＜当社の仕事・現場＞未報告受電データもログ管理しています

　当社の電話代行サービスでは営業電話や間違い電話など、不要な電話であるとわかった場合にはお客様に代わってお断わりをする対応をし、受電受付件数に含めないために受電報告をしない扱いにしています。特に営業電話は煩わしいものです。仕事中に電話がくると、いったん仕事を中断して電話対応を余儀なくされますが、勝手に掛けてくる売り込みの電話や間違い電話のような不要なものであるときには仕事を邪魔された形になり、とても腹立たしいものです。
　かと言って、会社なので留守電対応にしておくことは最も悪い方法です。もし新規の問合せの電話だった場合、留守電にしていたら顧客を獲得するチャンスを逃してしまいます。電話番号をネットやチラシに掲載した意味もなくなってしまいます。電話がきたら機械的対応ではなく、まず人間が対応をしなければ意味がありません。

　当社で掛かってくるお電話を内容別に統計を取ったことがありましたが、営業電話着電は全着電中10%から、多い会社様ですと95%近くもありました。幅がありますが、電話番号を使用している継続年数の違いや、積極的に広告や販売チャネルを展開し、その連絡先に公示している電話番号には多くの営業電話がくるようです。当社でも電話オペレータの求人広告をネットに出すと、その後1～2ヶ月間は他の求人サイト運営会社から何回も営業電話がくるということを何度も経験しています。

　営業電話は自ら掛ける会社だけでなく、代行会社に任せて掛けさせている会社もあります。代行会社は架電対象にする大量の企業情報を持っています。社名や業種、所在地（地域）、電話番号などの数万件の情報をデーターベースに持ち、架電１件に対して何円、というような料金でアウトソーシングを受けて対応します。営業電話を掛ける専門の部隊を持ち、会話の教育（断り文句を言われてもすぐに引き下がらないなど）を受けた電話オペレータが流れ作業的に電話をしてきます。このように営業電話の発信代行というビジネスが存在する以上、もしその会社が持っている発信対象の企業情報に御社が入っていると、営業電話を避けることはできません。

　当社ではサービスご提供当初から、この迷惑な営業電話の門前払い対応を無料で行なっていますが、それだけでなく、未報告で終了させる電話については相手の会社名（聞けていれば）やどのような電話種類であったのかもログ登録しています。電話種類には営業電話や間違い電話、無言、FAX、自動音声などの区分を設けていますが、これらを登録することでお客様宛のTotalの受電件数の管理と有用電話と無用電話との割合や日時別状況の把握ができます。

　例えば電話転送の方法で当社サービスを利用されているお客様より、「先ほど電話機に着信履歴が入っているんだけど、御社から受電報告が来ていない。電話受けていませんか？」などと問合せがきても、こちらで報告対象、対象外の全受電ログを管理しているので、即座に「〇時〇分の受電は営業電話（間違い電話）でしたので、無料対応の一環でこちらで断わりをしており、ご報告はしておりません。」などと正確にご回答できます。
　また当社では、毎月のご請求明細に無料対応（未報告扱い）をした受電件数をご掲載しており、このご奉仕分が月間で何件あったのかをお客様へお知らせしています。これもお客様によっては有用な情報になる場合もあります。

　このように当社では電話代行を任せていただいているお客様に対し、実際の受電報告だけに留まらず、Web上のマイページ機能のご提供や無料対応した月間件数をお知らせするなど有意義な付加価値を追加し、より満足いただけるようサービスの向上を図っています。

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【当社の仕事・現場】No.31～40
31:副業の助っ人
32:テレワーク化で変化
33:任せきりは危険
34:電話には電話折返し
35:会話の録音活用
36:未報告受電もログ管理
37:多業種でご利用
38:良い意味の曖昧対応
39:お支払スケジュール
40:電話はまだまだ主役

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