当社秘書代行のご案内

秘書代行サービスを運営するMKサービスへの質問集(No.261)

群を抜く電話代行サービス申込率
秘書代行サービスへのご質問集

  激安・格安の当社電話秘書電話代行サービスに対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

御社から当社宛の郵便物が宛先不明で戻ってしまったとご連絡いただいた件ですが、この住所にお送りいただいておりますでしょうか?

 本日日本郵便より御社宛の郵便が戻ってきましたが、御社ご契約名義(○○○株式会社 代表取締役□□□様)にてご登録のご住所(東京都○○○○○)に送っております。
 住所が変わられたなどがあった場合はご連絡ください。問題なければ再度こちらの住所へ再送いたします。


(Q2)

お問い合わせの際に弊社名ではなくサービス名でお電話いただいた際にもご対応いただくことは可能でしょうか?

 そのサービス名が御社サービスである証(URLや印刷物など)をいただければ、情報として御社のサービス名を事業内容として登録させていただきますので対応は可能です。
 サービス名と上記証明をメールでお知らせください。証明書はFAXまたはメール添付(PDFファイル、画像など)でお願いいたします。


(Q3)

外出からの戻り時間を聞かれた際にお答えいただくために事前に予定時刻をお伝えして対応いただくことは可能ですか?

 ご質問の件ですが、日々このようなご連絡をいただく場合は○日は帰社予定○時頃、という情報登録を行う必要があるために103円の有料スポット依頼対応となります。(当社HPの料金ページでご説明しておりますのでご参照ください)
 なお基本的にこのようなご依頼はされないほうがお客様にとってもよろしいと思います。
 つまり、○時頃戻ります、とお伝えした後、相手の方がその時間に再度電話をしてもまだお戻りになっていないと、クレームや怒号となる可能性があり、御社の信用も落ちますし、当社のほうも電話対応で被害を受けます。この場合は別途割増料金適用(クレーム電話受け)をしたり、最悪契約解除となることもあります。
 実例としてこのトラブルは過去多く、具体的な時刻、しかも当社が秘書代行を行っている最中の時刻はあまりお勧めいたしません。  


(Q4)

問い合わせの電話が来た時にはお名前とご用件、電話番号を聞いて、折り返しの返事は電話かメールということをお客様に伝えてください。ネットショップの担当者などの場合はお名前とご用件を聞いてください。それ以外はお名前と連絡先、ご用件を聞いてください

 電話を掛けてこられた方と御社とのご関係まで当社はわかりませんし、ここまでの細分化した情報管理まではできませんので、当社ではどのようなお電話でも対応の仕方は統一しております。
 具体的には外出中の旨をお伝えした上で、お名前、ご用件、折返しの電話番号の3項目の聞き取りを基本としております。
 この点をご承知の上でご利用をお願いいたします。


(Q5)

秘書代行料金として下記をまとめてお支払いしたいのですが、今回分も含めて請求書をいただくことは可能でしょうか?3月分~5月分(3月15日支払予定)。6月分~1年分(5月15日支払予定)

 当社では毎月10日前後に、同月の27日お支払期日分のご請求書(PDF)を事前にメールでお送りしております。
 その際に前受け金(未充当額)残があり、当月のご請求金額が0円であったとしても、その旨のご請求書はお送りしております。
 これらはシステム処理による請求データ処理によるもので、振込金額に合わせて手作成で当該金額分を別途作成するという事務処理はしておりません。ご了承のほどお願いいたします。


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1-8-8
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FAX 03-5860-4801

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