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電話代行のMKサービスにいただいたご質問集(No.467)

群を抜く電話代行サービス申込率
メールQA履歴(467)

  人気・好評の当社電話代行サービスに対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

当社にて小規模通信販売の会社を買収しました。その会社の電話対応をお願い出来ればと考えております。

 当社はお申込み企業様の事前チェックもしており、申し訳ございませんがご利用される企業名でお申込みをしていただく必要があります。
 このメールの返信で結構ですので、申込みを希望される会社名とご住所をお知らせください。
 なおご利用後は、ご利用企業に所属する方からご連絡いただくようお願いいたします。
 個人情報管理規定により、例えご系列の会社の方でも他社の方からのご連絡(とその返答のやりとり)はお受けしておりませんので、あらかじめご了承願います。


(Q2)

お客様情報シートに関してなのですが、「社員名簿」はもし社員が4名以上いる場合は、どのように記入すれば良いでしょうか?

 情報シートの最下部にも記載しておりますが、社員の方が多い時(用意した一覧の行数に足りない時)は、余白にわかるように追加記入してください。
 Excelシートなのでいくらでも追加記入できます。
 なお一覧の項目の通り、お名前(漢字・カナ)姓名と性別は記入必須となります。


(Q3)

弊社のネットショップの屋号をオペレーターの方にご認識いただくことは可能でしょうか?現状、ヤフーショッピングにて「○○○○」と「□□□□」の2点を運営しております。

 了解いたしました。上記の事業(屋号)を登録するにあたり、御社の事業である確認をさせていただきますので、当事業のURL先や印刷物などの確認のできる書面(写し)をご提出・ご連絡ください。
 また、このサービスがどういう内容のものか(何を販売しているか)につきましてもメールにてご回答をお願いします。
 お手数をお掛けいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。


(Q4)

現状当事務所は一人で運営しているので、掛かってくる電話は基本的にすべて私宛のものです。そのような場合、わざわざ当社の誰宛に要件があるかということを確認するのはおかしいわけですが、そういった点は配慮してもらえるのでしょうか。それとも、それもオプション対応ということになるのでしょうか。

 当社では、御社から情報提供いただいた在籍者名簿を参照しながら掛かってきたお電話の対応をいたします。
 お客様お一人しかおられないようでしたら、在籍者はお一人の名前しかないでしょうから、掛かってきたお電話に対して、こちらから無意味に「このお電話は誰宛ですか?」などど聞くことは会話の妥当性からありません。こんなことを言えば、逆に御社の事をよく知っておられるクライアント様などから、「じゃあ御社には先生以外誰がいるの?」と嫌味や追及をされます。
 他方、相手の方から在籍者名簿に無い名前を言われる場合やどうもこの会社に電話している用件とは思えない電話もあります。(「○○さん居ますか?」や「昨日ネットから注文した商品をキャンセルしたい。」など)
 この場合は間違い電話も少なからずありますので、「当社は○○法律事務所ですが、お間違いではございませんか?」などと確認をいたします。
 この確認をしないまま、すべて御社宛の電話として取り次ぐ対応をしてしまうと、当社の電話代行の品質を疑われてしまうからです。(「お宅は間違い電話も確認せずに報告するのか!」)
 また逆に、会社には社員の方の入退社はつきものですので、当社へ情報提供を失念している社員名宛の場合もあり、名簿未登録=間違い電話として決めつける対応もできません。(アウトソーシングを受けている当社の立場上、非常に難しい局面になります)
 余談が多くて恐縮ですが、電話内容に不審・不明な点がなければ、登録の弁護士の方宛・事務所宛の電話として普通に会話をするだけです。


(Q5)

当社は当面は御社へのお振込にてご対応させて頂きたく存じます。その中で請求書は毎月メールにて頂戴することは可能でしょうか?

 2回後の代金お支払も振込でご継続いただいても結構です。
 こちらからお送りしました口座振替用紙のご提出がなければ、必然的にお振込み扱いとしてご請求案内を継続してお送りいたします。
 毎月10日~15日頃にメールでご請求案内をお送りします。
 このメールにご請求書(当社社判入りのPDFファイル)をお付けしておりますので、こちらでご請求金額、内訳をご確認ください。


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FAX 03-5860-4801

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