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当社電話代行サービスのオプション・追加機能に関するQA内容をご掲載いたします。1ページ目。
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(注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。
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| (Q1) |
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無料の範囲となる基本対応では、お電話されてきた方のお名前やご用件、折返し番号の聞き取りとなり、上記の対応は当社ヒヤリングオプションでの対応が必要になります。
別途当該オプションのご案内をさせていただきますので、ご一読の上ご利用希望の場合はこの項目についてご連絡ください。ご連絡をいただいた後に当社にてお引き受けできるか判断をさせていただきます。
ご依頼内容次第で必ずお引き受けできるかは現時点ではわかりませんので、その前提で情報提供をお願いいたします。
なお当社HPのオプション案内ページで、ヒヤリングオプションをご利用いただいた場合の代金計算例を詳しくご案内しておりますので、よろしければそちらもご確認ください。
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| (Q2) |
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オプション付加をされる場合でも、まずは３種類の基本プラン(スモールプラン、ハーフプラン、ショートプラン)のいずれかにご加入いただく必要がございます。お客様の１ヶ月の電話回数に応じていずれかをご選択ください。基本プランの違いは電話件数が多いプランほど単価が安くなっているだけで、サービスの内容（電話応答の仕方）などはどれも同じとなります。
料金案内ページでもご説明しております通り、例え商品注文オプションを追加され当社が注文受付を行った場合は、その電話についてはオプション単価が適用され、基本プランの料金に上乗せとなります。
料金案内ページの「オプション５：商品注文受付業務」の補足欄で、具体例で料金計算方法をわかりやすくご説明していますので、そちらもご参照ください。
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| (Q3) |
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受電対応中当社オペレータの判断で、折返し番号を教えてもらえない等進展しない状況を打開するため、許可いただいた携帯番号などへお電話をそのまま転送（お繋ぎ）するサービスです。
相手の方に「このお電話をこのまま当社担当へお繋ぎいたしましょうか？」と確認をし、ご希望になられた時に転送操作をいたします。
電話転送を繋げた時には、77円（1回。税込）のサービス料をいただきます。お出にならない時はサービス料はいただかず、転送（=呼び出し）を解除して再度こちらで電話対応を続けます。
電話してきた方の発信番号履歴にはその方がダイヤルした番号が残り、相手の方に転送先番号（携帯番号）は知られません。
なお基本は折り返し番号をお聞きする対応です。初手から転送実施を前提に会話をするわけではございません。あらかじめご承知おきください。
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| (Q4) |
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了解いたしました。御社が営んでいる事業・サービス用にご入用とのことですので、お貸出し電話番号をもう１つご用意いたします。この場合月額１１００円が加算されます。
なお追加でご利用いただく番号の電話応答名は、現在の応答名とは違う言い方にできますので、ご希望の応答名があればご連絡ください。
（例えば現在は「○○○株式会社でございます」を名乗っておりますが、２つ目の番号の受電時には「□□□サービスの○○○株式会社です」というように番号単位で変えられます）
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| (Q5) |
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この度のお客様情報シートには、ご報告先として携帯電話のメールアドレスの記載がございませんでした。
緊急な取次ぎ要請や待ち合わせ時間変更などのご連絡があった場合に、すぐにご報告メールを確認いただける携帯電話のメール受信は非常に便利です。
現在はお客様ご指定のＰＣアドレスのみを報告先として登録いたしますが、是非ご検討くださいます様お願いいたします。
（ＰＣと携帯両方のアドレスへメール報告が可能です。）
なお当社では受電内容のご報告はメールのみとなっており、電話報告は行なっておりません。この点もあらかじめご了承ください。
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| (Q6) |
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受電報告内容の受け方としてメールからchatへ、またはその逆をご希望の際は、まず当社にメールでいつから変更（ご利用開始）を希望されるかの日付をお知らせください。
（ご案内）
・ご要望があれば月の途中からでもご利用開始可能ですが、例えば当月の２０日からご利用開始希望をされても、当月分のオプション料金（下記ご案内）の月額550円は全額発生いたします。
・ご希望日がご連絡いただいた当日など当社ならびに御社側のご準備が間に合わない場合はその分開始日がずれ込みます。あらかじめご了承願います。
・chatworkによる受電報告方法にする場合は、オプション料金として月額550円（税込）がかかります。（メール報告はオプション扱いではありませんので無料です）
・2021年5月以降からchatwork利用を希望される場合は、大変申し訳ございませんが事務手数料として1100円（税込）を申し受けます。次月のご請求時にこの代金を加算させていただきます。（この代金はご依頼時の１回限りのご請求です）
・chatworkへの変更希望の方には、chatworkご利用の仕方についてまとめたPDFファイルもお送りしておりますので必ずご一読をお願いいたします。
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| (Q7) |
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電話転送サービスは当社がご用意しているサービスではなく、お客様がお使いの電話会社のサービスですので、当社ではお客様側の電話転送の設定やONOFFの切り替えについて、ハッキングになるために一切関与しておりません。従いまして自動的に（＝当社側の設定で）転送解除になるということはありません。
なお、時間外になりますと当社に回ってきたお電話については時間外メッセージ（テープ）が流れるようになっています。（”本日の業務は終了しました。・・・”）
このアナウンスで構わないようでしたら転送されたままでも結構ですが、電話応答されたい場合はお客様のほうで電話転送を解除いただき、御社のほうで電話が取れるようにしてください。
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| (Q8) |
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今回のご連絡で同時報告をご希望されていることがわかりましたのでので、今後は３箇所（＝2名の方）へ受電報告メールを同時送信いたします。
当社では３名様のアドレスまでは無料で同時配信しています。それ以上の人数宛をご希望の場合は、それ以降１名追加ごとに月額２２０円（税込）がかかります。（例えば５名様のアドレスへ同時配信の場合は２２０円×２（名超過）＝４４０円です）
なお、在籍者名簿の登録アドレス（各人の報告先）と、同時配信を行うアドレス指定とは、まったく別の定義（捉え方）となります。
どのようなお電話でも名簿登録した各人の方のアドレスすべてに常に同時配信する、ということをデフォルトとして当社が定義をしたとすると、仮に在籍者人数が１０名程度あった場合はそれだけで大変な手数になります。またこのような報告を希望されることは例外的です。
それゆえお客様情報シート（Excel）の記入欄には、在籍者名簿一覧とは別に、複数先の同時配信を希望される際に記入する欄を別途設けております。
今後、同時配信先の変更等をご依頼される場合は、明確に”同時配信先について○○を希望”というようにわかるように書いていただけるとご要望の区別がつきやすく、助かります。
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| (Q9) |
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ＨＰからデータ変更等の申請をされた場合は、申請画面上にご説明をしております通り、必ずＨＰ内の申請結果ページで、申請内容の決着状態を自ら確認してください。
受付状況次第では承認だけでなく、否認や条件付き（追加のご連絡待ちなど）保留措置などのコメントを付記しています。
なお、申請内容によっては詳しいご説明をして更なる回答をいただかないと処理ができないものもあり、この場合は別途メールでご連絡もいたします。この場合でも申請結果のコメント欄にはメールする旨を記載いたします。
遺漏なく処理が完了するようご確認をお願いいたします。
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| (Q10) |
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ご連絡いただいた通りで間違いございません。お名前とご用件、相手の方の折返し電話番号は通常対応の範囲で聞き取り対応をしますので、オプションの聞き取り項目数には含みません。
ただしお聞き取りをした場合でも、相手の方がお答えいただけない限り報告には入りません。必ずご報告できるという訳ではございませんので、この点もお間違いのないようにお願いいたします。
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