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秘書代行・電話秘書のMKサービスにいただいた質問集(No.337)

群を抜く電話代行サービス申込率
メールQA履歴(337)

  当社の秘書代行電話秘書に対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

契約の意思がありますが入金が間に合いそうにありません。月末頃に入金でも可能でしょうか?

 ご事情がお在りのようですので、○月28日(最終営業日)までにご入金いただければ、契約成立処理をさせていただきます。
 なお同時に下記の措置となりますので、ご承知おきください。
 ・お試し終了日の○月18日以降、ご入金いただくまでは秘書代行は停止いたします。電話対応はできなくなりますので、いったん電話転送解除をお願いいたします。
 ・ご入金日が○月28日の場合でも、契約成立日は○月19日(お試し終了日の翌営業日)となります。
 どうぞよろしくお願い申し上げます。


(Q2)

電話をかけてきた相手が「折り返し電話をお願いします」と言われた場合ですが、電話番号を聞かないでいただけますでしょうか。

 申し訳ございませんが、上記の対応はできません。
 たぶん御社のクライアント様への対応としてこのようなご希望をされているのかと思いますが、こちらで御社の既存のクライアントか、そうでないかまでわかりませんので、これを標準対応にすることはできません。
 こちらの経験上、聞かない対応のほうがクレームや苦言となる可能性が高く、仮に聞かなくて良い方からの電話の方が多くても、たったお一人でも聞くべき人に対して聞こうとしないことで、大変な状況になることのリクスが大きいです。またこのようなことになると、そのような対応依頼を受けた当社スタッフが被害を受けます。
 (既存(周知)の人間かもわからないでこんな対応をするのか!責任者を出せ!、など)
 御社がこの件重要視されているようでしたら、申し訳ございませんが当社では電話秘書のお引き受けはできません。
 御社の重要な外線電話ですので、トラブルがあった後では大変ですので、ご判断をお願いします。


(Q3)

支払は毎月請求書を発行(PDFファイル送信で可)して頂き、その後銀行振り込みを行う。

 当社はお客様が希望されている方法となっております。
 まず、初回代金のご入金後、領収証代わりとなる請求書(”入金済”と印字あり)をお送りいたします。
 そして2ヶ月目以降は、事前に毎月10~15日頃にメール添付で請求書(PDF)をお送りします。
 初回代金入金後に口座振替用紙を郵送でお送りしますが、振込で継続を希望される場合はその用紙を当社に提出されなければ、その後も振込扱いの請求案内メールを継続してお送りいたします。


(Q4)

現在契約している2回線のうち、下記の番号だけ利用を終了したいのですが。

 了解いたしました。この番号だけ秘書代行対応を終了希望としてお受けいたします。
 なお、ご利用終了の時期をこのメールの返信でご連絡ください。最短の終了日はこのご連絡をいただいた今月末です。1ヶ月単位(末日終了)でのお取り扱いとなりますので、”○月末終了希望”の旨でご連絡ください。


(Q5)

過去在籍の退職者は、どのような登録を行えばよろしいでしょうか。

 以下、退職者の方のお取り扱いについてご案内いたします。
 ①情報は退職済として一定期間のみ残し(永久的ではありません)、ビジネス電話などのために対応できるようにしますが、退社した方ですのでこの方宛の電話対応についての保障はしません。(また、データ抹消後は対応不能となります)
 ②対応(伝えた)した場合でも当社スタッフが状況で報告の有無を判断します。御社宛のビジネス上の電話の可能性があるのでなるべくご報告するようにいたしますが、退社した旨をお伝えした直後に相手の方が電話をすぐに切ったりするケースの往々にしてありますので、必ずお取り次ぎできるお約束はできません。
 ③退職者の方の後任の手配や引継ぎなどは遺漏なくお願いします。永久的にこちらで管理はできませんので、行き違いが発生しないよう体制作りをお願いします。


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