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当社電話代行サービスの手続き・書類・情報登録に関するQA内容をご掲載いたします。4ページ目。
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(注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。
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| (Q1) |
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お客様情報シートの電話代行利用先住所に書かれたご住所の証明書をご提出いただきますので、今回の利用先が新潟事務所でしたら、こちらの住所証明書（建物賃貸借契約書、オフィス契約書など）をご提出ください。この住所で女性事務員が電話対応をするシチュエーションとなります。
なお代行利用先住所と登記住所が違う場合は、登記住所証明のご提出は必須ではありませんが、登記住所も登録をご希望されるようでしたら、登記簿の写しもご提出ください。
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| (Q2) |
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電子証明書のことをおっしゃられているようでしたら、そちらでも結構です。紙面の登記簿と同様に、用紙余白の発行日（タイムスタンプ）が６ヶ月以内のものをPDFファイルや画像ファイルにしてメール添付でお送りください。あるいはFAXでもOKです。
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| (Q3) |
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会社名がご変更になった場合は、まず当社にその旨のご連絡（メール）をお願いいたします。社名の変更登録手続きのご案内メールを返信させていただきます。
新しい社名に変更を行なうために、変更事項が確認できる書面（登記簿の写しなど）をご提出いただきます。
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| (Q4) |
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退職された旨のご連絡をいただいた場合、その方の情報はすぐに抹消するのではなく、退社した旨を記録して一定期間情報（お名前）を残します。そうしないと、ある程度の間はまだその方宛にビジネス電話がくる可能性が高いためです。
なお情報保持期間中にその方宛のお電話があった場合は退職された旨を伝え、「別の担当より折り返しいたしましょうか？」というような応答を行ないます。もちろん退職された方宛の電話であった旨の受電報告もいたします。
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| (Q5) |
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申し訳ございません。当社ではお客様のクライアントのお名前までは情報登録はしておりません。
これは情報管理にキリがないという点と、情報の最新性（情報の追加改変管理）を維持できないからです。最初の１回だけの社名登録で終わらず、「この会社を追加希望、この会社は抹消希望」などと継続的にご依頼がきますと、当社には非常に多くのご利用企業様がおりますので大変なボリュームになってしまいます。お察しいただければ幸いです。
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| (Q6) |
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現在登録している御社情報のご確認は当社ホームページのお客様専用ページで可能です。当社HPのトップページからログインしてください。ログインIDとパスワードはご利用開始時にお送りしましたご利用内容書（PDF）に記載されております。
なお、このお客様専用ページでご覧可能な情報はすべての登録内容ではございません。一部については公開しておりませんので、このページに表示されていない点につきましては直接当社にお問い合わせください。
次に登録情報の変更のご依頼の仕方ですが、ご依頼はこのお客様専用ページからでも可能ですが、このページに変更したい項目や情報が表示されていない場合は、メールでご連絡をお願いいたします。メールではご依頼内容がわかるように書いてご連絡ください。
当社ではメールでの登録依頼の受付を基本にしております。メールのほうが自由にご要望・ご連絡内容を表現できます。
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| (Q7) |
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確認しましたところ、こちらにも郵便でご返送いただいた用紙は届いております。ただし当社へは今月に入って到着しています。
銀行の料金収納スケジュール上、用紙のご記入内容に不備等がなければ来月２７日のお支払分より口座振替扱いになります。つまり当社の郵便受付日から、今月からの口座振替は間に合いません。ご請求の通り今月分はお振込みでお支払をお願いいたします。
（銀行への用紙提出期限は毎月末締→翌月口座振替開始という流れとなっております。あらかじめご了承ください）
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| (Q8) |
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この用紙は当社より送ったものに間違いございませんのでご安心ください。用紙に印刷されている上記会社は当社が集金代行を委託している業者名で、この業者が用意した専用用紙です。
当用紙は当社電話代行サービス代金収納用のためだけに利用させていただきますのでご安心ください。必要項目にご記入の上、同封の当社宛返信用封筒にてご返信下さい。
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| (Q9) |
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他の会社のオフィスを間借りしている場合で、家主（賃貸側）と御社との間で、建物利用に関する正式な契約書が無い場合は、実体に則し、賃貸借契約を取り交わしている入居先の他社様（以下「賃借人」と言う）と御社との間のオフィス利用契約書を代用証明として認めさせていただきます。
この場合は下記の２種類の書面をご提出ください。
①当該オフィスの賃借人の利用証明（賃借人の登記簿、賃貸借契約書または水道光熱費の支払い証明のいずれかの写し）
②賃借人と御社との間で取り交わした当該オフィス利用契約書の写し
※上記の①、②とも証明者と当該住所の明記があるものでお願いいたします。
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| (Q10) |
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例えご責任者の方のものであっても、代表者でない方の個人証明書で手続きを進めることはできません。
この証明書ご提出にも重要な意味（根拠）がございまして、代表者の方が電話代行サービスの契約をしたことを全く知らない状況で、当社が電話代行サービスを行なってしまうことを防止するための措置です。
代表者からの許可・指示や、代表者本人からのお申し出で大事な御社の外線電話の受電を当社に委託されることを前提にお引き受けしています。そのために、代表者ご本人が管理・所持している証明書を当社にご提出いただくという手続きを踏んでいます。
ご理解のほどお願いいたします。
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