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電話代行・電話秘書・秘書代行のMKサービスにあった質問集(No.8)

群を抜く電話代行サービス申込率
お申込みに関するご質問集

  激安・格安の当社電話代行サービス秘書代行サービスに対するお問合せやご要望に対するご回答、ご案内を行なった実際のやりとりメール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

フリーダイヤルの場合、電話があった際に固定電話であれば「県名」を、携帯電話であれば「携帯」というような設定にしているのでフリーダイヤルから転送されたときは「何も見て問合せいただいたか」を聞いてもらえますか?

只今御社のフリーダイヤルに掛け、確認させていただきました。
 フリーダイヤルのアナウンスを聞くことができましたので、ご要望の確認(聞き取り)を対応させていただきます。


(Q2)

携帯メールアドレスの登録が無いお客様への連絡

この度のお客様情報シートには、ご報告先として携帯電話のメールアドレスの記載がございませんでした。
 緊急な取次ぎ要請や待ち合わせ時間変更などのご連絡があった場合に、すぐにご報告メールを確認いただける携帯電話のメール受信は非常に便利です。
 現在はお客様ご指定のPCアドレスのみを報告先として登録いたしますが、是非ご検討くださいます様お願いいたします。
 (PCと携帯両方のアドレスへメール報告が可能です。)
 なお当社では受電内容のご報告はメールのみとなっており、電話報告は行なっておりません。この点もあらかじめご了承ください。


(Q3)

次の対応をお願いできますでしょうか?@土日、A24時間対応

ホームページでもご案内をさせていただいておりますが、当社の電話代行サービスは、現在平日のみ9時から18時までの対応となっております。平日は土曜日、日曜日、祝日を除きます。ご了承の程お願いいたします。

(Q4)

指定されています書類をPDFファイルにてお送りいたします。本日15時くらいから、秘書代行サービスを開始させていただきたく思いますが可能でしょうか?

お客様情報シートのご提出ありがとうございます。
 なお、これと併せてご提出いただくものとして、会社の登記簿のコピーまたは代表者様個人の身分証明書(運転免許証または社会保険証など)のいずれか1つも必要となります。
 こちらをお送りいただき次第、電話番号をお知らせ申し上げますのでどうぞよろしくお願い申し上げます。


(Q5)

質問ですが当店業務時間が10−17時なのですが、例えば客さま9-10時とか17−18時にかかってきた電話はどう対応してもらえるのでしょうか?

お客様の方で、9-10時と17−18時の時間帯を当社に転送(ON)されている場合は、電話代行業務時間内ですので、当社にほうでスタッフが応答いたします。
 (よってその電話はお取次ぎとご報告を行います)
 それと違い、この時間帯は当社へ転送をされていなければ、こちらの電話は鳴りませんので応答はできません。
 なお参考までに、当社の業務時間外(AM9時前とPM6時以降)は電話が転送されてきても当社の電話機がアナウンスに切り替わっておりますので、お客様の電話はお取次ぎできません。
 (本日の業務は終了いたしました。・・・、という女性の声のアナウンスに切り替わります)


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FAX 03-5860-4801

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