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秘書代行・電話代行・電話秘書のMKサービスへの質問集(No.119)

群を抜く電話代行サービス申込率
ご利用に関するご質問集

  激安・格安の当社秘書代行サービス電話代行サービスに対して実際にございましたお問合せやご要望に対するご回答、ご案内メール内容です。  
   (注)掲載内容は当時のQA内容であり現在の規定では対応が変わっている場合もございます。あらかじめご了承下さい。  
(Q1)

下記にて「○○」の社員登録が完了したとの記載がありますが、本日10:41にいただいた電話受付報告では以前のままとなっております。

 社員名簿の追加登録と複数の方への同時報告先指定は別の定義ですので、同時報告先希望もあればその旨のご連絡が必要です。
 つまり当社では、同時報告先が3名超となった場合、以降1名ごとに月額210円の課金となりますので、社員名簿全員にメール同時報告する、という連動対応はしておりません。
 今回は○○様への同時報告希望であると理解しそのように追加設定しますが、今後は社員名簿の追加依頼と同時報告のご依頼はそれぞれでお願いいたします。


(Q2)

名古屋にある会社ですが、サービスの利用は可能でしょうか?

 当社の秘書代行サービスをご利用のお客様は全国の都道府県に居られます。ご利用に際して特に問題はございませんのでご検討の程どうぞよろしくお願いいたします。

(Q3)

(帰社時間を聞かれた時)午前の電話:15時、午後の電話:19時

 日々のお客様の状況は変わるはずですので、上記の通りお伝えし、その通りにならないと、次に催促・クレーム電話に発展する恐れがあり、引いては当社の受電スタッフが被害を被ります。従いまして、上記の内容の通りの対応はいたしかねます。
 なお情報シートに注意書きされております通り、上記帰社予定時刻に関係なく報告メール受信後は速やかに折返し等のご対応をお願いします。


(Q4)

さて、口座振替の件、まだ手続が終了しておりません。ですので、初回に引き続き、振込にて秘書代行サービスを利用させていただくことになります。

 了解いたしました。口座振替用紙のご返信が来ない間は、振込扱いでのご請求案内をお送りします。(メールにて毎月10日頃)
 どうぞよろしくお願いいたします。


(Q5)

ひとつ、ご質問なのですが、9時~18時以外にお電話がかかってきた場合、どのような対応になるのでしょうか?

 休日や時間外に当社側に掛かって来たお電話(お客様側で電話転送を解除していないために当社に転送されてくるケースとお貸し出しした番号に対して直接掛かってきたケースの両方とも)に対しては、音声アナウンスに応答を切り替えており、下記の女性の音声がリピートで流れて終了となります。
 「ご連絡ありがとうございます。本日の業務は終了いたしました。営業時間は午前9時から午後6時までとなっております。ご連絡ありがとうございました。」
 上記メッセージは全てのお客様に対して適用しておりますので、社名は入れておりません。またこのメッセージの個別変更(カスタマイズ)も当面はお引受しておりません。あしからずご了承のほどお願いいたします。


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