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留秘書代行・電話代行を運営するMKサービスへの質問集(No.363)

群を抜く電話代行サービス申込率
メールQA履歴(363)

  当社の秘書代行電話代行について実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

以前に社員名を伝えたことがあったと思いますが、これも変更が生じた都度お知らせしてよいのでしょうか?

 在籍者の方に異動(入社・退社)が生じた場合は、その都度当社にもご連絡ください。
 登録の無い方あるいは登録済の方が退社されたことを知らずにその方宛の電話が来ますと、対応に非常に苦慮いたします。 
 以下に当社に登録されている社員(名簿)の確認方法についてご連絡をいたします。
 ・・・
 最後に、当社では退社された方についても一定期間はその方宛にビジネス電話がくることを想定して、在籍から退社済として情報を残すようにしております。それゆえ、その方宛の電話でもスムーズにお取次ぎしておりますのでご安心ください。


(Q2)

DMの発信者を仮の名前「○○」として送る予定です。

 当社では架空・虚偽のお名前を使った連絡受けはお受けできません。秘書代行でお電話をお受けする以上、すべて事実に基づく御社の情報に基づき対応するということが前提条件となります。当社は虚偽・架空の対応を最も嫌います。そのことで後に大きな問題が起きる恐れがあるからです。
 架空の名前をその時だけだと思われて使われると、いつまでこの名前宛の電話がくるかわからず、当社側の管理・対応に足かせになります。また、相手の方から追及(「本当に”○○”という人間は御社にいるのか!」があった場合、非常に苦慮します。(嘘やごまかしの代弁を当社に強いられることは困ります。)
 このDMの連絡先が当社が受ける電話連絡先にされようとしている場合は、至急この部分の内容を是正してください。よろしくお願いいたします。


(Q3)

御社の秘書代行を即時利用したいのですが、申し込みから最短何日で利用することが可能になりますでしょうか?

 先ほどお手続き案内メールをお出しし、そちらでご利用開始までに手順(流れ)をご案内させていただいておりますが、簡単に申しますと、ご入金と書類のご提出をいただいた後、不備・不明点・問題点などなければ、当社側で準備にかかる所要時間は、営業時間内で半日程度となります。(先ほどのご案内も併せてご確認いただきますようお願いいたします)

(Q4)

中小企業診断士が経営するコンサルティング会社です

 お手数をお掛けいたしますが、このような場合は、例え法人様でも中小企業診断士の資格証の写しをご提出ください。
 (法人実在証明ではなく、資格を持たれている方の有資格の確認のためにお願いいたします)


(Q5)

証明書類として①バーチャルオフィス契約先からの書類、②当法人会員への挨拶状を添付しますのでご確認をお願いします。

 住所変更に伴う証明書類として上記をご提出いただきましたが、内容を拝見したところ、①は「会員利用マニュアル」と題した書面であり、契約書ではありません。
 御社がこのバーチャルオフィス会社と締結した契約書(住所の記載と当事者の関係、署名・押印のあるもの)を提出ください。
 なお当社でも過去の経験から、バーチャルオフィス会社には契約書の体裁や要件を具備した書面の用意がないところもあるようです。
 このような場合は、御社がこの会社に賃料として支払った支払の証(銀行振込票ほか)をご提出ください。(金額の内訳がわかるよう、”1ヶ月分の賃料支払”等をメールに説明書きください)
 上記ご提出後に再度確認をさせていただきます。


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