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秘書代行のMKサービスへのご質問集(No.441)

群を抜く電話代行サービス申込率
メールQA履歴(441)

  秘書代行サービスの当社に対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

提出書類の履歴事項全部証明書は登記情報センターから取得したものでも大丈夫ですか。

 電子証明のことを指しているようでしたら、そちらでも結構です。用紙余白の発行日(タイムスタンプ)が6ヶ月以内のものでお願いいたします。

(Q2)

通販サイトで数点のバッグ類を販売しています。注文対応をお願いしたい場合はどのような手続きをすばよいですか?

 当社の電話代行サービスには商品注文オプションもご用意がございます。
 商品注文オプションを希望されるときは、お申込み・お問い合わせページの「ご要望・ご質問欄」(一番下にある入力欄です)に一言、”商品注文対応も希望”の旨をお書きください。お手続き案内メールの文中に、商品注文オプションのご案内を追記させていただきます。


(Q3)

先日お伝えしておりますが、下記2つの番号を転送設定したいと思いますが、大丈夫でしょうか?0120-***-***(基番号:03-****-****)、050-****-****

 事前にご連絡をいただいており、どちらのお電話番号も御社(同一会社)の所有する電話番号であるとことですので、ご利用上問題ございません。
 なお、御社の2つ以上の転送元番号から転送を掛けた場合でも電話応答他、当社の対応は同一となります。
 050番号はIP電話番号(固定番号)であれば転送を掛けていただいても問題ありませんが、携帯番号からの転送は不可となります。(携帯番号からの転送は種々の問題があり、不可としています)
 この点はお電話でも口頭でお伝えしましたが、念のためにこのメールでも再度お伝えさせていただきます。


(Q4)

代表者の身分証明書を提出しなければならない理由は何でしょうか。

 代表者の方の身分証明書(免許証または保険証の写し)は、どのお客様からのお申込みでもご提出をお願いしています。
 これは、監督省庁からも実在証明ならびに代表者(責任者)の方の身分証明書の提出を必要要件にするよう文書で指示を受けており、当社では代表者自らが秘書代行利用の申込みをされてきている(あるいは代表者の指示で社員の方が代わりにお申込みをされてきている)ことの証としてご本人様の個人情報である身分証明書(写し)のご提出をお願いしています。
 代表者の方が何も知らない状況で勝手に代表者の個人情報を使って手続きをした場合は大変な問題になる恐れがあるため、当社の立場上からもこのような書面によって本人の意思確認をしたという正当な手続きのためにご提出をお願いしております。ご理解のほどどうぞお願い申し上げます。


(Q5)

電話内容の報告を電話でもらうことはできますか?

 当社からの受電報告はメールとなります。あらかじめいただいているメールアドレスへ電話をお切りした後すぐにご報告メールをお送りいたします。メール以外のご報告はしておりません。
 電話でのご報告の場合、実は効率が悪く、報告漏れや正確な報告ができないなどのロスが発生します。
 電話した際に通話中や電波の届かない状態であったりすると再度掛け直さなければならなくなり、リアルタイムの報告ができません。さらに再度お電話する手間が生じ、再度電話しても繋がらないといつまで経っても報告業務が終わりません。その内にこちらで報告をし忘れてしまうと、それこそ問題となります。
 またメールのように文書となっておらず、声による伝達ですので、お客様のほうでは、聞いた内容をすべて覚えなければなりません。あるいは「今、書き留めるからちょっと待ってて。」などと言われると電話の通話時間がかなり掛かってしまい、効率が非常に悪い手段となります。最初から文書で報告した方がスムーズです。
 メール報告なら、こちらは送信してしまえばそれで業務は終了します。後はお客様のご都合の良いときに受信確認されれば、連絡漏れや行き違いは生じません。また文書ですので、お客様の方でも細かな状況や相手の方のお名前、電話番号などをゆっくり確認でき、記憶する必要もありません。さらにメール文書内の折り返し電話番号をそのままクリックして架電することもでき、掛け間違い(番号間違い)することもありません。(携帯の機種によってはこの操作ができない場合もあります)
 以上の理由などから、当社ではメールによりご報告としております。あらかじめご承知おきのほどお願いいたします


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FAX 03-5860-4801

【電話代行QA】No.441~460

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