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電話受付サービスのMKサービスへの各種ご質問内容集(No.448)

群を抜く電話代行サービス申込率
メールQA履歴(448)

  格安・多機能の当社電話受付サービスへのお問合せに対するご回答内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

オプションのFAX受信サービスについてですが、当方FAX受信ができないので、FAXで報告を受け取れませんが利用できますか?

 FAX受信サービスは、FAXの受信機能をお持ちでないお客様に対して当社が代わって受信をし、受信したFAXを紙からPDFファイルに変換してメールに添付をしてお送りするサービスとなります。
 当社からはFAXでご報告するわけではございませんのでご安心ください。
 FAX受信サービスのご利用代金は、1回のご報告につき158円(税込)となります。なお一度に送信されてきたFAX枚数が5ページ超の場合は、以降5ページ単位で158円が料金加算されます。(例えば8枚受信した場合、全ページを一度にご報告いたしますが、料金は158円×2=316円の計算となります)
 ご利用をご検討のほどお願い申し上げます。


(Q2)

当方の事業で利用しております仕入先ショップへ在庫確認等のお電話をしていただくことも可能でしょうか。

 大変申し訳ございませんが当社は電話受付サービスの代行会社で、受電専用業務となります。電話発信業務はお引き受けしておりません。

(Q3)

電話応対時、指定人物宛て以外は「当社にそのような者はおりません」の様な対応は可能でしょうか。また別途費用が掛かりますか

 申し訳ございませんが、上記のご要望はお受けできません。
 現時点の名簿にお名前が無くても入退社による異動は会社につきものであり、情報を基に居る居ないを勝手に断定して対応してしまうと、後に重大な問題(なぜ電話報告をしなかったのか!等のクレーム)に発展する恐れがあるため、そのような対応はしていません。(むしろ当社側で勝手に電話を切ったり、居ないと相手に伝えることのほうが後々問題となります)
 また別の観点(意味合い)になりますが、○○宛の電話は「居ない(当社は関係ない)」と対応してほしい、というようなこともお引き受けできません。
 何かトラブルや問題となっている当人宛の電話をすべて当社が門前払いするようなご依頼も不可となります。
 御社社員名簿の一覧にお名前の無い方宛の電話の場合は、まず「当社は○○○株式会社ですがお間違いありませんか?」という確認後に、相手の方が「そうです」など御社宛の電話で間違いないことを確認できた(または否定されなかった)場合にご報告しております。
 御社では在籍者は必ず名簿登録しているという前提でのご連絡だとは思いますが、上記のようなお引受は事実相違のリスクがあるということと、相手の方が取り次がないことに腹を立てることに繋がりかねませんので、今後もこの対応方法は変えられません。ご認識のほどお願い申し上げます。


(Q4)

聞き取りオプションというのは、どこからが追加料金扱いになるのでしょうか?名前や電話番号を聞くだけでもその数の分だけ追加料金が上乗せとなるのですか?

 相手の方のお名前やご用件、お電話番号はオプションを付けなくても、当社の基本対応として会話の中で必ずお聞き(確認)する項目となります。これは、「担当は只今外出中ですのでこちらから折り返しご連絡いたしましょうか?」という留守対応をする上で必要な聞き取り項目だからです。
 なお、上記項目については必ず口頭で確認をいたしますが、お聞きしても相手の方がお伝えいただけない項目(例えば折り返し番号をお聞きしても稀に言いたくない方もおります)はご報告内容には入りません。(このような場合は状況説明として、お聞きしましたが教えていただけなかった旨を書いたご報告をいたします)
 この基本対応の聞き取り項目以外の項目を聞いて欲しいというご要望がある場合に、ヒヤリングオプションをご活用いただくことになります。
 例えば、「住所を聞いて欲しい」、「どのサイトを見て連絡してきたのか聞いて欲しい」などです。
 なお重要なのは、どのような連絡が来た時に何を聞いて欲しいかの明確な対応フローをいただくことです。掛かってきた電話の相手の方すべてに住所を聞くという行為は意味がありませんので、例えば、「○○サービスについての質問や申込み希望の方から電話がきたら、○○○を聞いて欲しい。」というシナリオをいただくことが重要です。
 今回、お客様が当社電話代行サービスを希望される目的に合わせて、ヒヤリングオプション付加の必要があるかご検討いただければと思います。(具体的なイメージをいただければ、回答はより正確にできると思いますのでご検討ください)


(Q5)

この度の宗教法人 ○○宗 □□□寺様からのお申込みにつきまして

 大変申し訳ございません。当社では宗教法人様や寺院様のお申込みはお受けしておりません。
 また、生死に関わるような事業をされていると思われる会社様のお申し込みも対応が難しくお受けしておりません。
 これは専門用語の知識がなかったり、当社のビジネス電話に対する事務的な電話応答がそのときの状況に合わなかったり、またご加入者・会員の方への適切な対応や年間を通しての行事ごとへの適切な応答が難しく、お引き受けするにはハードルが高いことが多く、過去の経験からお受けしないこととさせていただいております。
 お役に立てず、大変恐縮でございます。


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〒102-0093
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1-8-8
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TEL 03-3234-7933
FAX 03-5860-4801

【電話代行QA】No.441~460

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