業務深堀り解説のご案内(当社の会社運営・組織)

群を抜く電話代行サービス申込率

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業務深堀り解説(当社の会社運営・組織)

＜業務深堀り解説＞業務管理者の仕事内容（定常業務）

　今回はオペレーターの電話業務に関するものではなく、業務管理者が行なっている仕事についてご案内させていただきます。こういうお電話のときにはこういう対応になるとか、こういう点を留意して電話応対している、という内容ではございませんが、管理業務と現場のオペレーター業務は、車で言えば両輪であり、片方だけで実務の運営はできませんので、管理業務の全般的なことも簡単にご案内をさせていただきます。

　会社には様々な管理業務がありますが、業務管理者は電話代行サービスお申し込みや契約保守に関する業務、メールやお電話でのお問い合わせに対するお客様サポートヘルプデスク業務、銀行照会・手続きや請求データ業務、さらには業務システムの保守・管理・更新など、多岐にわたるバックヤード業務を行っています。これらの業務は新規にお申込みをいただいた時からご解約などの契約終了となる迄ずっと行い続けている業務です。

　管理業務は大別すると、日次・月次業務として決まった仕事を繰り返し行なうものと、スポット的、緊急発生的な対応業務の２通りに分かれます。業務は多岐に渡り、ボリュームも多く、かつ不測の事態の解決を求められる場合もありますが、今回は一日または一ヶ月単位のルーティン業務についてご案内したいと思います。

　この定期的な業務だけでもお客様の数に比例してかなりの仕事量になります。ただ毎月同じ時期に同じ業務を行なうので、予定を立てやすく、遅延、し忘れになることはまずありません。よく政治家が使う決まり文句の「粛々と」「淡々と」行なう業務が中心であり、ビジネス用語で言えば、スケジュール（タスク）に基づき、毎月ほぼ同等の工数（時間と人足）で行なうことができる業務です。

　日次（デイリー）業務の代表例は個々のお客様単位で行なうお申込みから契約成立までの進捗管理業務です。お申し込み→手続きのご案内→書類受付・内容審査→ご利用開始（無料お試しサービス時）→お試し期間終了予告（無料お試しサービス時）→ご入金→契約成立、という一連の流れの中で、書類審査やデータ登録、電話番号設定、随所でのメール連絡、などを行ないます。これ以外にも一日に数回行なう入金処理も代表的な業務です。

　月次（マンスリー）業務の代表例は請求データの作成です。請求業務は前月の入金処理→確定（締め）処理→請求データ作成という流れになりますが、この間、お客様への案内・催促のご連絡やデータ一括取り込み処理など、ダイナミックなデータ一括処理もあります。特に未入金や代金不足入金などのイレギュラーなお客様へのご連絡については「期限付き催促」を行なうことになり、最終的には銀行への口座振替データの提出期限に合わせて、次月のご請求データの作成スケジュールが組まれています。日程的には結構タイトです。これ以外にも口座振替用紙の受付・銀行手配なども重要です。

　今回は業務管理のお仕事の内、定常的な業務を中心にご案内しました。急に発生するイレギュラーな管理業務や、お客様からの緊急・臨時なお問い合わせについての対応業務などについては別の機会にご案内をしたいと思います。

＜業務深堀り解説＞衛生管理も企業命題

　新型コロナウィルスが蔓延し、命を守るために国や企業、個人が一体となって様々な対策を行なってきたことで、今や除菌や衛生に関する知識や関心、その対策は世の中にとても浸透してきています。
　公共機関やお店の入口には必ず除菌スプレーが用意されています。これをせずに素通りしても怒られる訳ではありませんが、自分のため他人のために、手をかざして入ることがマナーとして当たり前になっています。多くの人が行き交うこの社会の一員として、一人一人にこの衛生意識が芽生えたことはとても良いことです。着実に感染の拡大を阻止していると思いますが、ウィルスは長きに渡って猛威を振るうと思われますので、油断は出来ません。

　当社でもマスクの配布や手指の除菌液の設置、各デスク間のパーティションの仕切り、PCR検査キットの配布、室内清掃後にアルコール除菌液を吹き掛けする、など様々な対策を行ってきています。衛生面に関することについては今でも継続して実施しています。管理者である私も出社時にはまず、スタッフが触るドアノブやタイムカードリーダー、コピー機、トイレ便座などを除菌シートで拭き取るところから始動を始めています。いつの間にかこれが日課となり、しないと気持ち悪く感じるぐらいです。

　企業の命題として企業理念の確立があります。企業理念とは企業にとって最も重要な価値観や社会的使命・意義などを明文化したもので、当社でもHPに電話代行サービス会社としての企業ポリシーを記載しています。今後は衛生環境の確立も企業理念の１つになるのではないでしょうか。社会や地域の一員として、安全な対策を講じて事務所や店舗を構えているのか否かも企業評価や価値の尺度になっていくのではないでしょうか。

　社員・スタッフの肉体的・精神的健康・衛生面を気遣うことは出社率の安定化に寄与し、それによってお客様に対し安定してサービスをご提供することができ、安心してご利用いただけることになります。

　もちろん衛生管理を行う第一の目的は、そこで働く社員・スタッフの健康管理に繋げることであり、皆が安心して出社できるようにすることです。家庭に帰れば家族が待っていますので、会社で体調を壊し、家族へも感染させてしまったり、迷惑を掛けてしまっては元も子もありません。

　スタッフが安心感や誇りを持って働ける勤務先にすることはもちろんのことですが、それに加えて、当社が社屋を構えている地域においても、責任のある一員だということを肝に銘じて運営をしていきたいと思います。

＜業務深堀り解説＞新事務所で運営開始しました

　当社は今年2025年9月1日に移転をいたしました。

　昨今は不動産市況の高騰で都内の賃貸オフィスの家賃相場はとても高く、今までの事務所と比較して見劣りしない程度の広さや使い勝手があって、かつ当社の身の丈の賃料の物件を探すのにはとても苦労しました。でもお陰様でとても良い事務所を見つけることができましたので移転することに決めました。

　移転しようと考えたのは、それまで入居していたマンションの立替の話がマンション組合で進んでいることを不動産管理会社から聞いたためです。少し古さはありますが現状の事務所に不自由はなく、満足をしていましたので移転などまったく考えておりませんでしたが、急遽普通借家契約を定期借家契約に変えてほしいと持ちかけられ、１テナントの当社が抗うことはできないので、やむを得ず承諾して契約変更をしたことがきっかけです。定期借家契約には契約更新という概念がないため、契約終了日を迎えたら退去しなければならなくなります。契約形態の変更手続き後は毎日このことが脳裏をよぎり、気が気ではなくなってしまい、また「早めに動かないとそうそう良い物件は見つけられないだろう、見つけるのに時間がかかっても長い期間入居できて、納得のいく建物を探そう。」と考え、仕事の合間に少しずつ物件の内見を進めてきました。

　その思惑の通り、物件探しは混迷と苦労の連続で、最終的には内見した物件数は15箇所を超えました。
　これだけ内見しないと決められなかったのには、実は当社には大きな制約事があったからです。

　当社は電話代行事業のために大変多くの電話番号を電話主装置に収納しています。その関係で千代田区のNTT九段局管轄内でしか移動できないという制約があり、広いエリアで移転先を見つけることができません。このエリア内で探さないといけないため、広さや賃料などの当社の希望に見合う空き物件数は非常に少なくなります。

　また、この電話装置自体が一般的なものではなく大型で特別なものなので、入居できる建物の設備にも一定条件があります。単に光回線が通っているだけではダメで、色々と備わっている（あるいは増設許可をもらえる）物件であることが必要で、良い物件だなと思ってもこの部分で入居できなかった、つまり家主や管理会社から断られたところが２，３箇所ありました。こういう結果になると、「本当に移転先は見つかるのか？」と心配になってきます。

　今勤務しているスタッフの通勤路線にも配慮する必要があります。スタッフは東京、千葉、埼玉、神奈川の各方面から出勤してきており、通勤路線や通勤時間が大きく変わってしまうと辞めてしまうスタッフも出てきてしまうので、今までの路線を使えてかつ徒歩時間も今までと遜色ないエリアにする必要がありました。
　フロアの広さも今までのデスク・設備の収容ができないといけませんので、そうそうドンピシャな物件が次から次へ物件情報に挙ってくることはありません。

　移転の際には様々な考慮すべき点が出てくるのは仕方ないことですが、当社の場合はそれ以上に電話代行事業者としての当社独特の制約があり、物件探しを始めてから最終的に移転先を決める（＝正確には、当社入居条件の合意を家主からいただける）までに1年かかりました。

　今回不動産物件を探して気づいたのは、こちらが真剣に探していると仲介会社のご担当者や、内見に伺った物件先の不動産管理会社の方にこちらの真剣さが伝わって、思いを寄らないところで助け舟をもらえたことです。
　最終的に入居することを決めた事務所はまだ賃貸物件として広告を出す前のもので、最初は違う階の内見を行い、そちらを強く希望している旨と当社の入居条件を丁寧にお話したことがきっかけでした。その階は先約の希望者がいて、当社は二番手でしたので結局入居はできませんでしたが、まだ広告を出す前の空き予定の別の階を紹介してもらい、そちらに入ることができました。
　このようなことがあり、とても縁を感じて契約できましたのでとてもよかったと思っています。

　以前の事務所と比べると良くなった点と使いづらくなった点の両方があるのは事実ですが、これは慣れで解決するはずです。何よりスタッフが新しい事務所を気に入り、今までと変わらない就業をしてくれていることに感謝しています。

　まだまだ未熟な会社ではございますが、どこよりも誠心誠意の気持ちを持って電話代行業務を行って行く所存でございますので、今度ともどうぞよろしくお願い申し上げます。