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秘書電話で人気のMKサービスへの質問集(No.374)

群を抜く電話代行サービス申込率
メールQA履歴(374)

  激安・格安の当社秘書電話サービス電話代行サービスに対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

現在私は個人事業として開業しているので、一先ずそちらでしたらお申し込み可能でしょうか?それが可能でした場合、法人設立後に引き続き同じ番号で社名のみ変更して頂くことは可能でしょうか?

 個人事業で申込みをされ、その後法人成りをした際に契約名義変更をすることは可能です。
 重要なのは名義変更(=実体移行)という事実です。個人事業体(屋号)を残しつつ、別途法人設立をして両方の運営を継続するということは名義変更になりませんので、この点だけご注意ください。
 (名義変更後に以前の屋号名で電話が来た際には、「そちらは以前の社名ですが、現在は○○株式会社に名称変更しています。」というような対応をします。)


(Q2)

弊社の○○事務所の住所証明書を送りますのでご確認ください。

 御社○○事務所様の住所証明のご提出をいただきましてありがとうございます。
 証明書自体はこれで問題はございませんが、当社よりメールでご連絡しました通り、該当先の住所(建物名・部屋番号も含め)はメールの文中にてお知らせください。(電話番号、FAX番号なども併せてご記入ください。)
 こちらで証明書面から転記することは、解釈の相違や実体と書面記載とが異なっている情報もあり得るために行わず、お客様からのメール連絡(申告)内容を基に情報登録するようにしております。


(Q3)

こちらのお客様シートの【お客様情報のご記入欄】の『電話番号』ですが、これは転送元の電話番号を記入するのでしょうか?

 この欄は会社の代表電話番号となりますが、ほとんどの場合代表電話番号を転送元番号にされると思います。
 もし違う場合は、店舗欄(大きな枠)に”転送元電話番号は、******となります。”と一言書き添えていただけるとありがたいです。
 (ご指摘事項が的を得ているので補足させていただきますと、実際のところ転送元番号は当社の業務運営上、必須情報ではありません。(こちらからお渡しする転送先番号でどのお客様宛の電話を受電しているかを認識し、受電時に社名を名乗ります)


(Q4)

契約は12月末にて終了でいいのですが、先だって転送の解除は可能なのでしょうか?

 電話転送の設定については、お客様側で行っていただくものとなりますので、12月末のご解約後に速やかに当社への転送解除をお願いいたします。
 ちなみに転送設定について、当社はご利用当初から一切かかわっておらず、御社へ転送先番号のご通知だけしており、転送設定は御社の方でされています。(当社が行うとハッキング行為と等しくなるからです)
 なお、ご解約受理メールで下記のご案内をしておりますので、御社のご都合に応じて12月末を待たずに転送解除をしていただいても結構です。
         ↓
 ”当社側では月末までサービスを行ないます。もちろん、お客様側で電話転送を事前に止めるなどの措置を取っていただいても結構です。”


(Q5)

御社の秘書電話の取次ぎの仕方を教えてください。秘書という立場で電話を取るのですか?ちょっとイメージが沸かないので。

 秘書電話サービスと言っても秘書という立場でお電話を取るイメージではなく、会社の事務員という立場でお電話を取っている感じです。
 会社の社員・スタッフの方が居ないときに掛かってきた電話を女性事務員が対応し、「あいにく担当者が外出中ですので、こちらから折り返し電話をさせていただいてもよろしいでしょうか?」というような留守中の電話代行サービスであると思っていただければと思います。
 以前にも「電話秘書サービス」と「電話代行サービス」は違うんですか?というご質問をいただいたことがございましたが、電話の受付代行という仕事としてどちらも同じ業界用語です、とご説明させていただいたことがございました。
 スケジュール管理などを行う秘書という職務とは少し違います。ご理解のほどお願いいたします。


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【電話代行QA】No.361~380

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