ目は、当社顧客がFAX番号をお持ちでなく、当社がお貸し出しする東京03番号を自社のFAX番号として利用され、この番号にFAXが来た場合にこのお客様宛のFAXとして受信処理を行う方法です。

　上記のどちらのご利用方法の場合でも、当社がFAX受信をした際にはその紙面をPDFファイル化をして、当社顧客へメール添付をしてお送りいたします。これによって、FAX番号を自社で用意したり、FAX受信ができる複合機（プリンター機能付き）を購入する必要もなく、FAX受信体制を持つことができます。

　すでにFAX番号を持っているお客様の場合、なぜ、わざわざ電話代行会社に転送して受信させるのか、と疑問に思われる方もいらっしゃると思います。これは会社に事務員の方が居ない企業や個人事業をされている方の場合、FAX受信をしても会社に戻らないとその内容が見れません。これに対し、お客様がお持ちのFAX番号も当社へ電話転送設定いただくことで、社外に居ても当社からのFAX受信報告メールで添付のPDFファイルで即座に確認ができるようになります。これは事務員の方が、外出中の代表者の方にFAXが来たことをお知らせするのとほぼ同じ行為になりますので、安心して外出ができます。そのため、例えFAX番号をお持ちのお客様でも当社FAX受信サービスをご利用される方は多くいらっしゃいます。

　当社オペレータが事務員の立場で電話を受けているシチュエーションをイメージしていただくとご理解いただけると思います。例えば、「今FAXを送ったので社長に見てもらい、この件で折り返し電話をしていただくようお伝えください。」などのようなお電話があった場合、当社からのFAX報告メールをすぐにご覧になられて、「今、うちの事務員から、○○○と書かれているFAXが来ていると報告があったので、その件で折り返ししました」と即応されれば、お取引先等の相手の方の信用度を落とすことはありません。企業としてあるべき自然な形で相手の方へ連絡をすることができます。（「会社にいる事務員に伝えたのに、FAX内容の確認は会社に戻らないとできないなんて、ちょっとおかしいな？」と不審がられることもありません）

　また、FAX番号をお持ちでない会社でしたら、当社がお貸出しするFAX受信専用の番号を自社のFAX番号としてお使いいただくことも可能です。
　事業をされている以上、FAX番号を持っていないと「小さい会社なんだなあ」と思われてしまいます。電話番号だけでなく、FAX番号もホームページや案内印刷物、名刺に記載したいと思われている方には、別途貸出番号追加でのFAX受信サービスをご利用いただければと思います。番号追加代は月額1100円（税込）となっております。

　なお、１つの電話番号を所有されていて、電話もFAXも同一番号で受信しているお客様の場合は、FAX受信サービスの付加だけをしていただければ、電話が来た場合は当社オペレータが有人対応（会話）を行い、FAXが転送されてきた場合はFAX受信処理を行います。この場合はFAX専用の転送先番号のお貸出しはしないため、FAX受信用の番号追加はございませんので、追加番号代（月額税込1100円）は発生いたしません。

　FAX受信サービスの料金は、FAX受信があった都度、報告１回につき158円（税込）となります。完全な従量課金制ですので、まったくFAX受信がなければ受信料のご請求はございません。なおFAX受信枚数が多いと当社の受信・PDFファイル作成事務のコストが上がりますので、受信枚数5ページまでを1報告単位とさせていただき、例えば8枚の紙の受信をした場合は、2報告分として捉え、158円×2回分=316円の料金計算とさせていただいております。（もちろん全ページをご報告いたします）

　このようにFAX受信サービスは、お客様にとりまして大変有意義なオプションサービスとなっておりますが、ご利用に当たり一部制約事項がございます。

　これは当社の業務対応時間帯が平日の9時から18時となっている関係上、FAX受信サービスも同じくこの時間内のみの対応と「敢えて」しております。

　なぜかと申しますと、当社には多くのFAX受信サービスのご利用者（顧客）がおります。24時間自動受信をしてしまうと、送られてきたFAXの紙面上に送り先の企業名（＝当社顧客先）の記載がないと、どこにご報告すればよいかわからない事態に陥ってしまいます。相手の方にしてみれば、知っているFAX番号に送っているので、紙面に宛先を書かなくても問題ないと思われて、宛先を紙面に記載を省略される方もおります。これは送られた方の不手際とは一概に言えません。それよりも誰からのFAXであるかがわかるよう、こちらの社名と担当者名を明記しておけばOKだ、だと思って送信しているからです。FAXを自社で受けている場合は、知りたいのはどこから来たか（誰が送ってきたか）ですので、送信者の方のこのお考えは正しいですが、電話代行会社である当社が受信する際に重要なのは、誰宛のFAXか（＝当社のどの顧客宛か。どのお客様に報告すればよいか）です。これが判明しないとご報告できないだけでなく、受信完了をしてしまうと送信をされた方はFAXが相手に送達済であると思われ、もし連絡した件が不履行等になった場合、その責任は受信をしてしまった当社に問われることになりかねません。また間違いFAXも来ることがあり、FAX受信サービスを利用されていないお客様の電話番号宛にきたFAXを無造作に受けることもよくありません。

　それゆえ、当社では業務時間内で業務担当者が確認（有人対応）をしてFAX受信を行い、人間の確認を経て正確にご報告処理をするようにしており、当社業務時間以外にきたFAX連絡は敢えて着信しないようにしています。

　FAXの場合、着信側が着信完了しなければ、送信側には送信エラー通知が戻ります。上記で受信しない時間帯にきたFAXは送信元に送信エラーが戻りますので、翌日の日中に再FAX（試行）をしていただけるか、または電話で「昨日FAXしたけれど送信エラーとなったようなので再度送っても大丈夫ですか？」などの電話連絡をいただけると思います。ご連絡をいただければ、平日の9時から18時までの間に再度お送りいただくよう、当社オペレータが口頭でお願いすることができ、FAXをしっかりと受信して当社顧客に報告することができます。

　当社の立場として第一に考えなければいけないことは、受信したFAXは、責任を持って必ずお客様に送り届けることにあります。このような管理体制にしている点につきましてもご理解をいただいた上でご利用をご検討いただければと思います。

（関連記事）
　・サービス内容ページ（FAX受信オプションのご案内）
　・料金一覧ページ（FAX受信オプション料金案内）

＜業務深堀り解説＞ヒヤリングオプション（独自項目の聞き取り）

　ここではオプションサービスの１つであるヒヤリングオプション（独自項目の聞き取り）サービスについて、詳細にご案内いたします。

　当社の電話代行サービスでは、お電話いただいた方のお名前とご用件、折り返し電話番号の聞き取りを基本対応として行います。これに対し、「○○○の電話連絡がきたら、折り返し電話番号だけでなく、□□□も聞いて欲しい」というような特別なご要望がある場合に、このオプションで電話対応をお引き受けさせていただいております。

　例えば、「当社の○○サービスのカタログが欲しいという連絡がきたら、お届け先の住所を聞いて欲しい。」、「チケット購入者からチケットに記載のプレゼント贈呈の希望の連絡があったら、チケットに印字されているシリアル番号を聞いて欲しい。」などのようなご要望です。

　これらのご依頼をお引き受けする上で重要なのは、「どのような電話が来たら」という対応のきっかけ（シナリオ）を明確にしていただくことです。ヒヤリングオプションをお引き受けした場合でも、会社の電話番号には、様々な内容のお電話が来るはずです。ご要望の聞き取りが必要なお電話だけはなく、「○○さん居ますか？」や「宅配ですが御社は何という建物に入っていますか？」、「先ほどそちらの○○さんから電話いただいたようなんですが。」など、ヒヤリング対応の不要なお電話も多く来る中で、オプション対応すべきお電話が入ってきたときに、あらかじめ決められた聞き取り項目をお聞きするという対応をしますので、ヒヤリング対応をすべき電話であるかどうかを見極めるために「○○という電話がきたら、」という前提条件が非常に重要となります。

　「何の媒体を見てご連絡いただいたか、ご年齢はお幾つか、を聞いて欲しい」という聞き取り項目だけでお引き受けしてしまうと、新規見込み客の方への対応だけでなく、うっかり既存のクライアントの方に対してまで同じ質問をしてしまいます。「何のためにそんなことまで答えなければならないんだ！」と逆にお叱りを受けてしまいます。明確な聞き取り前提条件を指定いただいた上で、次に何をお聞きするのか、という対応フローを確立する必要があります。

　このような条件提示をしていただいても、当然当社の方では電話応答時に、ある程度の裁量を持って対応しますので、仮に相手の方からの尋ね方（言い方）が違っていても、このお電話はヒヤリング対応すべきものであるとオペレータが判断した場合には、オプションの聞き取り対応は行いますので、ご心配は要りません。

　このように、様々なお電話がくる中で、基本対応をした場合にはその電話のサービス料は基本料金計算に基づく計算基礎に組み込まれ、オプション対応をしたお電話についてはオプション料金計算に基づく計算基礎に組み込まれ、料金計算上、間違いが生じることはございません。簡単に言いますと、オプション対応の聞き取り項目のご報告が入っていれば、そのお電話についてはオプション単価が適用され、それ以外は基本料金計算のほうに回っていると思っていただければわかりやすいかと思います。（ただし、実際に聞き取りをしたにも関わらず、その項目に対して無回答だった場合は、”ご回答いただけませんでした”旨を書いてご報告をし、聞き取り対応をさせていただいた以上、オプション料金適用対象とさせていただく場合もございます。）

　また、オプションの項目聞き取りをした場合でも、それ以外にご質問等をお受けした場合には、聞き取り内容のご報告とは別に、「○○○というご質問がございましたので、折り返しご連絡をしていただき、ご回答をお願いします。」という旨のご報告も入ります。
　電話では想定している会話・内容の事だけしか言われないというほうが少ないです。ヒヤリングオプション対応をすべきお電話であっても、それ以外のご用件・伝達事項も言われる場面も多いです。ヒヤリング対応の項目を聞いたら、そのご報告をするだけという訳ではなく、他にもご報告すべき事項があれば、そちらも併せてご報告内容に記載をいたします。

　最後に、このオプション料金単価は220円(税込。1受電につき）以上からとさせていただいており、お聞きする項目数や通話時間数などを考慮して決定させていただいております。事前にどのようなお聞き取りを希望されるのかの情報をいただいた上でお引き受け条件（＝単価のご提示）をご提示（回答）させていただき、お客様のご承諾をいただいた後にご利用開始となる流れとなります。
　もしご興味がお在りでしたら、当社ホームページのお申し込み・お問い合わせページのご質問・要望欄にその旨をご入力いただいて送信ください。

（関連記事）
　・サービス内容ページ（ヒヤリングオプション電話応答例）
　・料金一覧ページ（ヒヤリングオプション料金案内）
　・ヒヤリングオプションの料金計算例ご案内ページ
　・業務深堀り解説（予約受付オプションについて）

＜業務深堀り解説＞ヒヤリングオプション（予約受付）

　上記でご案内しましたヒヤリングオプションに、予約時間の受付対応を加えた予約受付サービスについてご案内したいと思います。

　上記でご案内しました通り、オプションとは電話代行の基本聞き取り内容（お名前、ご用件、折り返し電話番号）以外に、聞いてい欲しい内容がある場合に上乗せ料金（オプション料金）をいただいて対応させていただくサービスです。

　その一つがヒヤリングオプションですが、このヒヤリングオプションにも予約時間の聞き取り要望があるものと、予約時間の聞き取りをしないものとに分類をしております。

　どうして予約時間の聞き取り有無で大きく分けているかと申しますと、予約時間をお聞きする場合は、その前提に空き時間であるかをこちらで常時管理していないとならないからです。

　例えば、ヘアサロンをされている当社顧客宛に「ヘアカットをお願いしたいのですが」というお電話が来たとします。この時、ご希望される日時をお聞きしますが、相手の方が言われた日時がすでに予約で埋まっていたら、ダブルブッキングになってしまいますので、その日時に予約を取っても大丈夫かを確認しながら対応する必要があります。つまり予約受付をする場合において最も重要なのは、空き時間のスケジュールを当社とこのケースならヘヤサロン様とで共有している必要があります。

　空き時間を常に最新状態にしておくには、当社で管理しているスケジュール情報も常に更新（登録作業）する手間が発生します。この対応をする必要があるため、料金体系的にも通常のヒヤリングオプションとは区分けをしています。

　また空き時間は、当社経由でなく、当社顧客（ヘアサロン）が直に予約を取ることで当社が知り得ないところで変わっている場合もあります。例えば、お店に直接来られた方がその場で予約を入れたり、ネット上の予約受付サイトから予約を入れたり、お知り合いの方がヘアサロンの方の携帯番号へ連絡した場合などです。

　このように当社が受け付けた以外の予約が発生することもあるため、もし当社の管理外の予約の動きがあった場合は当社にもその旨をご連絡いただき、常にお客様側と当社との情報の同期（＝同じ内容にしておくこと）を取ることが必要で、このような情報登録の事務対応が任意のタイミングで発生することになります。

　予約受付ありでも無しでも、電話を受けた際に相手の方から必要な内容をお聞きする対応そのものは大して変わりありませんが、電話対応以外で事務処理が付きまとうかどうかでヒヤリングオプションを大きく２つに分類している訳です。

　電話対応料金ですが、予約受付無しのヒヤリングオプションは、電話対応単価が220円（税込）からご用意をしているのに対し、予約受付有のヒヤリングオプションの場合は電話対応単価を330円（税込）からとしており、税抜金額で100円UPとなっています。

　また、これに情報変更（当社が把握していない予約済みや予約キャンセルの時間帯など）のご依頼をいただく都度、情報登録料（220円以上）がかかります。

　予約対応をするということはこのような付帯情報の管理も必要となります。なお、当社では受電時にオペレータが操作する画面上に予約状況を表示させますので、お客様が利用している予約ページ（インタネットページ）やアプリ画面を参照しての対応は行っておりません。

　それと予約受付のご要望をお受けした際に、情報管理の煩雑さからお受けできないケースもございます。

　例えば、単純に空き時間（＝時刻）だけでなく、施術するスタッフの指名制もある場合です。時刻とスタッフの組み合わせで空いているかを判断するような場合、お店の営業時間だけでなく各スタッフの方の勤務日程管理もしなければなりません。場合によってはそれぞれの方が受け持っているお仕事の範囲（ヘアカットはできるがパーマは不可など）まで関わってきます。１面（時刻）のみから多面（スタッフ名や勤務日など）の情報管理となり、複雑性が増すからです。
　同様に、メニューやサービスの選択肢や時間帯による制約があるような場合も、予約できる組み合わせが複雑化してしまいます。

　このような場合は間違った対応（お休みのスタッフの予約を取ってしまったり、その人のスキル外の受付をしてしまうなど）をしてしまう恐れもあり、お受けできない判断をする場合もございます。

　ヒヤリングオプションに限らず、お店などのお電話の場合は、各種情報（スタッフや会員様の名簿やご利用中のサービス・カルテ・履歴情報など）を持っていないと対応できない、いわゆる窓口業務的な仕事は、電話代行お引き受けにおいて非常に難易度が高くなります。

　これらの要素もお引き受けできるかの判定材料とさせていただいておりますので、あらかじめご承知おきいただけると幸いです。

（関連記事）
　・サービス内容ページ（ヒヤリングオプション電話応答例）
　・料金一覧ページ（ヒヤリングオプション料金案内）
　・ヒヤリングオプションの料金計算例ご案内ページ

＜業務深堀り解説＞商品注文オプション（受注代行）

商品注文オプションサービスについて、詳細にご案内したいと思います。

　今やネットで商品販売をされる法人・個人の方は大変増えています。インターネットのない時代は商品販売をするためには店舗を構えるか、カタログや雑誌などで広告ページを出して販売する方法しかありませんでした。

　店舗を持つということは最初に莫大なお金がかかります。建物（店舗）の用意や商品陳列スペース、器具・備品の設置、販売をする店員の方の雇用など、初期費用と店舗運営のランニングコストは相当なものになり、思いつきや発想だけでは到底できるものではありません。大手の会社なら資本力にモノを言わせてできるのかもしれませんが、中小・零細の会社や個人の方であれば人生や社運を賭け、一大勝負に出る腹積もりで資金を投入されていると思います。

　これに対してインターネット上のバーチャル店舗から始めようとする場合は、資本があまりなくても商品販売は比較的簡単にできてしまいます。インターネット上は仮想空間なので実店舗がある必要性はなく、倉庫や、まだ仕入れ前の問屋さんに在庫さえあれば、ネット上で販売対象の商品陳列ができてしまいます。注文が入れば倉庫から商品を直送すればよく、代金の決済もクレジットカードや代引き、振込で済ますことができるため、顧客と対面する場面が一切ありません。小売店で頭を悩ます万引きに合うこともありません。

　もちろんネット通販でも、販売商品の調達（販売ライセンスの取得）や在庫管理などのコストは最低でも必要ですが、従来のような販売形態と比べれば、はるかにコストはかかりません。このように誰でも手の届く市場ができたことで、副業として商品販売をされる会社員や主婦の方も居り、今やネット通販市場は最も大きな市場となっています。

　店舗の維持費や店員さんの人件費がかからないので販売価格も低料金に抑えることができ、旧来の店舗販売の同一商品と比較すると半額近い価格で販売されていることも少なくありません。ネットで販売している会社はあくまで注文受付の入口的な立ち位置であり、知名度のある商品は製造メーカーのブランド（信用）力で売れるので、消費者も「このメーカーの商品なら、売っている会社名を知らなくてもネットから注文したほうが安く買えるので得だ。」と思われ、今や店舗で実商品をチェックしてから、ネットで商品を注文する方も非常に多くなっています。単にショーウインドウ化してしまっている実店舗も多く、店舗経営は厳しい時代となっているようです。

　このような時代の流れからネット通販を行う会社や個人の方も多いのですが、インターネットで商品を購入される方の中には、注文画面から注文（買い物カゴ方式）をされずに電話で注文してくる方もおります。注文画面からしか注文が来なければ、電話のない場所にいても問題ありませんが、電話が来ることもあり得る場合は電話対応ができないと、せっかくの見込み客を失ってしまいます。またネットに表記した店舗の電話番号が090などから始まる携帯番号だとしたら、さすがに購入を躊躇されてしまうリスクが高くなります。誰もが「何かあった時にしっかり保障してくれるような会社か」を気にしますので、最低でも固定電話番号が連絡先になっていないと、「この販売店は企業ではなく個人事業なんだ。」と見透かされ、不安を与えてしまい、同じ商品を取り扱っている他のネット店舗に購入希望者を取られてしまいます。

　当社では、商品注文のお電話が来た際に、代わりにご注文内容をお聞きするサービスをご用意しております。これが商品注文オプションで、女性オペレータが希望される商品名、個数、お届け先や代金のお支払方法、お届け希望日時などをお聞きした上で、すぐにメールで当社顧客に受電内容をご報告するサービスです。ご注文をその場でお聞きするので、しっかりとした会社であるという認識を与えることができます。

　ヒヤリングオプションのときと同じく、電話代行サービスの１オプションとして、商品注文のお電話が来たときに上記の項目の聞き取りを行い、注文電話でない場合は当社の基本対応（「あいにく担当者外出しておりますので、折り返しさせていただいてよろしいでしょうか？」）を行います。商品注文対応を行った場合は通常の対応とは違い、オプション料金をいただきます。このオプション料金は対応電話１件につき330円からとさせていただいております。（金額は違いますがヒヤリングオプションと同じ料金の適用の仕方です）

　このオプションをご希望される場合は、販売の仕方や販売商品にどういうものがあるか、販売金額や販売ロット（個、箱、Kgなど）、代金支払方法、お届けに要する日数など、事前に注文受付に関する情報をいただいた上で、当社の方でお引き受けできるかの審査をさせていただきます。ご要望をいただければこのご案内メールをお送りいたします。

　事前に情報をいただき、お引き受けが可能であると判断させていただいた場合は、「このような対応や条件でお引き受けします。」という条件面やお引き受け単価（１回あたりの受電対応料金）などのご回答を差し上げます。その内容でご異存がなければご利用開始（情報登録などの準備）となります。

　販売商品の準備はできたけど受注体制が用意できない、とお困りの方は是非当社に一度ご相談ください。電話代行業務を長くご提供している中、注文受付の実績も豊富です。通販の受注に特化した会社ではございませんので、質疑応答・商品説明や複雑な販売方法による受注対応のご依頼はお受けできない場合もございますが、通販専用のコールセンターのコストから比べれば比較にならないほど安価な料金体系となっておりますので、具体的に他社と比較・検討するためにも、是非お問合せください。

（関連記事）
　・サービス内容ページ（商品注文オプション電話応答例）
　・料金一覧ページ（商品注文オプション料金案内）
　・商品注文オプションの料金計算例ご案内ページ

＜業務深堀り解説＞スポット対応サービス

　電話代行はお客様宛に掛かってくるお電話を代わりに応答するサービスですが、これには掛かってくることをあらかじめ認識していない（知らない）お電話と、掛かってくることを認識している（待っている）お電話の２種類があります。

　新規のお問合せやお取引先からの突然のご連絡、宅配会社からの連絡などは前者の電話に当たり、どういうご用件でお電話いただいたかをお聞きする対応をいたしますが、これに対し、例えば「今日の午後に○○商会の□□さんから電話が来る予定なので、電話が来たら私の携帯番号に電話するよう伝えてほしい。」や「明日から3日間海外に出張するので、この間の電話は折り返しは4日後になる旨を伝えてほしい。」など、「○○の件で（あるいは○○さんから）電話が来たら、□□を伝えてほしい。」という後者に該当するお電話の場合は、当社顧客のご要望の通りの対応を行います。

　このようなご依頼がある場合は、ご依頼１回につき情報登録料220円（税込）にて情報登録を行い、最大5営業日(当社営業日として土日祝以外で日数カウント)の間は情報を保持し、該当するお電話が来た場合にご依頼内容を相手の方にお伝えする対応を行います。この有料サービスがスポット対応サービスです。該当するお電話がいつ来るかわかりませんので、どのオペレーターがこのお電話を取っても対応できるようにあらかじめ重要な情報欄にご依頼内容を登録しておき、電話が来た時にご依頼事項に沿った電話応答をするように準備いたします。それゆえこのオプションは情報登録料をいただくという名目になり、スポット的な（＝お客様のビジネス活動上で発生した伝言の必要がある状況時に）ご依頼・ご要望をお受けするオプションとして、基本の電話代行サービスの補完的位置づけのサービスになります。

　なおこのスポット対応サービスにつきましては、ご要望をいただいた際にお引き受けできるかの事前審査をさせていただいております。

　事前審査が必要な理由は、当社が代弁行為を行うことで事実に反するようなことを相手に伝えることにならないか、また電話をいただいた方に対し失礼な内容であったり、当事者間のトラブルに当社が巻き込まれたり、または拒絶的な対応（矢面に立たされる）を強いられたり、専門性・会話が長引くようなご依頼でないかなど、当事者でない当社が対応することに問題がないかを総合的に判断をし、お引き受け可否を決定するためです。

　特に出張など一定期間不在にする時のご伝言のご依頼については、当社より重要なご連絡を事前にさせていただき、その件についてご承諾をいただいてからご依頼をお受けするようにしております。

　簡単にその理由をご説明しますと、お客様が出張中でご不在だとしても、電話を掛けてこられた方は重大なご連絡なら会社に電話が繋がったんだからすぐに対応してくれると思われます。それゆえ、「大事な件だから何とかすぐに連絡取りたい」、「○○さんが居ないなら他の人でもいいからすぐに連絡くれ。今トラブッているんだ！」などのような電話の来た場合は、緊急・重要だと相手の方が言われていることを受電報告し、例え出張中でも会社としてすぐに対処いただくことをお願いしております。この件を事前に承知され、会社全体の問題としてすぐに折り返し連絡等の対処をしていただかないと、同じ方からすぐにクレーム電話が来ることになり、当社が被害（板挟み）に遭ってしまうからです。

　このように代弁の対応は、場合によってはリスクを伴うこともあり、電話を受ける当社がクレームを受ける恐れがあります。実際に出張（不在）時の状況下の電話代行業務で、今まで被害を被った事例が少なからずあるため、個別に事前審査で当社規定について順守いただけるかの確認をしております。

　また上記で最大5営業日の間対応するとご説明しましたが、出張（留守）のご案内のように電話をいただいた方全員に対する（＝特定者からの電話でない）対応の場合は規定上は5営業日までが220円適用の範囲となります。もちろん出張期間が3日間だけでしたら、この3日間が経過した時点でこの対応は自動的に終了となります。もし10日間の出張期間があり、10日間の対応を希望される場合は、料金は220円×2（期間）=440円（税込）をいただくことになります。

　これに対し、特定の方からの電話があったらこうしてほしい、というようなご依頼の場合は、5日間を最大に情報保持を行いますが、対象の方からのお電話を受け、ご要望の対応を行った時点で業務完遂となり、この時点で情報抹消となります。

　なお、情報登録から5日間に該当の電話が来ない等で対応ができなかった場合も、情報登録料という位置づけでオプション料金をいただくサービスのため、この期間を経過した時点でサービス完遂とみなして終了（情報抹消）となります。

　このサービスは必要な時にだけ依頼ができる都合の良いもので、ご利用代金も非常に安く、お客様にとって利便性の高いサービスですので、急な用事が出来た際には是非当社へご連絡ください。

（関連記事）
　・サービス内容ページ（スポット対応オプションのご案内）
　・料金一覧ページ（スポット対応オプション料金案内）

＜業務深堀り解説＞通話中電話転送サービス

　このページではオプションサービスの１つである通話中電話転送サービスについて、詳細にご案内いたします。

　このサービスは折返し番号をお聞きしても言いたがらない方に対し、このままでは番号聞き取りができず、今後も同じような進展しない状況の繰り返しになってしまうと思われ、かつ営業電話や不審な電話でなく、当社顧客にとって有用なお電話であると当社オペレータが判断した場合に、次候補として「それではこのお電話を担当へ直接お繋ぎしますのでこのままお待ちいただけますか？」とお伝えし、了解を受けた上で登録されている転送先の御社電話番号（携帯番号）へ電話転送措置を行なうサービスです。

　このサービスを行使するわかりやすい例としましては、当社顧客のホームページや案内印刷物などをご覧になられた方がそのサービスに興味を持たれ、お問い合わせのお電話をしてきたときなどです。当社電話オペレーターが、「あいにく担当者が外出しており、こちらから折返しご連絡させていただきますので、お電話番号をいただけますでしょうか。」などとお伝えしても、「まだ利用するか決めた訳ではなく、内容を聞きたかっただけなので、私の個人情報の電話番号はまだ知られたくない」と思われ、「なら、また掛け直します。」と言われる時です。

　こうなりますと、当社顧客はこの方と直接お話しをすることはできません。次回お電話をいただいても、電話代行会社の当社に再度電話が掛かってきますので、同じ対応の繰り返しとなり、最悪このまま進展せずに終わってしまう可能性があります。せっかくの新規見込み客ですので、何とか当社顧客とこの方とを繋ぎ合わせたいので、この時に当社サービスオプションの「通話中電話転送サービス」のご利用を許可いただいている場合は、オペレーターが機転を利かせ、「それではこのお電話を当社担当者にお繋ぎいたしますので、このままお待ちいただけますでしょうか？」と対応し、当社顧客の携帯（スマフォ）番号にお繋ぎして双方の会話を実現するというものです。

　当社が電話転送を掛け、そのお電話を当社顧客がお取りされた時点では当社オペレータが電話に出ており、まず、現在の状況説明をさせていただいてから、相手の方と通話できるよう電話をお繋ぎ（切り替え）します。つまり内線で電話を回してから外線を繋げる、というような感覚です。

　このサービスのお取り扱い上のルールにつきましては下記の通りです。

　①このサービスはオプションとしてご用意したものです。下記をお読みいただき、このサービスの実施をご希望される場合はその旨を当社にお知らせください。（ご希望のご連絡がない場合は、このサービスは実施されません）

　②当社HPの料金一覧ページでもご案内しております通り、転送１回（＝御社番号に繋がったとき）につき155円（税込）の料金がかかります。（繋がった場合、まず当社スタッフが状況説明（＝電話をした理由）をいたしますが、例え御社の都合で相手の方と会話を拒否された場合も課金対象となります）

　③現在、「折り返し番号言わない方には携帯番号を伝えてよい」という許可をいただいているお客様の場合は、今回の措置を加えることで下記のような流れ（対応上の優先順位）を取らさせていただきますので、あらかじめご承知置きのほどお願いいたします。
　　（優先）折り返し番号を聞いても言わない方へ、「当社担当の〇〇（携帯所有者）でよろしければこのお電話をお繋ぎできますが、どういたしましょうか？」
　　（次候補）上記に難色を示したり、転送電話先に連絡をしても御社の応答が無いとき、「それでは担当の携帯番号をお伝えしますので、ご都合の良いときにそちらに掛けていただくことは可能でしょうか？」
　　（③の補足）転送を優先させていただくのは、「かけ直してもらえますか？」と受け留められると、面倒がられたり、その言葉にかみついてくる方もいるため、スムーズな会話で終われるよう、相手の方に手間をかけない手段を優先させていただきます。（ただし状況判断によって順番を変える場合もございます）

　④ご指定先の携帯番号へ電話転送した際にそちらの携帯に表示される着信番号は、当社（MKｻｰﾋﾞｽ）の番号（03-5843-****）となります。あらかじめご承知おきください。

　⑤電話してきた方には御社の携帯番号（転送先番号）は知られません。相手の方の電話機にはダイヤルした番号（＝御社の会社TEL）しか履歴に残りませんので個人情報である携帯番号を知られるリスクはありません。

　⑥当社電話代行の基本は、”折り返し番号をお聞きする対応”です。初手から転送実施を前提に会話をするわけではございません。

　⑦電話番号を聞けないときには必ずこの電話転送を実施するという保証はできません。相手の方が拒否したり、伝える前に電話を切られたり、あるいは転送をしてよい相手かオペレータが判断に迷う場合、その他電話の状況次第で実施できない場合もございます。

　⑧5コール程鳴らしても応答が無い場合は転送を解除し、当社オペレータが引き続き相手の方と会話をいたします。（担当に電話が繋がらなかった旨を相手の方にお伝えします）
　　なおこの場合は、お繋ぎできなかったためにオプション料金155円（税込）はかかりませんが、受電開始時から起算した通話時間が長くなった場合には、別の規定の「長時間電話対応」となり、200円以上の割増料金が適用される場合もございます。

　以上です。

　掛かってくるお電話の中で特に新規のお問い合わせお電話は、そう頻繁には掛かってきません。見込み客になりそうな一期一会の重要なお電話を逃さないように、折返し番号を聞けないときの次候補手段としてご用意しました。当社は事務的に淡々と決まった電話応答だけすればよいとは考えておりません。ご利用されているお客様に少しでもお役に立ちたいと思って電話代行業務を行っています。とても有意義なオプションサービスですので、是非ご利用をご検討ください。

（関連記事）
　・サービス内容ページ（通話中のお電話転送サービス）
　・料金一覧ページ（通話中電話転送サービス料金案内）