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受付電話サービス・電話代行のMKサービスにあった質問集(No.407)

群を抜く電話代行サービス申込率
メールQA履歴(407)

  人気の高い当社の受付電話サービス電話代行サービスに対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

個人でも電話受付サービスを利用できますか?

 お問合せいただきまして、ありがとうございます。
 当社の電話受付サービスはビジネス用途の受電対応サービスとなります。
 個人の方の場合は個人事業として屋号(サービス名)を持たれてビジネスをされている方がご利用対象となります。(ご商売をされていれば、法人・個人は問いません)
 プライベート電話などの受電対応をご希望されている場合は、基本的にお引き受けしておりません。この前提にてご利用をご検討いただきますようお願いいたします。


(Q2)

担当が外出しているという形ではなく、担当は面談中で席を外しているという形の対応に変更は可能でしょうか?

 応対時のご希望内容(上記)をいただきましたが、当社では下記の理由により「担当は只今外出しております。」という返答をしております。
 (1)社内に居ると思われてしまうと、「急いでいる。このまま電話を切らずに待つから、終わったら代わってくれ(ちょっと声を掛けてくれないか)」などと言われると、当社が返答に困ってしまう。
 (2)離席や会議中(=社内に居る)なのに、折返しで掛かって来た電話の発信番号が携帯のものだと怪しまれたり、後に追求してくる人もおり、説明に苦慮する。
 重要なのは今ここに居ないことを暗に伝えることで、スムーズに電話を終了させる(”居ないなら仕方ない、折り返しを待つか。”にする)ことです。
 上記の理由から、よほどのケースでない限り当社の基本対応の通りとさせていただいております。ご理解のほどどうぞよろしくお願い申し上げます。


(Q3)

社内で役割変更がありましたため、今後は私宛および○○をコピー(このメールのCCにはいっています)にして送付いただけますと幸いです。□□□は送付先から外していただいて結構です。

 上記のご連絡をいただき、登録上行き違いがるといけませんので、このメールの返信にて下記についてお知らせください。
 ・窓口担当者(現在は□□□様)
 ・事務連絡先アドレス(現在は****@*******.com)
 上記についてご回答いただいた後に情報登録(変更)いたします。
 なお、事務連絡先アドレスは1つのみ登録となります。  


(Q4)

迷惑電話への対応は可能ですか?また迷惑電話もカウントされるのですか?

 営業電話と迷惑(いたずら)電話はまったく異なる種類の電話であり、お取り扱いも全く違います。
 間違い電話や営業電話につきましては当社受電オペレータが会話の中で、そのような電話であると判断できた場合は門前払いをして、報告もしませんし受電回数にもカウントいたしません。(無料でここまでの対応をしております)
 この点につきましては、当社の電話代行サービスご案内ホームページでご案内している通りでございます。
 これに対し、迷惑電話=御社をターゲットにしたイタズラ・不審な電話につきましては、当社はいかなる場合も当事者間のトラブル・いざこざに対し矢面には立ちませんので、このような内容の電話が来ますと割増料金の適用となったり、繰り返し来る場合は当社が被害を被り続けますので、状況によっては電話代行契約を解除(強制終了)する場合もございます。
 以上でございます。これらの点につきまして、解釈を混同されずにご利用をお願いいたします。


(Q5)

簡易なものでも結構ですが、領収書の発行は可能でしょうか?

 大変申し訳ございませんが当社では代金の領収証は発行しておりません。
 毎月、お支払期日の約2週間ぐらい前にご請求書(PDF)をメールでお送りいたしますので、こちらのご請求内容とお支払時の通帳印字(口座振替時、お振込み時)または銀行発行の振込票(お振込み時)などを基にご確認や経理処理をお願いいたします。
 どうぞよろしくお願い申し上げます。


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〒102-0093
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1-8-8
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TEL 03-3234-7933
FAX 03-5860-4801

【電話代行QA】No.401~420

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