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電話代行・秘書電話サービスのMKサービスにあった質問集(No.348)

群を抜く電話代行サービス申込率
メールQA履歴(348)

  格安・人気の当社電話代行秘書電話サービスに対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

最近電話が取れない事が多い為、4.5コール出なかったらそちらにまた転送する事は出来ますか?お客様→会社→携帯→出られなかったら御社という形になりますが難しいでしょうか?

 電話転送の仕方やその詳細設定についてはお使いの電話会社へお問合せいただくか、転送操作マニュアルを確認の上、設定変更をお願いいたします。
 NTTの場合でしたらまず116番(ボイスワープ窓口)へお掛けください。
 電話転送機能は電話代行会社側が用意しているものではなく、電話会社が提供している機能ですので、設定を含め当社は一切関与しないことになります。(当社は単に転送先番号をお渡しするだけです)
 なお、NTTのボイスワープの場合は呼び出し回数ではなく、秒数指定となっているはずです。つまり、5秒間応答がないときに転送先指定がある場合は転送となる、というような設定となります。
 またビジネスフォンで転送設定している場合は、そちらの操作マニュアルをお読み下さい。
 転送の設定についてのご説明は上記の通りですが、一番お考えいただかないといけないのは、相手の方がたらい回しにされている間に待ち切れずに電話を切ってしまう恐れが多いということです。
 御社の電話が鳴り、数秒間無応答のときに転送を掛けるということは、相手の方は当初からずっと待ち続けています。例え当社の電話装置に転送電話が来て3コール以内で電話を取ろうとしても、取る前に電話を切られる可能性もございます。せっかくの新規見込み客の方からの電話であれば、御社にとってこのロスは大きいものとなってしまいます。
 さらに問題なのは、再度電話を掛け直してこられた場合、クレーム(「先ほども電話したが、何度鳴らしても応答がなかった」)を言われる可能性もあり、当社が関与しないことで謝罪対応をさせたれる恐れもあります。
 これらのデメリットもございますので、無応答転送にされるのか無条件転送にされるのかを熟考の上で転送設定をお願いいたします。


(Q2)

固定電話は既にありますが、開業前のため携帯電話番号を記載しております。

 たぶん、そのおつもりとは思いますが、ご利用開始は開業後となるようにお願いします。
 開業前は、例え必要書類のご準備ができていても、虚偽・架空対応となってしまうため受付できません。どうぞよろしくお願いいたします。


(Q3)

ご連絡は090-****-****の担当○○の携帯電話にご連絡いただけると助かります。

 大変申し訳ございません。弊社からの受電内容のご報告はメールとなりますので、お電話でご連絡する事は致しておりません。また当社からの事務連絡などにつきましても、緊急時を除いて基本的にメールとなります。
 この点を踏まえ、支障が生じないかご判断いただき、ご利用をご検討いただけると幸いです。


(Q4)

来月から始動したいが、電話番号だけは早急に決めてもらいたいのですが可能でしょうか?

 弊社へご提出いただく必要書類(お客様情報シートと身分証明書)の確認とシステム登録、代金の入金確認ができ次第、こちらよりお貸しする東京03の電話番号をお知らせ申し上げます。その後に電話(受)テストとご報告メール(PC、携帯へ)配信テストの両方を行い、秘書電話サービスのご利用開始となりますのでどうぞよろしくお願いいたします。

(Q5)

NTTのボイスワープの申し込みが完了したら利用を開始したいです。

 まず電話会社のボイスワープのお申込みをされ、電話の転送設定ができる状態になってから、電話代行会社にお申込みをされるのが問題が発生しない一番良い流れとなります。
 特に弊社の場合はご利用開始は非常に早く、書類の提出と手続きが完了次第、番号ご通知→利用開始となります。(ほとんどお待たせしません)
 従いまして、弊社への書類提出前にボイスワープの申込みは完了しておいていただくようお願いいたします。


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【電話代行QA】No.341~360

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