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秘書代行・電話代行のMKサービスへの質問集(No.511)

群を抜く電話代行サービス申込率
メールQA履歴(511)

  信頼・安心の当社秘書代行電話代行に対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

電話を取れないケースはどの程度発生しますか?

 電話は不思議と重なってかかってくることが少なからずあります。急に同時に複数のチャンネルに入電してきたときスタッフが違う職場に分散していたり、フロアに仕切りがあったりするとオペレータ全員の現況(話中など)が把握できないために、電話を取りこぼしてしまう可能性があります。
 当社はこのようなことを未然に防ぐために、全員が当社センターに勤務をしており、かつ他の業務スタッフもオペレーターの状況次第ですぐにサポート(=電話を代わりに受ける)できる体制にしております。
 絶対に取りこぼしはしないというお約束まではできませんが、通常なら3コール以内で受電対応しているものを、非常に混雑時でも5コール以内程度にはお取りできるようにしています。
 なお、お客様側の電話転送設定次第(お客様の電話を数秒間鳴らし、応答がないときに当社へ転送するなど)では、当社に着信した時点ですでに電話した方は数コール待たされていることもあり、例え1コール目で応答しても電話は切れていたということもあります。つまり取れないということより、待ちきれずに切られてしまうということもありますのでこのような状況もご周知いただければと思います。


(Q2)

弊社(個人事業)の新住所の証明書面である住所契約書を添付にてお送りさせて頂きます。

 住所変更証明書のご提出をいただきましてありがとうございます。
 こちらで受付をさせていただきますが、書面上には契約住所として書かれた書式ではありませんでした。
 (署名欄はあくまで契約会社の住所であり、本来なら不動産(住所)の契約項目として契約先の住所の記載があるのが通常です)
 ただし書面の体裁は先方が用意したものであり、御社には如何ともしがたいものですので、メール文中に御社が書かれた新住所を御社からの正しい申告事項であるとして受け留めて受付をさせていただきますので、ご承知おきのほどお願い申し上げます。


(Q3)

基本料金月額以上のご利用料金は何件分のコールになりますでしょうか?

 今月の御社の全受電報告件数は107件(通常106件、割増発生1件)です。
 40回プランにご加入されていますので、67回×143円がコールオーバー代で、割増発生1件の割増加算分が143円という明細になっています。
 ご請求書(PDF)ファイルにも契約明細欄にこの記載をしておりますのでこちらをご確認ください。


(Q4)

弊社がPマークを取得している関係で従業員の個人情報を業務利用のため委託する際、予め下記2点の手続きを行う必要がございます。

 大変申し訳ございませんが、当社はこちらでご用意した書面(ご利用規約、個人情報取り扱い規定、契約内容書)以外の調印や取り交わしは応じておりません。
 これは当社規定やお取り扱い方針と合い違う内容が書かれていたり、当社権利を失うような事項がありますと当社秘書代行サービスのご提供の足かせになったり、当社が安価な料金体系で定めている業務範囲を守ることができなくなる恐れがあるためです。
 それゆえご利用いただくためには、当社が用意した規定ならびに連絡事項に対して順守いただく必要があり、これ以外のお客様側が用意した決め事をベースにしたお引き受けはしておりません。
 大変恐縮でございますがご了承のほどお願いいたします。
 なお当社のご利用規約につきましては、ご利用前でもご確認いただけるようHPのトップページの下部にリンクを貼っております。是非そちらをご一読ください。


(Q5)

大変申し訳ございませんが提出書類を本日中に手元にそろえることが難しそうですので(登記簿が6ヶ月以上経過していたため)、さきほどお願いした利用開始日をすこし後ろ倒しにしていただきたく存じます。

 ご状況について了解いたしました。
 希望日までに必要書類などの提出が無い場合は間に合いませんので、自動的に手続きが済み次第ご利用開始となります。
 なお、お申し込み受付後2週間程度経過しても手続きが完了しない場合は受付が終了となり、あらためてお申込みが必要となる場合もございますので、あらかじめご承知おきください。


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FAX 03-5860-4801

【電話代行QA】No.501~520

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