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激安・格安の電話代行・電話秘書・秘書代行のMKサービスにあった質問集(No.67)

群を抜く電話代行サービス申込率
ご質問集

  当社の電話代行秘書代行に対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

ゴールデンウィークの電話代行日程はどうなりますか?

 ゴールデンウィーク期間中も平日(土日祝がお休み)のサービスを行いますので、本年は暦の通り、5月1日と2日の両平日は電話代行業務を行います。

(Q2)

先ほど報告を受けた相手の方の名前は「ニムラ」ではなく、「三村」さんです。確認などをして正確に報告してください。

 この度のご報告で先方様のお名前が違っていたとのことで、大変失礼いたしました。
 今回もそうですが、当社では必ず、名乗られた方のお名前(法人名もあれば法人名と個人名)と折返しの電話番号については必ず復唱確認をしております。
 復唱確認をしたこれらの情報が違っているケースは大体において、下記の事情によるものが大半です。
 ・復唱確認した際に先方の方も間違っていないと思い、「そうです」等のご返事(または訂正をしない)をされるケース
 ・復唱確認した際に少し名前が違っているが、そのまま訂正しなくても自分からだとわかるだろう、などの判断をされ、(面倒がられて)訂正の指摘をしないケース
 ・復唱確認した際に空返事やうわの空の状態で訂正しないケース
 などです。
 言い訳のように聞こえるかもしれませんが、電話の場合は通話状態や回線状態、周りの騒音状態などで双方の聞き取りを困難にする状況もよくあり、またメールのような文書連絡と違って、間違った内容さえ気づかないこともございます。
 当社スタッフも正確に聞き取りを行い、ご報告するよう常に心がけておりますが、相手の方に失礼にならない(執拗や過度の確認をすると不快に思われる方もおります)よう配慮して復唱確認などを行っておりますので、ある程度の違いはあらかじめご承知いただきたいと思います。


(Q3)

弊社の代表が変わりました。この件の手続きの方法を教えてください。

 代表者の方が変わられた場合は、確認のために下記の証明書のご提出(または証明するの旨の連絡)をお願いする場合がございます。
 ・代表者の方が変わったことがわかる公的書面があればその写し(登記簿や、申告書の1ページ目の氏名記入欄の抜粋(税務署受付印押印後)
 ・上記のご用意ができない場合はHPや名刺、代表者変更のお知らせハガキなどの写しと、代表者変更の事実に相違ない旨のご記入(署名・捺印)
 なお、当社が周知している役員・社員の方のご昇格のケースや、親族への継承とわかる場合などは、ご連絡だけで証明書等のご提出を省略する場合がございます。
 (当社が最も注意をしているのは、代表者の変更のご連絡が事実であるか(=電話代行契約締結の責任者として当社が情報変更に問題が生じないか)であり、特に今まで未登録の方への場合は在籍確認を含め、事実確認をしたい、という点です)


(Q4)

当社の事務所への行き順を説明いただいたようでありがとうございます。こちらからは説明はしませんでしたがすぐにわかるようにしてくれているのですか?

 御社の所在地の登録時にMAPもリンクを張っていますので、今回のような緊急時にご説明できようにしております。
 (もちろん、相手の方との会話や、御社とのご関係などを確認した上で教えるべきかを判断して対処しておりますので、聞かれれば何でも教えるということはいたしません)
 電話応答したスタッフの報告では、御社の所在地が地図からも非常に説明しやすかったとのことでスムーズに対応できたようでございます。


(Q5)

必ずもらう報告先に******@****も追加してください。

 ご連絡の件、了解いたしました。
 なおこの度のご依頼により同時報告先が3名様となり、無料での同時配信の上限となりました。
 今後もし同時配信先が追加となる場合(=3名超となる場合)はお一人追加毎に月額210円となります。
 あらかじめご周知のほどお願いいたします。


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