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スタッフブログのご案内(2023年1月投稿)
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 2023-1-13
<スタッフブログ>より良いサービス提供の為に


  松の内が明けて暫くの時が経ち、街中の光景もすっかり日常に戻る頃合いとなりましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
 年末年始の休業期間を、私は北国にある実家で過ごしていました。
 今年は天気に恵まれず毎日のように吹雪が吹き荒れていた為、殆ど外に出ること無くお正月が終わってしまいました。
 すっかり身体がなまってしまった気がする為、今年は意識的に運動をして体力をつける事を目標としたいな、と思っています。
 
 先程までの話とは全く関わりのない内容ですが、本日は住所にまつわるお話をさせて頂きたいと思います。
 新規にご契約を頂く際、或いはご契約中のお客様から会社が移転された旨のご連絡を頂いた際、当社ではオフィスの所在地について詳細な情報をお尋ねする場合が御座います。
 ご入居されているビルの名称の読み方や、何階をご利用されているか、目印や看板が存在しているか。場合によってはお客様とのメールのやり取りが数往復に及ぶこともあり、お手間をお掛けする事が心苦しくもあるのですが、詳細な情報をお尋ねするのには理由が御座います。
 
 当社のオペレーターは、お客様の会社の社名を名乗り、お客様の会社のスタッフとしてお電話をお取りします。
 お電話の内容は多岐にわたるのですが、ほぼ毎日対応の機会がある内容のひとつに、このようなものが御座います。
 「運送会社です。荷物を届けに来ましたが、伝票に建物の名前が書いていないので場所が分かりません」
 「荷物を届けに来ましたが、伝票に書かれている住所にあるのは一軒家のようです。ここで間違いないですか」
 「〇時から約束をしている者です。ホームページに書いてある住所に来ましたが、御社は何階にありますか」
 こういったお電話をお受けした際に、お答えに詰まったり建物名などの読み間違いをしてしまう事は、『会社のスタッフ』としては非常に不自然です。
 また、最初の例のような「建物の名前が分からない」といった内容のお電話のような場合には、お客様に折り返しのお手間を掛けることなく、お電話が完結するケースも御座います。
 
 上記の住所にまつわるお話を含め、実際にオペレーターとして電話対応を行うにあたって、お客様から事前に頂いた情報に助けられ、スムーズな応対を行うことができたケースが多々御座います。
 先にお話をした通り、最初にお手間をお掛けする事が心苦しくはありますが、より良いサービス提供の為に、お客様方にご協力を頂けます事をとても有難く思っております。
 
 最後になりますが、2023年度もどうぞよろしくお願いいたします。

  【管理者より】  
 当社のオペレーターはお客様の会社に勤務している女性事務員の立場で電話対応をいたします。そのためにはお客様の会社の基本的な情報を知っていないと対応できません。どのような事業・サービスをしているのか、社長以下スタッフのお名前、所在地、最寄り駅、FAX番号など、社員なら当然知っているべき情報です。これらのことを知らないで電話で相手の方とお話をすることはとてもリスクのあることで、不信感を相手の方に与えてしまいます。
 なお、いただいた情報があれば電話してきた方が誰であれ、伝えてよいわけではありません。その判断も正確に行なっておりますのでご安心ください。
 お申込み時に書いていただいた情報シートの内容に不確かなことがありますと、もう少し詳しくお聞きさせていただくこともございます。これも電話代行サービスをご提供する上で必要なこととご理解いただければと思います。


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