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電話代行・電話秘書・秘書代行のMKサービスへのオプション・追加機能に関するQA集No.1ページ

群を抜く電話代行サービス申込率
QA集(オプション・追加機能について)-1

  オプション・追加機能に関するQA内容をご掲載いたします。1ページ目。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

相談会やセミナーの申し込みに関しては、先方の希望日時を第3希望くらいまで電話代行での受付時点で伺ってほしいと希望しています。

 無料の範囲となる基本対応では、お電話されてきた方のお名前やご用件、折返し番号の聞き取りとなり、上記の対応は当社ヒヤリングオプションでの対応が必要になります。
 別途当該オプションのご案内をさせていただきますので、ご一読の上ご利用希望の場合はこの項目についてご連絡ください。ご連絡をいただいた後に当社にてお引き受けできるか判断をさせていただきます。
 ご依頼内容次第で必ずお引き受けできるかは現時点ではわかりませんので、その前提で情報提供をお願いいたします。
 なお当社HPのオプション案内ページで、ヒヤリングオプションをご利用いただいた場合の代金計算例を詳しくご案内しておりますので、よろしければそちらもご確認ください。


(Q2)

弊社では商品注文代行の依頼をしたいのですが、その場合何に加入すればいいですか。

 オプション付加をされる場合でも、まずは3種類の基本プラン(スモールプラン、ハーフプラン、ショートプラン)のいずれかにご加入いただく必要がございます。お客様の1ヶ月の電話回数に応じていずれかをご選択ください。基本プランの違いは電話件数が多いプランほど単価が安くなっているだけで、サービスの内容(電話応答の仕方)などはどれも同じとなります。
 料金案内ページでもご説明しております通り、例え商品注文オプションを追加され当社が注文受付を行った場合は、その電話についてはオプション単価が適用され、基本プランの料金に上乗せとなります。
 料金案内ページの「オプション5:商品注文受付業務」の補足欄で、具体例で料金計算方法をわかりやすくご説明していますので、そちらもご参照ください。


(Q3)

オプションの通話中電話転送サービスについて教えてください。

 受電対応中当社オペレータの判断で、折返し番号を教えてもらえない等進展しない状況を打開するため、許可いただいた携帯番号などへお電話をそのまま転送(お繋ぎ)するサービスです。
 相手の方に「このお電話をこのまま当社担当へお繋ぎいたしましょうか?」と確認をし、ご希望になられた時に転送操作をいたします。
 電話転送を繋げた時には、77円(1回。税込)のサービス料をいただきます。お出にならない時はサービス料はいただかず、転送(=呼び出し)を解除して再度こちらで電話対応を続けます。
 電話してきた方の発信番号履歴にはその方がダイヤルした番号が残り、相手の方に転送先番号(携帯番号)は知られません。
 なお基本は折り返し番号をお聞きする対応です。初手から転送実施を前提に会話をするわけではございません。あらかじめご承知おきください。


(Q4)

現在お試しでお世話になっておりますが、追加転送番号を申請しますのでよろしくお願いいたします。

  こちらの取り扱いに関しまして、下記に説明をご確認いただいた上でご返事をいただきたいと思います。
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 (現在の秘書代行サービス契約に電話番号追加扱いにする場合)
 ----------------------------------------------
 このケースですと、1100円の月額代金追加で新しい電話番号もお取扱いできますが、下記の制約がございます。
 ・電話番号ごとに名乗る名称は変えられますので、
 「****の***商事です」
 「****事務局の***商事です」
 と分けて対応することはできます。
 
 あくまで契約上同一顧客としての扱いとなり、顧客情報は1つのみとなりますので、ご住所や電話番号、各種情報(最寄り駅説明など)について違う情報を管理することはできません。
 (住所を聞かれた場合は、有限会社***商事様の登録住所をお答えすることになります)
 御社でない別の法人様のご利用となる場合は、別途秘書代行サービス契約が必要となりますので、そちらをご検討いただければと思います。
 ※以上のご制約について構わないようでしたら、現在のご契約に電話番号を1つ追加扱いにて設定いたします。
 ※上記だとだめな場合は大変恐縮ですが、新たな契約締結としてご検討いただきたいと存じます。


(Q5)

携帯メールアドレスの登録が無いお客様への連絡

この度のお客様情報シートには、ご報告先として携帯電話のメールアドレスの記載がございませんでした。
 緊急な取次ぎ要請や待ち合わせ時間変更などのご連絡があった場合に、すぐにご報告メールを確認いただける携帯電話のメール受信は非常に便利です。
 現在はお客様ご指定のPCアドレスのみを報告先として登録いたしますが、是非ご検討くださいます様お願いいたします。
 (PCと携帯両方のアドレスへメール報告が可能です。)
 なお当社では受電内容のご報告はメールのみとなっており、電話報告は行なっておりません。この点もあらかじめご了承ください。


(Q6)

電話代行業務の時間が平日の9時から18時となっていますが、時間外に掛かって来た電話はどうなりますか。

 現在当センターの電話代行業務は、平日の9時から18時までとなっております。
 平日は土日祝日を除く月曜から金曜です。業務時間内に掛かってきましたお電話は当社オペレーターが受電対応をいたします。
 業務時間外(平日の9時前や18時以降と休日を指します)に電話が掛かって来た場合は、どのお客様向けの電話でも「本日の業務は終了いたしました。」という音声アナウンスが流れるようになっております。
 時間外はアナウンスのみ流れ、音声録音はお取りしておりませんので、時間外にきたお電話のご報告はできません。あしからずご了承ください。


(Q7)

転送設定をし外出、そのまま直帰した場合等で、18:00以降解除できない場合は設定は御社で自動的に電話転送解除となりますか。あくまでも、当社で電話転送解除をする必要がありますか。また、当社での転送解除が必須の場合は、転送解除できない18:00以降の電話は、どのようになりますか?

 電話転送サービスは当社がご用意しているサービスではなく、お客様がお使いの電話会社のサービスですので、当社ではお客様側の電話転送の設定やONOFFの切り替えについて、ハッキングになるために一切関与しておりません。従いまして自動的に(=当社側の設定で)転送解除になるということはありません。
 なお、時間外になりますと当社に回ってきたお電話については時間外メッセージ(テープ)が流れるようになっています。(”本日の業務は終了しました。・・・”)
 このアナウンスで構わないようでしたら転送されたままでも結構ですが、電話応答されたい場合はお客様のほうで電話転送を解除いただき、御社のほうで電話が取れるようにしてください。


(Q8)

3つのメールアドレスを登録していたかと思いますが、3つ同時には送信されないのでしょうか?

 今回のご連絡で同時報告をご希望されていることがわかりましたのでので、今後は3箇所(=2名の方)へ受電報告メールを同時送信いたします。(当社では3名様まで無料対応可能です)
 なお、在籍者名簿の登録アドレス(各人の報告先)と、同時配信を行うアドレス指定とは、まったく別の定義(捉え方)となります。
 どのようなお電話でも名簿登録した各人の方のアドレスすべてに常に同時配信する、ということをデフォルトとして当社が定義をしたとすると、仮に在籍者人数が10名程度あった場合はそれだけで大変な手数になります。またこのような報告を希望されることは例外的です。
 それゆえお客様情報シート(Excel)の記入欄には、在籍者名簿一覧とは別に、複数先の同時配信を希望される際に記入する欄を別途設けております。
 今後、同時配信先の変更等をご依頼される場合は、明確に”同時配信先について○○を希望”というようにわかるように書いていただけるとご要望の区別がつきやすく、助かります。


(Q9)

ホームページの会員ページより下記申請しましたが、こちらで大丈夫でしょうか?

 HPからデータ変更等の申請をされた場合は、申請画面上にご説明をしております通り、必ずHP内の申請結果ページで、申請内容の決着状態を自ら確認してください。
 受付状況次第では承認だけでなく、否認や条件付き(追加のご連絡待ちなど)保留措置などのコメントを付記しています。遺漏なく処理が完了するようご確認をお願いいたします。


(Q10)

例えばヒアリング5項目の場合、通常プランで聞いていただいてる名前、折り返し電話番号の他に別に5項目を聞き取ってもらえるという理解でよろしいでしょうか?

 ご連絡いただいた通りで間違いございません。お名前とご用件、相手の方の折返し電話番号は通常対応の範囲で聞き取り対応をしますので、オプションの聞き取り項目数には含みません。
 ただしお聞き取りをした場合でも、相手の方がお答えいただけない限り報告には入りません。必ずご報告できるという訳ではございませんので、この点もお間違いのないようにお願いいたします。


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