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電話代行・電話秘書代行のMKサービスにあった質問集(No.54)

群を抜く電話代行サービス申込率
お申込みに関するご質問集

  当社の電話代行電話秘書代行に対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

「電話があった旨」とだけお伝えしてください、という電話は営業とみなして報告しないでもらいたいのですが。

 上記対応の件につきましては、当社の方針としてお引受できません。
 このケースについて、過去にも同様のご要望がございましたが、当社では、セールス電話であると当社スタッフが認識した場合に門前払いをし、かつ無償としております。
 用件を言わなくても、当社顧客の取引先やお知り合いの方からの電話である可能性もあり、当社が勝手に判断して当該電話を報告しないという対応はできません。
 また、営業電話扱いにしてほしい=無償対応扱いにしてほしい、というご意思があるようでしたら、下記理由により受付けておりません。
 (以下、拡大解釈を認めない理由)
 セールス電話の場合でも当社スタッフが電話で会話を行い、時間コストを掛けていることには変わりありません。ただ電話の内容・性質面から、当社顧客へ請求しない「無償サービス対応」としています。
 この無償業務の取扱について、拡大解釈や顧客個別の要望を認め、「みなし営業電話」の範囲を広げてしまうと、結局のところ当該顧客の電話秘書代行サービスを受ける当社側の意味合いが無くなってしまいます。
 以上の点から無償サービスの範囲は厳密に当社側規定と判断によるものとしておりますので、ご理解の程お願いいたします。


(Q2)

通常の応対マニュアルについて教えてほしいのですが、当社宛ての電話がきた場合、相手からの要望の有無に関わらず、折り返し電話するという返答方法になっていますか?それとも相手の希望が有った場合のみになっていますか?

 電話を掛けてこられた方の要望次第ですので、固定的対応(必ず折り返す旨を相手に約束する)ではありません。基本は先方の用件を御社にお伝えすることです。
 (こちらからの報告メールの内容で折返しの必要性を判断してください)
 特に「報告区分」と「電話内容」を読み取っていただき、先方様が折返し連絡を希望されているのか、用件を伝えてもらいたいだけなのかを確認してください。
 (なお、報告区分が「伝えて下さい」となっていても、当社サービスの一環として、先方の折返し番号を聞いて報告に含めている場合もございます。)


(Q3)

証明書として定款を送られてきた際の書面不備のご連絡

 ご提出いただいた定款(PDFファイル)ですが、下記の不備がございます。
 ・公証人役場の証明印ページが欠落
 定款の場合、上記証明箇所も忘れずにお送り下さい。
 (できれば一部ページだけでなく、書面一体としての確認ができるようご提出ください。)


(Q4)

事務所を移転することになりました。050番号からの転送は可能でしょうか。

 電話転送につきましては、御社側で転送設定ができれば、受け側の当社の制約はございません。
 (どの回線種別でも大丈夫です)


(Q5)

ボイスワープの応答を無応答から無条件転送に変更してください。

 ボイスワープの設定はお客様側で行なっていただくもので、当社では一切関与しておりません。
 (当社電話代行サービスご利用当初から、お客様の電話機で設定していただいております。)
 別の方が当初設定されていたようでしたら、その方にお聞きいただき、ボイスワープマニュアルに従ってご変更ください。


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