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激安・格安の電話代行・電話秘書・秘書代行のMKサービスによくある質問集

群を抜く電話代行サービス申込率
サービスに関する質問集

当社電話代行サービスに対する、よくあるご質問のご回答事例です。ご参考にしてください。

(目次) ※クリックで該当位置に移動します
(1) 申し込んでからどの位で利用開始できるの?
(2) 入会金はかかるの?
(3) スモール、ハーフ、スタンダードの違いは?
(4) 電話番号を借りる場合は別途料金はかかるの?
(5) スモールプランは月20回以内なら、絶対に2900円で収まるの?
(6) 電話の内容(報告事項)はどこまで聞いてくれるの?
(7) 報告はどうやってくれるの?
(8) 代金はどうやって支払うの?
(9) 在宅勤務は居ないって聞いたけど、本当?
(10) 電話を受けてくれるスタッフは全員女性?
(11) 業務日と時間帯は?また休日や時間外の電話はどうなるの?
(12) 電話転送をしない時は事前に連絡しないといけないの?
(13) 貸出してもらえる電話番号は他の利用者と共用の番号?それとも専用の番号?
(14) ちょっと安すぎない?大丈夫?

 まず、当社ホームページのお申込みページ(画面右にあるメニューの「お申込・お問合せ」ボタンをクリック)からお申込みをしてください。当社よりお客様情報シート(Excelファイル)を添付したお手続きご案内メールをお送りいたします。
 お客様から、この①情報シート(入力・記入済)と②証明書(会社登記簿や代表者個人の運転免許証、社会保険証、住民票等の身分証明書のコピーなど)の両方を当社にメールまたはFAXでご提出いただきます。これらのご提出書類の不備等がなければ書類ご提出後1時間~半日程度でお客様専用の電話番号をメールにてお知らせいたします。
 従いましてご利用開始をお急ぎのお客様は、ご提出書類をすぐにお送りください。時間帯によってはお申込み当日からご利用開始にできる場合もございます。

 (注1)当社業務の繁忙時はこの通りにならない場合もございます。あらかじめご承知おき下さい。
 (注2)正式契約をお申込みされた場合は、初回月の代金のご入金も、番号ご通知前に必要となります。

 【ご参照】お申込の流れをご利用開始手順ページでもご案内しております。



 いいえ、選択されたプランのご利用代金以外の料金は一切かかりません。つまり、入会金や保証金などのような、利用上発生する料金とは異なる金額は一切いただいておりません。

 【ご参照】料金の規定につきましては、料金一覧でご案内しております。



 当社では月額2,900円のスモールプラン、月額5,600円のハーフプラン、月額10,800円のスタンダードプランの3種類の基本プランをご用意しており、いずれかにご加入いただくことになっております。
 これらは単にご利用回数に応じた料金単価の違いだけで、電話応対や報告の仕方などの電話代行サービス内容には変わりはございません。
 以下、それぞれのご利用代金についてご案内いたします。
  (1)スモールプラン・・・1ヶ月の電話報告20回迄は定額2,900円。20回超の場合、超えた回数×@145円を加算
  (2)ハーフプラン・・・1ヶ月40回迄は定額5,600円。40回超の場合、超えた回数×@140円を加算
  (3)スタンダードプラン・・・1ヶ月80回迄は定額10,800円。80回超の場合、超えた回数×@135円を加算

 【ご参照】料金の規定につきましては、料金一覧でご案内しております。



 電話番号のご利用料金も選択されたプランの料金(スモールプランなら月額2900円)に込みになっておりますので、別途いただきません。
 ただし、2つ目以降の電話番号追加をご希望されるようでしたら、追加1番号当たり月額1080円にてお取扱しております。
 (1つ目の番号はすでにプラン料金に込みになっており、別途いただきません。



 ほとんどのお客様の場合は、1ヶ月で20回以内の受電報告で済んだときは基本料金の2900円のお支払だけとなります。
 ただし20回以内であっても、オプション等のご利用があった場合や受けた電話の状況次第で、基本料金とは別に別途料金を頂戴するケースもございます。
 この点につきましては、料金一覧ページにてご説明をしておりますのでそちらをご一読ください。
 当社は、今まで高額で電話秘書サービスのご利用を躊躇されていた多くの方に、広く電話代行サービスをご利用いただきたいため、非常に安価な料金を標準設定しております。当初の料金には各種リスクや利用状況を想定した料金上乗せをせず、事実そのようなケースとなったお客様のみに対して事後加算(しかも当該電話のみ145円以上~)をさせていただいております。ご理解のほどどうぞよろしくお願いいたします。(実際には、ほとんどのお客様が割増料金の適用なくご利用されております。)
 <特にご一読いただきたい料金一覧ページ箇所>
 ・(ページ一番上)【電話代行の基本月額料金】の補足欄の(個々の電話に対する料金割増規定)
 ・(ページ一番下)【スポット依頼】ある期間の特定のご要望に対する対応サービス(=103円課金)



 当社が電話応対時にお聞きし、ご報告する事項は概ね下記の通りです。

  ①電話を掛けてこられた方のお名前(社名もあれば社名+個人名)
  ②誰宛の電話か(御社のどなた宛か)
  ③ご用件
  ④折返し電話番号(教えていただけない場合は無しの場合もあります)
  ⑤折返しの希望日時(またはお急ぎか)
  ⑥電話を掛けてこられた方の様子(クレーム、憤慨、感謝など)
  ⑦その他ご要望いただいた事項で当社が承認した聞き取り事項

 などです。
 上記の内、①~④については基本対応事項として「必ずお聞きする」内容で、基本料金で対応します。
 (ただし、お聞きしても相手の方がお話いただけなかった場合やお聞きする前に電話を切られた等、その時の事情によってご報告できない項目もございます)
 報告して欲しい内容が①~④以外にもある場合、内容次第で、独自聞き取り(ヒヤリング)や商品注文代行のオプション契約の単価を適用して対応させていただく場合もございます。
 オプション契約の適用をさせていただく場合には事前にその旨ご連絡し、諾否をご確認いたします。
 なお、仮にオプション契約の単価を適用する場合でも、当社ではお客様にご納得いただけるご利用代金の計算方式を取っております。
 これにつきましては、トップページの左サイドにある「オプション契約を付けても非常にお得!」のご案内ページにてわかりやすくご説明しておりますので、そちらも是非ご参照ください。

 【ご参照】
 ・電話応対時の対応(例)につきましては、サービス内容でご案内しております。
  (全ての電話共通の基本対応例、独自項目聞き取り(ヒヤリング)時の応対例、商品注文受付時の応対例の3つを挙げています)
 ・「オプション契約を付けても非常にお得!」のご案内ページも是非ご覧ください。
  (ケース1)スモールプラン+ヒヤリング代行
  (ケース2)スモールプラン+商品注文代行



 当社が電話代行によりお受けした電話内容のご報告は、お客様が指定されたPCと携帯のメールアドレスへ電話終了後に即刻メール報告いたします。
 この「お客様が指定されたPCと携帯のメールアドレス」とは、ご利用開始前にご提出いただいた「お客様情報シート」に入力(記入)いただいた社員名簿のPCアドレス、携帯アドレスを言います。
 なおこのシート上で、連絡先の社員へ報告メールを希望される場合だけでなく、どの方への電話も会社代表のアドレスへ報告を希望する場合や、連絡先の社員+社長の2箇所へ報告を希望(3名の方までの同時報告は無料です)など、ご要望通りにご報告いたします。

 【ご参照】トップページの「当サービスの特徴」の解説欄にてご説明しています



 10日間の無料お試し制度をご利用のお客様に対しては、無料お試し期間終了予定日の4、5営業日前にお送りします「ご契約案内(兼お試し終了通知)メール」で、最初から正式契約をお申込のお客様に対しては「お申込ご案内メール」で、第一回目(の月分)のご希望プランの料金とお振込先口座のご案内をいたしますので、ご利用開始前(お試しご利用のお客様はお試し終了日まで)に当社へお振込みをお願いいたします。
 ご入金確認後に口座振替用紙を郵便でお送りいたしますので、ご返送いただければ翌月分の代金からは毎月27日にご指定口座より自動引き落としさせていただきます。
 なお2回目以降も引き続き振込でのお支払をご希望の場合は、当用紙のご返信は不要です。(用紙が返信されてこないときは、引き続き振込扱いでご請求いたします)
 振込をご希望される場合は、大変申し訳ございませんが、銀行での振込手数料はお客様ご負担でお願いいたします。



 たまにご質問で、「一部の電話代行会社では在宅勤務をさせていて、赤ちゃんの泣き声が聞こえたりすることがあるが、御社では在宅で対応していたりするのか?」というご質問があったりしますが、当社は全員、自社コールセンター内で就業しており、個人宅などで電話を受けている人間は一人もおりません。
 在宅勤務の場合、最も大きな問題点は、家庭内の音(赤ちゃんやテレビなど)ではなく、離席(トイレや家事、来訪者など)や他の電話対応中に、掛かってきた電話を取れない、ということです。電話は重なって掛かってきますので、組織(オペレータ群)全体でカバーできないと、重要な電話を取りこぼし、信用を失う結果となります。お客様の損害も計り知れません。
 もし在宅のまま品質を維持しようとするとすれば、多大な人数(サポート要員)・監視(セコムのようなモニター監視)コストが必要となり、結果として安価なサービスのご提供ができなくなります。
 在宅勤務は、「いつまでに、このボリュームの仕事を完成させてください」、というような期間成果を求める請負的な仕事の場合のみ有効です。リスクとコストが大きいため、当社ではこのような体制は敷いておりません。



 現在当センターの電話オペレーターは9割が女性です。(男性のオペレータもおります)
 たまに受電が混雑しているときは、管理業務を行っている男性スタッフがサポートで電話応答する場合もありますが、その場合でも電話応答の仕方・クオリティに差異はございません。



 現在、当センターの電話代行業務は、平日の9時から18時までとなっております。
 平日とは、祝日を除く月曜から金曜までです。
 (現在はこれ以外の曜日や時間帯のサービス(選択肢)はご用意しておりません)
 また、業務時間外(平日の9時前や18時以降と休日を指します)に電話が掛かって来た場合は、どのお客様宛の電話でも女性の音声で下記のようなアナウンスが流れて電話が終了します。
 「大変申し訳ございません。本日の業務は終了しました。営業時間は平日の午前9時から午後6時までとなっております。ご連絡ありがとうございました。」
 なお、お客様ごとの音声アナウンスのカスタマイズのお引き受けや音声録音などは現在は行なっておりませんので、あしからずご了承ください。



 いいえ、いつでもご自由に転送ON、OFFを行なって下さい。
 当社の電話代行サービスは、現在平日の午前9時から午後6時までとなっておりますので、外出の際に転送をONにしてお出掛けいただき、戻られた時や当社代行業務時間外に転送OFFにしてご自身で電話をお受け取りいただくのが一番よろしいかと存じます。
 また転送ON、OFFを行なった際のこちらへのご連絡は全く必要ございません。



 当社では転送先番号としてご利用いただく場合でも、御社代表番号として表に出して使われる場合でも、各お客様にお渡しする電話番号はそのお客様だけの専用番号となります。同一番号で複数のお客様が利用されるようなことはありませんので、電話を受けた際には第一声で御社名またはご希望の応答名をすぐに名乗ります。


 当社が電話代行事業を始めるに当たり、まずお客様の立場にたって料金を決めました。
 電話代行サービスをご要望されている企業や個人の方の実際のご利用頻度にふさわしい料金体系を構築したつもりです。
 もちろん事業として成立できる金額にしなければなりませんが、その損益分岐点の到達月数はかなり先になることも覚悟の上でスタートしております。
 正直、言うは易し行なうは難しの面も痛感しておりますが、当社のポリシーは正道であると信じ、今後も低料金(=ご利用者の実勢に合った価格)の維持に努めてまいります。
 また、安い=電話応対の品質が劣るのでは、というご心配は無用です。むしろ女性オペレーターの能力が高くなければこの料金体系維持のための効率的運営はできません。当社スタッフの電話応対がスマート(優れている)である点は多くのご利用者からも評価いただいております。
 ただミスが全く無いというわけではありません。様々なご指摘を受けることもございますが、今後ともお客様のご指導をいただきながら業務遂行をしていきます。
 (電話の場合相手との対面トークではないため、傍若無人な電話や、いやがらせ電話もたまにありますが、お引受しているお客様の代理の立場をわきまえて丁寧に対応することを心掛けております)
 さらに運営上の環境面で情報処理システムが大きく貢献しておりますが、この部分は当社の本業でもあり、この開発に社外流出コストが無い点も低料金運営に寄与しています。

 【ご参照】トップページの「当社の電話代行料金が安い理由」の解説欄にてご説明しています


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