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電話代行・秘書代行のMKサービスにあった質問集(No.361)

群を抜く電話代行サービス申込率
メールQA履歴(361)

  格安の当社電話代行秘書代行サービスに対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

御社のサービスはどういうものかをわかりやすく教えてください。

 当社のサービスは、電話オペレータがお客様がお留守等でお電話に出れないときに、代わりに御社名で電話をお取りして、相手の方からご用件やお名前、折り返し電話番号等をお聞きし、電話(会話)終了後、すぐにお客様が指定されている受電内容の報告先メールアドレスへ「このようなお電話がきました」という内容のメール報告を行う電話代行サービスになります。
 忙しくて電話を任せたいとお考えの方や、お一人・少人数で会社運営し、営業などで全員が外出することが多い法人や個人事業の方には最適のサービスです。
 電話代行というサービスは古くからございまして、20年、30年という長い期間事業をしている業者もございます。当社は現在で8年目を迎える会社でまだまだ歴史は浅いですが、この事業に参画する際に既存の高額なサービス料金体系を打破し、月額2800円(税込)の格安料金からご提供を開始、消費税率が変わった今日でも月額2900円(税込)にてサービスご提供をしております。
 それゆえ、実績面でも料金面でも大変評価をいただいている人気のある会社ですので、ご安心してご用命いただければと思います。
 ホームページのトップページにも当社特徴として、複数アドレスへの報告メール送信は3名様までは無料、10日間の無料お試し期間有り、1つ目の貸出電話番号(東京03)は無料で2つ目以降の追加は1000円(税抜)でお取り可能など、様々な特典をご案内しておりますので、お客様のご利用用途に合わせて最適なプランをご選択ください。


(Q2)

現在電話受付の際に「外出中の為」とご対応いただいていると思いますが、それを「会議中の為」とご対応していただけないでしょうか。

 応対時のご希望内容(上記)をいただきましたが、当社では下記の理由により「担当は只今外出しております。」という返答を基本としております。
 (1)社内に居ると思われてしまうと、「急いでいる。このまま電話を切らずに待つから、終わったら代わってくれ(ちょっと声を掛けてくれないか)」などと言われると、当社が対応に窮してしまう。
 (2)離席や会議中(=社内に居る)と相手に伝えると、折返しで掛かって来た電話の発信番号が携帯のものだと怪しまれたり、後に追求してくる人もおり、説明に苦慮する。
 重要なのは、今ここに居ないことを暗に伝えることで、スムーズに電話を終了させる(”居ないなら仕方ない、折り返しを待つか。”にする)ことです。
 この点をご理解いただき、特別な(重要な意味のある)理由がない限り、当社の基本対応の通りにさせていただいております。


(Q3)

できれば建物名なしでお願いしたいのですが、いかがでしょうか。

 申し訳ございませんが、これはできません。
 これは証明書の書式や書類としてビル名がなくても提出物として成立するのでは?、という観点のお話ではございません。当社の実務上重要な情報だからです。宅配業者や来訪者などからの電話に対応できません。(「あなたは自分の勤め先のビル名も知らないの?」、「じゃあ何を目指してそちらに行けばいいんだ!」)
 もし何らかの理由で建物名を伏せたいようですと、電話応対時に大きなリスク(相手とトラブルを抱えますので、ご利用はお受けできかねます。


(Q4)

今回連絡先として電話のあった山本 ○○は10年前に他界しております。また、山本 ○○の長男、山本 □□は前社長で健在です。

 上記の山本 ○○様のお名前は当社にいただいている御社社員名簿にお名前がありませんので、こちらでも気づきませんでした。
 この方宛のお電話がきました以上、こちらで退職者として追加登録をいたしますので、この方の漢字姓名と退社年月(いつまで在籍していたか)をご連絡ください。


(Q5)

ご案内いただいた件の確認ですが、転送テストも来月1日以降実施の認識で宜しいでしょうか?

 はい、その通りでございます。
 あらかじめ御社より、電話代行サービスの利用開始希望日を来月1日でお受けしておりますので、テスト連絡につきましても来月に入ってからお願いいたします。それ以前は、当社に電話転送をされても御社名で電話応答できません。行き違いがないようご注意願います。


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FAX 03-5860-4801

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