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電話代行サービスのお申込・ご契約・ご解約に関するQA集No.1ページ

群を抜く電話代行サービス申込率
QA集(お申込・ご契約・ご解約について)-1

  当社電話代行サービスのお申込やご契約、ご解約に関するご質問のQA内容をご掲載いたします。1ページ目。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)
 このサイトのお申込み・お問い合わせ画面がお申込受付フォームになっています。
 入力項目の「ご連絡内容」欄で、「お試し利用の申込み」をご選択ください。
 さらにその下の「お試し利用・契約申込時」欄の「ご希望のサービス」の選択(①電話転送サービス、②貸出番号を自社番号として表記利用、③どちらかよくわからない)と、電話転送サービスご希望時の「電話会社の電話転送サービスをすでにご利用中か否か」の選択(①すでに利用中である、②まだ利用していない、③質問の意味がよくわからない)も併せてお願いいたします。
 当社では電話によるお申込みの受付は原則行っておりません。お申込みページにご入力いただいた情報を最初のデータとしてアーカイブ(お客様管理ファイル)を作成し、管理を開始いたします。ご面倒でもこちらのページより入力・送信をお願いいたします。
 (お電話でのお問い合わせは大歓迎です。ご質問などがございましたら、ご遠慮なく当社フリーダイヤルへお問合せください)


(Q2)
 最初から正式契約の各プランにお申込いただく場合も、上記Q1の手順と変わりありません。お申し込み画面内の「ご連絡内容欄」で「正式契約の申込み」をご選択ください。
 正式契約を希望された場合は、ご利用前にご希望プランの月額代金のお振込みが必要となります。なお、初回代金のお支払時だけプランの月額代金と同額の保証金(契約終了時に、代金完済を条件にご返金する預り金です)も頂戴いたします。例えばスモールプランをお申込みされる場合は、月額基本料金2,960円と保証金2,960円の計5,920円が初回時に必要です。
 お申込み後にお送りするお手続き案内メールで、お振込み金額や当社口座などをご案内いたしますので、ご案内に沿ってご対応をお願いいたします。


(Q3)
 お客様がお持ちの電話番号に掛かってきたお電話を、お留守中に当社が代わりに受電対応するには、お客様がお使いの電話会社の電話転送機能を使って当社指定の電話番号に転送設定する必要があります。
 電話転送をする機能は電話代行会社である当社でご用意している機能ではなく、お客様がお使いの電話会社(電話サービス会社)や電話装置(ビジネスフォンの場合など)があらかじめ用意している機能です。(これは当社に限らず、どの電話代行会社を利用する場合でも同様です)
 従いまして、当社サービスを電話転送の方法でご利用される場合は、前もって電話会社へこの電話転送サービスのお申込みを済ませ、転送できる状態にしていただく必要があります。
 このお申込はお客様ご自身が電話会社にしてください。(個人情報保護法により当社が代行して行なうことはできなくなりました)
 電話会社へのお申込は簡単です。電話会社のフリーダイヤルにお掛けいただき、「転送サービスを利用したい」とお話されるか、電話会社のホームページで「転送サービス」の案内ページに書かれている方法でお申込みをしてください。地域によって違いはありますが、一日~数日で利用可能となるはずです。
 ちなみにNTTをご利用の場合は116に電話していただき、「ボイスワープ」をお申込ください。このサービスは個人で月額500円、法人で800円(共に税別。平成22年3月現在)のご利用代金がかかります。(KDDIでも料金はNTTと一緒です)
 なおビジネスフォンをお使いのお客様は、ほとんどのビジネスフォンには電話転送機能が付いていますので、まずはそちらのユーザマニュアルをお調べください。ビジネスフォンに電話転送機能があれば、電話会社の有料サービスを申し込む必要はございません。付帯されている転送機能で設定を行なってください。


(Q4)
 お申込からご契約成立までの流れにつきましては、下記の通りです。
 (ご利用開始手順ページでご説明しておりますので、そちらもお読みください)

 (1)お申込画面からお申込後、こちらからお客様情報シートを添付したお申込手続のご案内メールをお送りしますので、メールに書かれている手続き内容をご一読ください。
  なお、添付のお客様情報シートはExcelファイルです。各項目について入力または手書きをしてください。
 (2)お客様情報シートと、会社実在証明(会社登記簿の写し等)、代表者の方の本人身分証明書の写しの3つをメールまたはFAXでご返信ください。
 (3)当社にて内容確認・審査を行います。その後ご利用可能となりましたら、当社より東京03の電話番号をお知らせとテスト連絡のお願いメールをお送りいたします。
 (4)お客様より電話転送(またはご連絡)のテスト電話をしていただき、当社より受信内容のメール報告テストの両方を行い、問題なければご利用開始(お試し開始)となります。
 (5)お試し期間終了前の4、5営業日前に第一回目の基本料金の振込案内をメールいたします。
 (6)入金確認後に契約成立となります。その後、2回目以降の代金の口座自動振替申込書をご郵送いたします。

 以上です。


(Q5)
 ご利用開始の希望日がお在りの場合で番号だけは早く知らせてほしいというご要望がある場合には、まず当社HP内のお申込みページの要望欄(一番下にある欄)に利用開始希望日をお書き添えの上でお申し込みください。このようなご連絡を事前にいただいていれば、手続き完了後すぐにお貸出しする電話番号をメールでご通知した上で、電話代行開始はご希望日まで待機させていただきます。
 なおご利用開始希望日がある場合のお申し込みは、ご利用希望日より1ヶ月前からのお申込みであれば受付可能です。(例 4月1日からのご利用開始希望であれば、3月1日(以降)からお申込みは受付しています)
 あらかじめ番号をお客様専用に予約(拘束)することになりますので、ご利用開始希望日より1ヶ月以上前のお申し込みはご遠慮いただきますようお願いいたします。


(Q6)
 ご解約を希望される場合はメールまたはお電話でご連絡ください。メール先は、最近当社より受けた受電報告メールや、月々のご請求案内メールの(当社送信元アドレスへの)返信(先)で大丈夫です。
 その際にご希望のご解約月をお知らせください。当社では最短でご解約のご連絡をいただいた当月末日での終了が可能です。(例えば6月30日に、「6月末で終了したい」というご連絡もお受けできます。)
 メールや電話で簡単に、かつ拘束期間もなくご解約できます。


(Q7)
 上記の情報では対応できません。当社オペレータは御社の女性事務員の立場で電話対応をしますので、「御社は土曜日はやっていますか?」、「営業時間は何時までですか?」などの質問があった際に、会社の営業日や営業時間がわからないようでは対応に窮してしまいますので、電話代行のお引き受けはできません。また、このような会社に事務員が就職していること自体が矛盾します。
 個人の活動時間ではなく、会社運営の情報(就業規則)を記載してください。なお就業規則がない場合でも、会社として社員の方の出勤日や出勤時間の設定ありきでご回答ください。


(Q8)
 ご契約ご希望のご連絡をいただきまして大変ありがとうございます。
 無料お試し期間から正式契約への移行手続きでお願いするのは、初回月の基本料金のお振込み処理だけでございます。
 スモールプランをご希望でおられますので、2,960円(税込)を弊社口座(下記)までお振込み願います。
 ご入金を確認いたしましたら、ご契約内容書と第二回目以降の代金お支払のための口座自動振替用紙を郵便にてお送りいたします。


(Q9)
 このご質問については「よくあるご質問集」の、「(7) 毎月2960円しか、かからないの?」の欄でご回答しております。

(Q10)
この度は正式のご契約のご意向を賜りまして、大変ありがとうございます。
 弊社にてご入金を確認次第、領収証代わりの”入金済”と書かれたご請求書と口座振替の申込書を郵送させていただきますのでご確認ください。
 御社のスタッフとして、丁寧に電話対応してまいりますので、今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。


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