電話代行・電話秘書代行のMKサービス

スタッフブログのご案内(記事21~25)

群を抜く電話代行サービス申込率
  1. 電話代行Top
  2. >
  3. Blogトップ(1~5)
  4. >
  5. Blog21~25

スタッフブログページ

<スタッフブログ記事21> 通話中電話転送サービスご利用のおすすめ

  月が替わり、新年度がやってきます。
 4月は新しい事の始まりとなる事の多い月ですが、実は当社が通話中電話転送のオプションを開始したのも一昨年の4月でした。
 こちらのサービスは、『電話を掛けて来られた方のご用件が急を要するものなどであった場合、お客様から事前に頂戴した携帯電話番号宛に電話を直接転送する』という有料オプション(2023年4月現在1回あたり77円)です。
 当社の方で従来ご用意のあった『電話を掛けて来られた方のご用件が急を要するものなどであった場合、お客様から事前に頂戴した携帯電話番号を先方様にご案内する』という無料オプションと共に現在多くのお客様にご利用頂いているこちらのサービスですが、特にBtoCの事業をされているお客様に非常におすすめできるものとなっています。

  当社電話代行の基本対応は『お客様の留守中に掛かってきたお電話を代わりにお受けし、折り返し電話番号やご用件をお伺いする』というものです。
 その為、当然電話を掛けて来られた方の電話番号は毎回必ずお尋ねするのですが、お電話を掛けて来られる方の中には一定数「待ちきれない」という理由で折り返しのお電話を断られる方がいらっしゃいます。
 特に、工務店様等宛のお電話に多い「〇〇が壊れたようなので今すぐ修理できないか」というご相談。士業の方宛の「今すぐに相談できるところを探している」というお電話。
 或いは12時から13時の間の時間帯に多い「昼休みの時間を利用して電話している(ので、折り返しの電話を貰っても取れない)」というご連絡。
 こういった折り返しが待てない状況の方からの受電の際に通話中電話転送サービスを行う事により、新規の方からのお問い合わせを今まで以上にお客様へお繋ぎする事ができるようになりました。
 先にお話をした通り、私はオペレーターとして実際に電話を受けてきた中で、こちらのサービスは消費者の方からの問い合わせのお電話を直接受ける機会の多いBtoCの事業をされている方にとっては特に、より多くのビジネスチャンスを獲得するために有用なサービスなのではないかと感じています。
 (オペレーターの状況判断により、緊急性の高いお電話や「サービスに興味はあるがいきなり電話番号は教えたくない」といった方からのお電話などもお繋ぎ致しますので、勿論BtoCのご事業をされている方以外にもおすすめです)

 通話中電話転送サービスの提供開始から2年が経ち、最近こちらを使ってお電話をお繋ぎする機会が度々あった為、今回は手前味噌ながら当社の便利なサービスのご紹介をさせて頂きました。
 既に当社とご契約中の方でこちらのオプションのご利用をご検討されている方は、是非お気軽にお問い合わせください。
 77円の料金で受けられるこのオプションは、実施するオペレータの私からしてみると、「安すぎ!」と思える金額設定です。つまりご利用者様におかれましては、「とってもお得。破格。」と感じられると思います。

  【管理者より】  
 追加料金適用には様々なケースやサービスがございますが、このオプションは当社のオペレータが怒鳴られたり、対応に苦慮するようなケースではないので、金額設定上、単に転送中に当社にかかる通話料金負担だけを考え、77円という料金設定で始めたサービスです。実際には繋げるまでの相手の方とのやりとりや、その後にご報告内容に加筆する文面作成やデータ処理などを考えると、ちょっと設定金額が安すぎたかもしれません。
 料金はさておき、このスタッフがお勧めしている通り、非常に柔軟的な電話対応の1つとして「押してダメなら引いてみな」のごとく、重要なお電話の時などで折返し電話番号を聞いた時にダメなら、次にこのまま電話を繋げてもよいか提案してみる、という連続技の対応ですので、利用する価値の高いオプションサービスだと思います。


<スタッフブログ記事22> ストレスのない仕事はない

  業務管理の仕事をしている社員です。多くの企業様や団体、個人事業主の方よりご利用をいただきまして大変ありがとうございます。

 電話代行サービス会社として日々多くのご利用者様の会社宛の電話を対応させていただいておりますが、中には事前に知らされていない社員のお名前を言われたり、登録と違う住所を言われるお電話を受けたり、商品欠損や待ち合わせ時間に来ない、代金支払がされないなどのクレーム電話を受けることもあり、こういう時にはオペレーターは今までの経験や工夫によって、相手の方とのお話をこじらせないよう、つじつま合わせや謝罪対応などをして、当社顧客の会社の評価を落とさないよう気を付けて対応をしています。

 また私の仕事である管理の仕事においても、当社顧客からのご要望やご質問に対する対応や、さらには当社サービスご利用上で問題が発生したときに当社規定のご説明や改善のお願いをさせていただくこともあり、オペレーター、管理業務者のどちらも電話やメールで外部の方とお話し・ご説明をする仕事がメインです。

 当社は代金をいただいてサービスをご提供している身ですので、電話やメールでは言葉を選んで状況説明をしたり、耳の痛いことをお客様にお伝えする必要が出てくることもあり、常にストレスを感じて仕事をしています。

 しかしながらこれはどの仕事でも同じことで、ストレスのない仕事は存在しないと思います。また様々な方、多くの方と関わるということは、それだけ当社が社会の中で多くの方にご利用いただき、お役に立っているからこそだと思います。

 嫌味や苦情を言われたり、こちらに非が無くても謝罪の言葉を発しないと収まらない状況になることもありますが、それ以上に温かいお言葉や労いのお言葉、感謝のお言葉をいただくこともあり、嫌なことがあってもこのようなお言葉に救われることはしばしばございます。

 ストレスも自分の成長に必要なものであると信じ、何より多くの方にお役に立っている仕事であることに誇りを感じて、これからも頑張っていきたいと思います。

 今後とも当社サービスをご愛顧いただきますようお願い申し上げます。

  【管理者より】  
 会社の運営においてバックヤード業務が全うされないと、営業部門の仕事も回りません。
 業務管理の仕事は多岐に渡ります、お客様に対する電話対応だけでなく、契約に関するメール連絡、オペレータからのデータ処理の質問や依頼、そしてルーチン業務の月次管理業務など、マルチな対応が必要です。さらに当社では人員に余裕がないので、会社のPC、電話機、ヘッドセット、録音装置、電話主装置、ネットワーク環境、または会社のフロア全体の整備や設定なども管理業務担当が行なっています。仕事のボリュームも多く、オペレーターの仕事を支えるために奔走していますので、業務担当の日々の疲れは相当あると思います。まさに縁の下の力持ち的存在です。
 本人が書いている通り、管理業務の担当者も社内事務だけをしているわけではなく、契約事、サービスのお問合せなどの核心的なやり取りを電話やメールで行なう立場ですので、ストレスは掛かりますが、管理業務をすることは会社の経営を知ることに等しいので、間違いなくスキルアップに繋がります。「艱難汝を玉にす」のことわざがあるように、アールラウンドなスキルアップに間違いなく繋がっていますので頑張ってください。


  電話代行Top
  サービス内容
  ご利用開始手順
  料金一覧
  ご利用形態の違い
  お申込み/お問合せ
  よくあるご質問
  会社案内

ご連絡先
〒102-0093
東京都千代田区平河町
1-8-8
桔梗ライオンズマンション平河町201
TEL 03-3234-7933
FAX 03-5860-4801

【スタッフブログ】No.21~No.25

【ブログアーカイブ】

Copyright (C)2009 MKService,Inc. All rights reserved.