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この数年の間に世界の各所で発生している自然災害の大きさには本当に愕然といたします。温暖化の影響で災害の頻度は増え、災害の規模もはるかに大きくなり、日本においては身近な台風も、以前とは比較にならならいほど大型化し、甚大な被害を発生させています。毎年土砂崩れや河川の氾濫、堤防決壊など、日本では水の災害によって様々な地域で生活基盤を壊されています。また自然災害だけでなく、新型コロナウィルスが世界中に蔓延し、多くの方が罹患したり命を落としています。日本だけでも把握できている感染者数は現時点で2,000万人を超え、6人に1人の割合で感染したことになります。死者数も4万人を超えており、数値だけ見るととても恐ろしい時代に我々は今生きているのだなと感じます。
当社は東京に拠点を置いており、全てのオペレータは東京のセンターで勤務しています。またサーバーの設置場所は北海道にあり、災害によっては東京エリアだけではなく、広域で影響を受ける可能性があります。幸いにも当社では今まで、自然災害やウィルス発生あるいは設備・機器類の障害によって運営上の大きなトラブルに見舞われたことはなく、今までご利用中のお客様にご迷惑を掛けることはありませんでしたが、今後も何もないとは言えません。特にコロナの感染については通勤中や家庭内で感染する可能性もあり、検査体制や予防、日頃から本人が注意した生活をしていても防げないこともあります。感染者が出れば、当人を一定期間出社停止にして他のスタッフへ移さないことを行ないますが、電話代行サービスを行なうための最低限のスタッフ人員数の確保ができなくなった場合は、やむを得ず業務を休止する期間を設けざるを得なくなります。
企業として予防や未然の対策を行なうだけではなく、実際に被害を受けたときの事後対応やご利用者へご連絡する仕方も決めておく必要があります。当社では災害や障害、体制維持が困難になった場合には、まず社内の各責任者で協議を行ない、最終的に経営責任者の判断でサービスを継続実施するかを決定します。一定期間サービス継続が無理だと判断した場合は、まず最初にご利用中のすべてのお客様にこのことをお知らせする手配に着手します。可及的速やかにメールでお知らせすることを基本とし、メール通知が不能であったりメール送信後に送信エラーとなったお客様に対しては個別に電話またはFAXでお知らせする方策も講じます。さらに当社ホームページのトップページの目に付く箇所にハイライト的にサービスを停止する（している）旨のお知らせを掲示いたします。もちろんこの件について電話でのお問い合わせが少なからず掛かってきますので、スタッフ全員で対応をいたします。
規程にも記載しておりますが、サービス不履行の期間が長引く場合は、紳士的対応としてその間のご返金にも応じることになりますが、ご迷惑を掛けないよう出来る限り早く復旧するために対応いたします。ご利用中のお客様におかれましてもこのような状況になりご連絡が入るようなことがございましたら、電話代行サービスの復旧がなされるまでは電話転送を中止したり、関係各所へ連絡先の臨時変更などをしていただくなど、ご協力を賜りますようお願いいたします。
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